Tổng hợp chứng từ ghi nhận chi phí thuê văn phòng, kho bãi, địa điểm kinh doanh (cập nhật Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025, Thông tư 20/2026)

Cập nhật lần cuối 28/09/2026. Luật thay đổi liên tục, Sếp cần chắc thì hỏi tụi mình trước khi làm.

2

1

1

1

1

Tháng nào cũng chuyển tiền thuê mặt bằng. Chuyển đủ, chuyển đúng ngày, không thiếu đồng nào. Tới kỳ quyết toán, cơ quan thuế loại sạch khoản đó.

Không phải vì Sếp chi khống. Vì hợp đồng đứng tên giám đốc chứ không đứng tên công ty.

Tiền thì mất thật, mà mất hai lần: lần một trả cho chủ nhà, lần hai nộp thuế trên khoản lẽ ra được trừ.

Chuyện này không hiếm. Và nó không sửa được lúc quyết toán, vì chữ ký hai bên thì không ký lùi ngày được. Bài này ghi đủ bộ giấy tờ cho tiền thuê văn phòng, kho bãi, nhà xưởng, địa điểm kinh doanh — theo văn bản đang có hiệu lực tính tới ngày 27/09/2026.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

Ba văn bản Sếp cần biết tên:

• 1.1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 116/2025/QH15, Luật số 127/2025/QH15, Luật số 133/2025/QH15, Luật số 141/2025/QH15, Luật số 143/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16) — hiệu lực từ 01/10/2025. Điều 9 quy định khoản chi nào được trừ, khoản nào không.
• 1.2. Nghị định 320/2025/NĐ-CP — hiệu lực từ 15/12/2025. Điều 9 nêu điều kiện của một khoản chi được trừ, trong đó có mức tiền phải chuyển khoản.
• 1.3. Thông tư 20/2026/TT-BTC — Bộ Tài chính ban hành ngày 12/03/2026, có hiệu lực cùng ngày, áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025. Điều 3 liệt kê hồ sơ của từng loại chi phí; mục 14 nói riêng về chi phí thuê tài sản của cá nhân.

Một việc rất nhiều nơi còn làm sai: Thông tư 20/2026/TT-BTC đã thay toàn bộ Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC, đồng thời bỏ phần thuế thu nhập doanh nghiệp ở tám thông tư khác. Nếu kế toán của Sếp vẫn đang dẫn Thông tư 96/2015 để giải trình cho kỳ 2026 thì đó là văn bản đã hết hiệu lực.

Riêng kỳ tính thuế năm 2025 có điều khoản chuyển tiếp: khoản chi phát sinh trước ngày 12/03/2026 mà Thông tư 96/2015 đã quy định rõ điều kiện, hồ sơ thì vẫn làm theo Thông tư 96/2015 cho kỳ 2025.

2. Bốn điều kiện để tiền thuê được tính là chi phí được trừ

Thiếu một trong bốn thì khoản tiền đó bị loại, dù Sếp đã trả tiền thật.

Mức 5 triệu đồng là chỗ nhiều Sếp chưa kịp đổi cách làm, vì mức cũ quen dùng nhiều năm cao hơn hẳn. Tiền thuê mặt bằng hầu hết đều vượt 5 triệu, nên gần như mọi hợp đồng thuê đều phải chuyển khoản.

3. Thuê của công ty, hộ kinh doanh có hoá đơn

Bộ chứng từ cần giữ:

4. Thuê của cá nhân — đúng bộ giấy Thông tư 20/2026 yêu cầu

Cá nhân cho thuê nhà thường không có hoá đơn. Mục 14 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC ghi rõ bộ hồ sơ thay thế:

• 4.1. Hợp đồng thuê giữa công ty và cá nhân đứng tên tài sản.
• 4.2. Chứng từ trả tiền thuê — chuyển khoản, giữ đủ từng kỳ.
• 4.3. Chứng từ nộp thuế thay, nếu hợp đồng thoả thuận công ty nộp thuế thay cho người cho thuê.

