Tình huống giả định: ngày 01/07/2026 Công ty TNHH Thương mại Sao Mai ký hợp đồng thuê một công ty Singapore tư vấn bố trí kho, giá 100 triệu đồng. Kế toán định khai thuế nhà thầu bằng mã số thuế của công ty. Cổng thuế không cho chọn tờ khai nhà thầu.

Lý do: muốn khai thay cho nhà thầu thì công ty phải có một mã số thuế khác, gọi là mã số thuế nộp thay. Chưa có mã này thì chưa khai được, mà hạn khai vẫn chạy.

Bài này đi đủ bảy câu hỏi 5W2H: mã nộp thay là gì · vì sao phải có · ai đăng ký · khi nào · nộp ở đâu · làm thế nào · tốn bao nhiêu. Kèm tờ khai và bảng kê điền sẵn để Sếp chép theo.

Đọc nhanh trong 30 giây

0.1. Trả tiền cho nhà thầu nước ngoài và nộp thay thuế thì công ty phải có mã số thuế nộp thay 10 số, khác mã số thuế của công ty.
0.2. Hồ sơ: tờ khai 04.1-ĐKT kèm bảng kê BK04.1-ĐKT (Thông tư 90/2026). Mẫu cũ 04.1-ĐK-TCT đã hết hiệu lực.
0.3. Hạn: 10 ngày làm việc kể từ ngày ký hợp đồng.
0.4. Đã có mã rồi mà ký thêm hợp đồng mới: chỉ nộp bổ sung bảng kê, không xin mã mới.

1. WHAT — Mã số thuế nộp thay là gì

Trả lời ngay: là mã số thuế 10 chữ số cơ quan thuế cấp cho công ty Việt Nam để khai và nộp thay thuế của nhà thầu nước ngoài (điểm e khoản 1 Điều 5 Thông tư 90/2026/TT-BTC).

Loại mã	Cấp cho ai	Dùng để làm gì
1.1. Mã số thuế của công ty (10 số)	Chính công ty	Khai thuế của chính công ty: giá trị gia tăng, thu nhập doanh nghiệp, thu nhập cá nhân của nhân viên
1.2. Mã số thuế nộp thay (10 số)	Công ty, cho nhóm việc khấu trừ nộp thay	Khai tờ 01/NTNN, nộp thuế nhà thầu. Một mã dùng chung cho mọi hợp đồng nhà thầu
1.3. Mã 13 số nối theo mã nộp thay	Từng nhà thầu, nếu nhà thầu có nhu cầu	Để nhà thầu xin xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thuế tại Việt Nam (thường để được trừ thuế ở nước họ)

2. WHY — Vì sao phải đăng ký, căn cứ pháp lý

Trả lời ngay: không có mã nộp thay thì cổng thuế không cho lập tờ khai thuế nhà thầu. Đăng ký trễ thì khai trễ, nộp trễ, sinh tiền chậm nộp.

Văn bản	Điều khoản	Nội dung
2.1. Thông tư 90/2026/TT-BTC (Bộ Tài chính ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026, còn hiệu lực)	Điểm e khoản 1 Điều 5; điểm a khoản 6 Điều 7	Mã nộp thay 10 số, mã 13 số cho từng nhà thầu; hồ sơ gồm 04.1-ĐKT và BK04.1-ĐKT
2.2. Nghị định 252/2026/NĐ-CP (Chính phủ ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026, còn hiệu lực)	Khoản 3 Điều 6	Hạn đăng ký 10 ngày làm việc
2.3. Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 (thông qua 10/12/2025, hiệu lực 01/07/2026)	—	Luật gốc, thay Luật số 38/2019/QH14
2.4. Thông tư 86/2024/TT-BTC, Thông tư 105/2020/TT-BTC	—	Hết hiệu lực. Mẫu 04.1-ĐK-TCT, BK04.1-ĐK-TCT của các thông tư này không dùng nữa

3. WHO — Ai đăng ký, đăng ký mẫu nào

Trả lời ngay: công ty Việt Nam ký hợp đồng và nộp thay thuế cho nhà thầu nước ngoài thì đăng ký mẫu 04.1-ĐKT kèm bảng kê BK04.1-ĐKT.

Trường hợp	Mẫu	Kết quả
3.1. Bên Việt Nam nộp thay cho nhà thầu nước ngoài (phổ biến nhất)	04.1-ĐKT, đánh dấu ô thứ nhất + BK04.1-ĐKT	Một mã nộp thay 10 số dùng chung
3.2. Nhà thầu muốn có mã riêng	Đánh dấu “x” ở cột cuối BK04.1-ĐKT	Mỗi nhà thầu được mã 13 số
3.3. Doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ mua dịch vụ qua mạng của hãng nước ngoài (Google, Facebook, ChatGPT, Claude…)	04.1-ĐKT, đánh dấu ô thứ ba; không kèm bảng kê (điểm b khoản 6 Điều 7 Thông tư 90/2026)	Mã nộp thay để khai Phần II tờ 01/NTNN. Chứng từ mẫu từng hãng: mục 6.8 bài trụ
3.4. Nhà thầu tự đăng ký, tự khai	04-ĐKT + BK04-ĐKT, nộp tại Thuế tỉnh nơi đặt trụ sở	Mã của chính nhà thầu
3.5. Đã có mã nộp thay, nay ký thêm hợp đồng mới	Chỉ nộp bổ sung BK04.1-ĐKT	Không xin mã mới

4. WHEN — Hạn đăng ký và thời gian nhận kết quả

4.1. Hạn đăng ký: trong 10 ngày làm việc kể từ ngày ký hợp đồng (khoản 3 Điều 6 Nghị định 252/2026). Không có hợp đồng ký tay (mua qua mạng) thì tính từ ngày phát sinh thanh toán đầu tiên.
4.2. Ví dụ: ký thứ Tư 01/07/2026, đếm từ hôm sau, không tính thứ Bảy, Chủ nhật, ngày lễ: ngày làm việc thứ 10 là thứ Tư 15/07/2026.
4.3. Thời gian nhận mã: theo kinh nghiệm thực tế khoảng 03 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ đủ. Tụi mình chưa đối chiếu điều khoản quy định thời hạn này.
4.4. Bài cũ hay ghi sai: “10 ngày kể từ ngày chuyển tiền lần đầu”. Có hợp đồng thì mốc là ngày ký hợp đồng.

5. WHERE — Nộp ở đâu

5.1. Cơ quan nhận: cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp công ty Sếp (ghi trên giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thông báo cơ quan thuế quản lý).
5.2. Nộp điện tử: Cổng thuế điện tử thuedientu.gdt.gov.vn, mục Đăng ký thuế, ký bằng chữ ký số của công ty.
5.3. Nộp giấy: bộ phận một cửa của cơ quan thuế quản lý. Một số nơi vẫn yêu cầu mang bản giấy tới mới trả kết quả, Sếp gọi hỏi trước.

6. HOW — Làm thế nào, từng bước

Trả lời ngay: gom hợp đồng, điền 04.1-ĐKT và BK04.1-ĐKT, ký số, nộp, chờ thông báo mã.

Bước	Làm gì	Cần gì
6.1.	Gom thông tin từng hợp đồng: số, ngày, giá trị, tên nhà thầu, nơi làm việc, thời gian thực hiện	Hợp đồng ký với nhà thầu
6.2.	Điền tờ khai 04.1-ĐKT, đánh dấu đúng ô (mục 3)	Thông tin công ty, người đại diện theo pháp luật
6.3.	Điền bảng kê BK04.1-ĐKT, mỗi hợp đồng một dòng (trường hợp 3.3 thì bỏ qua bước này)	Thông tin từ bước 6.1
6.4.	Ký số, nộp, lưu thông báo tiếp nhận; chờ thông báo mã số thuế nộp thay	Chữ ký số của công ty

6.4.1. Giấy tờ nộp kèm theo thực tế. Thông tư 90/2026 chỉ ghi hồ sơ gồm tờ khai và bảng kê. Tuy vậy, theo kinh nghiệm làm hồ sơ, một số cơ quan thuế còn đề nghị nộp kèm, Sếp chuẩn bị sẵn để khỏi đi lại:

Tick	Giấy tờ	Ghi chú
☐	6.4.1.1. Bản sao hợp đồng ký với nhà thầu, đóng dấu treo	Để đối chiếu thông tin trên bảng kê
☐	6.4.1.2. Công văn chọn cách khai: theo từng lần thanh toán hay theo tháng	Liên quan cách khai ở bài khai thuế nhà thầu
☐	6.4.1.3. Giấy uỷ quyền nếu giao đại lý thuế hoặc người khác làm thủ tục	Có chữ ký người đại diện theo pháp luật, đóng dấu
☐	6.4.1.4. Sao kê ngân hàng nếu đã chuyển tiền cho nhà thầu	Đóng dấu treo

6.5. Tờ khai 04.1-ĐKT điền sẵn số liệu mẫu

Chỗ nền vàng chữ đỏ là số liệu mẫu Sếp thay bằng thông tin của mình; chữ đen là chữ in sẵn trên mẫu nhà nước.