Ba tờ nên giữ thêm để chứng minh giao dịch có thật, dù thông tư không đòi. Một là bản sao giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản. Hai là bản sao căn cước của người cho thuê. Ba là giấy uỷ quyền của những người đồng sở hữu.

Về phần thuế của người cho thuê: cá nhân có doanh thu cho thuê tới một mức nhất định thì phát sinh nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân. Từ 01/01/2026, ngưỡng doanh thu và cách tính của hộ, cá nhân kinh doanh đã thay đổi theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP và Nghị định 141/2026/NĐ-CP. Mức áp cho từng hợp đồng phụ thuộc tổng doanh thu cho thuê trong năm của chính người cho thuê. Sếp nhắn tụi mình đối chiếu theo từng hợp đồng cụ thể. Đừng lấy con số của hợp đồng này áp cho hợp đồng khác.

Hợp đồng phải ghi rõ ai nộp thuế. Đây là điều khoản hay bị bỏ trống, rồi cuối năm hai bên đẩy qua đẩy lại. Ghi một câu trong hợp đồng là xong.

5. Chi phí mở địa điểm kinh doanh

Mở thêm địa điểm kinh doanh, chi nhánh thì tiền thành lập cũng được tính vào chi phí, dù địa điểm đó chưa bán được đồng nào. Mục 9đ Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC yêu cầu:

• 5.1. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hoặc giấy đăng ký hoạt động chi nhánh, địa điểm kinh doanh.
• 5.2. Giấy xác nhận tạm ngừng hoặc tiếp tục kinh doanh, nếu có giai đoạn tạm dừng.
• 5.3. Thông báo giải thể hoặc chấm dứt tồn tại chi nhánh, địa điểm kinh doanh, khi đóng.
• 5.4. Biên bản bàn giao hiện trạng trước và sau, nếu Sếp phải trả tiền hoàn trả mặt bằng về hiện trạng cũ.

Thuê đất, thuê hạ tầng trong khu công nghiệp, khu kinh tế khi chưa hoạt động cũng được trừ, theo mục 9c: cần giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và hợp đồng thuê ghi rõ các khoản phải trả.

6. Ba dòng phải khớp nhau

Một khoản chi bị loại thường không phải vì chi khống, mà vì ba dòng thông tin lệch nhau. Sếp tự soi theo bảng này trước khi cơ quan thuế soi:

7. Hạch toán

Định khoản dưới đây áp theo chế độ kế toán doanh nghiệp, Thông tư 99/2025/TT-BTC, ban hành 27/10/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 200/2014/TT-BTC. Các chế độ khác ghi khác nhau:

• Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (ban hành 26/08/2016, còn hiệu lực): dùng tài khoản 642 Chi phí quản lý kinh doanh gộp cả bán hàng và quản lý, không có tài khoản 641 riêng; chi phí sản xuất theo dõi ở tài khoản 154.
• Doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC (ban hành 25/05/2026, hiệu lực 01/07/2026, thay Thông tư 132/2018): không ghi sổ kép, ghi một dòng vào sổ chi tiết chi phí.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành 31/12/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021): không dùng tài khoản kế toán, ghi vào sổ chi tiết doanh thu và chi phí mẫu S2c-HKD.
• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo Thông tư 71/2024/TT-BTC (hiệu lực 07/10/2024, áp dụng cho năm tài chính từ 01/01/2025, thay Thông tư 24/2017). Đơn vị hành chính, sự nghiệp theo Thông tư 24/2024/TT-BTC (ban hành 17/04/2024, hiệu lực 01/01/2025). Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo quy định riêng của Ngân hàng Nhà nước. Doanh nghiệp bảo hiểm, công ty chứng khoán, quỹ đầu tư, tổ chức tài chính vi mô có chế độ kế toán riêng theo ngành.
• Năm tài chính 2025 vẫn ghi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016. Thông tư 200 hết hiệu lực từ 01/01/2026.