Mẫu số: 04.1-ĐKT
(Kèm theo Thông tư số 90/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————————

TỜ KHAI ĐĂNG KÝ THUẾ

(Dùng cho tổ chức, cá nhân khấu trừ, nộp thay)

xDoanh nghiệp, tổ chức, cá nhân khấu trừ và nộp thay thuế cho nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài

Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân khấu trừ và nộp thay thuế cho cá nhân có hợp đồng hoặc văn bản hợp tác kinh doanh

Tổ chức kinh doanh tại Việt Nam áp dụng phương pháp khấu trừ thực hiện khấu trừ và nộp thay thuế cho nhà cung cấp nước ngoài

Chủ quản nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác ở trong nước có chức năng đặt hàng trực tuyến và thanh toán

Chỉ tiêu	Nội dung khai
1. Tên tổ chức, cá nhân (Bên Việt Nam)	CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI SAO MAI
2. Mã số thuế đã được cấp	0 3 1 9 9 9 9 9 9 9
3. Tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ làm thủ tục về thuế (nếu có)	3a. Tên: ……… 3b. Mã số thuế: ……… 3c. Hợp đồng dịch vụ làm thủ tục về thuế: Số ……… Ngày ………
4. Địa chỉ trụ sở	4a. Số nhà, đường phố, thôn, xóm: 12 Đường Số 7 4b. Xã/Phường/Đặc khu: Phường Bình Thạnh 4c. Tỉnh/Thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh 4d. Điện thoại: 028 0000 0000 Email: ketoan@saomai.example Fax: ………
5. Địa chỉ nhận thông báo của cơ quan thuế (chỉ khai nếu khác địa chỉ trụ sở)	5a. ……… 5b. ……… 5c. ……… 5d. ………
6. Thông tin về người đại diện theo pháp luật	6a. Tên: Nguyễn Thị Lan 6b. Địa chỉ: 12 Đường Số 7, Phường Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh 6c. Điện thoại/Fax: 0900 000 000 6d. Email: lan@saomai.example

Tôi cam đoan những nội dung kê khai trên là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung đã khai./.

NGƯỜI TRỰC TIẾP THỰC HIỆN DỊCH VỤ LÀM THỦ TỤC VỀ THUẾ
Họ và tên: ………
Chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về thuế số: ………

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 08 tháng 07 năm 2026
NGƯỜI NỘP THUẾ hoặc
ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA NGƯỜI NỘP THUẾ
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu (nếu có)/Ký điện tử)
Nguyễn Thị Lan

6.6. Bảng kê BK04.1-ĐKT điền sẵn

Mẫu số: BK04.1-ĐKT
(Kèm theo Thông tư số 90/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————————

BẢNG KÊ CÁC HỢP ĐỒNG NHÀ THẦU NƯỚC NGOÀI, NHÀ THẦU PHỤ NƯỚC NGOÀI NỘP THUẾ THÔNG QUA BÊN VIỆT NAM

(Kèm theo tờ khai mẫu số 04.1-ĐKT)

Tên người nộp thuế: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI SAO MAI

Mã số thuế (nếu có): 0319999999

Kéo ngang để xem đủ 9 cột

STT	Số hợp đồng	Ngày hợp đồng	Giá trị hợp đồng (số tiền hoặc tỷ lệ %)	Mã số thuế của nhà thầu nước ngoài (nếu có)	Tên nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài	Địa điểm tiến hành công việc (Xã/Phường/Đặc khu · Tỉnh/thành phố)	Thời gian thực hiện hợp đồng	nhà thầu nước ngoài đề nghị cấp mã số thuế (đánh dấu “x”)
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)	(9)
1	SM-SG/2026/01	01/07/2026	100.000.000		ABC Consulting Pte. Ltd.	Phường Bình Thạnh · Thành phố Hồ Chí Minh	01/07/2026 – 30/09/2026
2	SM-JP/2026/02	03/07/2026	40.000.000		XYZ Software K.K.	Phường Bình Thạnh · Thành phố Hồ Chí Minh	03/07/2026 – 31/12/2026	x

NGƯỜI TRỰC TIẾP THỰC HIỆN DỊCH VỤ LÀM THỦ TỤC VỀ THUẾ
Họ và tên: ………
Chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về thuế số: ………

Dòng 2 có dấu “x” vì nhà thầu Nhật muốn có mã 13 số riêng để sau này xin xác nhận đã nộp thuế ở Việt Nam.

7. HOW MUCH — Tốn bao nhiêu

7.1. Phí làm thủ tục: tụi mình chưa thấy văn bản nào thu lệ phí cho việc đăng ký mã số thuế nộp thay; tự làm thì chỉ tốn thời gian.
7.2. Cái giá của việc đăng ký trễ: không có mã thì không khai được tờ 01/NTNN. Khai trễ thì bị phạt chậm nộp hồ sơ khai thuế; nộp tiền trễ thì chịu tiền chậm nộp tính theo ngày. Mức phạt cụ thể theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, tụi mình chưa đối chiếu nguyên văn nên không ghi số.
7.3. Số thuế phải nộp thay: tính theo tỷ lệ của từng loại dịch vụ, xem mục 7 bài trụ và ví dụ có số ở bài khai thuế.

8. Sáu lỗi hay gặp

8.1. Khai thuế nhà thầu bằng mã số thuế công ty, không xin mã nộp thay.
8.2. Mỗi hợp đồng mới lại xin một mã mới. Đúng ra chỉ bổ sung bảng kê.
8.3. Dùng mẫu cũ 04.1-ĐK-TCT, đã hết hiệu lực từ 01/07/2026.
8.4. Tính hạn 10 ngày từ ngày chuyển tiền, trong khi đã có hợp đồng ký trước đó.
8.5. Ghi tên nhà thầu khác hợp đồng (viết tắt, thiếu “Pte. Ltd.”). Tên phải khớp hợp đồng và lệnh chuyển tiền.
8.6. Mua dịch vụ Google, Facebook, ChatGPT, Claude mà quên đăng ký vì nghĩ “hãng tự lo”. Doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ vẫn phải khấu trừ thay (mục 3.3).

9. Việc cần làm ngay trong tuần này

Tick	Việc
☐	9.1. Lọc hợp đồng nước ngoài và các khoản trả cho hãng nước ngoài từ 01/07/2026
☐	9.2. Tra trên cổng thuế: công ty đã có mã số thuế nộp thay chưa
☐	9.3. Chưa có thì điền 04.1-ĐKT và BK04.1-ĐKT theo mẫu mục 6.5, 6.6
☐	9.4. Đã có thì chỉ nộp bổ sung BK04.1-ĐKT cho hợp đồng mới

Mã nộp thay là chìa khoá. Không có nó thì tờ khai đúng tới đâu cũng không nộp được.

Bước tiếp theo: Khai thuế nhà thầu theo lần hay theo tháng, kèm tờ khai 01/NTNN điền sẵn.

Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, gửi hợp đồng nước ngoài lên cho tụi mình soát.

Muốn tụi mình làm hồ sơ giùm? Hẹn một buổi tại trang hẹn gặp tư vấn.

Bài trụ: Thuế nhà thầu 2026: hướng dẫn trọn bộ 5W2H.

Miễn trừ trách nhiệm: Bài viết nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo chung, không thay thế cho tư vấn pháp lý hoặc thuế cụ thể cho từng trường hợp. Tài Chính Khởi Nghiệp không chịu trách nhiệm với các quyết định dựa hoàn toàn vào nội dung bài viết mà chưa được tư vấn trực tiếp. Thông tin cập nhật tới ngày 11/10/2026, văn bản pháp luật có thể thay đổi sau thời điểm này. Mọi tên công ty, mã số thuế, số hợp đồng trong tờ khai mẫu là số liệu giả định để minh hoạ.

#tuanthuthue #hoachdinhthue #taichinhkhoinghiep #thuenhathau #dangkythue

Nhận tin thuế mới mỗi tuần trên Zalo

Bấm "Quan tâm" trang Zalo của tụi mình. Không cần để lại số điện thoại, muốn nghỉ thì bấm bỏ quan tâm.

Mở Zalo Tài Chính Khởi Nghiệp

Làm tới bước này mà vẫn vướng?

Tụi mình làm thay, hoặc ngồi làm cùng Sếp một lần.

Hẹn gặp tư vấn

Bài này có giúp được Sếp không?

Bài trướcThuế nhà thầu 2026: hướng dẫn trọn bộ 5W2H, tự làm từng bước Bài tiếpKhai thuế nhà thầu 2026 theo lần và theo tháng: tờ khai 01/NTNN điền sẵn