Bảng tra đầy đủ có ngày ban hành, ngày hiệu lực và trạng thái từng văn bản: Chế độ kế toán nào đang áp dụng cho ai.

Trạng thái hiệu lực nêu trên tra ngày 27/09/2026 tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (vbpl.vn) và Công báo Chính phủ (congbao.chinhphu.vn). Sếp tự kiểm lại theo số hiệu khi dùng ở thời điểm khác.

7.1. Trả tiền thuê từng kỳ

• Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627 — tuỳ bộ phận sử dụng mặt bằng
• Nợ tài khoản 133 — thuế giá trị gia tăng đầu vào, nếu có hoá đơn khấu trừ
• Có tài khoản 112 hoặc 331

7.2. Trả trước tiền thuê nhiều kỳ

• Khi trả tiền: Nợ tài khoản 242 — chi phí trả trước dài hạn; Có tài khoản 112
• Mỗi kỳ phân bổ: Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627; Có tài khoản 242

Trả trước hai năm tiền thuê rồi đưa hết vào chi phí năm đầu là lỗi hay gặp nhất ở khoản này. Phần vượt sẽ bị loại ra khỏi năm đó.

8. Sáu lỗi làm mất tiền thuê khỏi chi phí

1. Trả tiền mặt từ 5 triệu đồng. Mức mới theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, thấp hơn mức nhiều Sếp còn quen.
2. Hợp đồng đứng tên cá nhân giám đốc thay vì tên công ty.
3. Chuyển tiền cho người không phải bên cho thuê — chuyển cho con, cho vợ chủ nhà mà hợp đồng không ghi.
4. Thuê thêm kho nhưng chưa đăng ký địa điểm trên giấy phép kinh doanh.
5. Trả trước nhiều năm mà đưa hết vào một năm.
6. Không có phụ lục khi đổi giá thuê, dẫn tới số trả khác số trên hợp đồng.

9. Việc cần làm ngay trong tuần này

1. Mở lại từng hợp đồng thuê đang có, kiểm bên thuê có đúng tên công ty không.
2. Kiểm cách trả tiền: còn hợp đồng nào đang trả tiền mặt trên 5 triệu thì đổi sang chuyển khoản ngay từ kỳ tới.
3. Với hợp đồng thuê của cá nhân: soát đủ ba tờ ở mục 4, và xem hợp đồng đã ghi ai nộp thuế chưa.
4. Đối chiếu mọi địa chỉ đang thuê với địa chỉ đã đăng ký trên giấy phép, thiếu thì bổ sung địa điểm kinh doanh.
5. Xếp chứng từ theo từng hợp đồng, mỗi kỳ một bộ: hợp đồng, hoá đơn, chứng từ chuyển khoản.

Soát hết mấy việc trên mất một buổi. Để tới lúc bị kiểm thì không dựng lại được, vì biên bản có chữ ký hai bên thì không ký lùi ngày.

Giữ được chi phí hợp lệ là cách kiếm tiền rẻ nhất. Không phải bán thêm hàng, không phải cắt ai. Chỉ là đừng mất quyền trừ thứ mình đã chi thật.

Sếp có hợp đồng thuê chưa chắc, gửi tụi mình coi cùng. Coi trước khi ký thì sửa được. Coi lúc quyết toán thì chỉ còn biết tiếc.

Biểu mẫu tải về cho việc này

Tụi mình soạn sẵn theo văn bản đang còn hiệu lực. Sếp bấm vào tên là tải, mở bằng Word hoặc Google Docs, điền vào chỗ có dấu chấm là dùng được. Không mất phí, không cần đăng ký.

• Bảng kê thu mua — Mẫu số 02/TNDN

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#chiphiduoctru
#thuetndn

Bài này có giúp được Sếp không? Có Chưa, còn thiếu