Đăng ký mã số thuế nhà thầu 2026 theo 5W2H: mẫu 04.1-ĐKT điền sẵn

Tình huống giả định: ngày 01/07/2026 Công ty TNHH Thương mại Sao Mai ký hợp đồng thuê một công ty Singapore tư vấn bố trí kho, giá 100 triệu đồng. Kế toán định khai thuế nhà thầu bằng mã số thuế của công ty. Cổng thuế không cho chọn tờ khai nhà thầu.

Lý do: muốn khai thay cho nhà thầu thì công ty phải có một mã số thuế khác, gọi là mã số thuế nộp thay. Chưa có mã này thì chưa khai được, mà hạn khai vẫn chạy.

Bài này đi đủ bảy câu hỏi 5W2H: mã nộp thay là gì · vì sao phải có · ai đăng ký · khi nào · nộp ở đâu · làm thế nào · tốn bao nhiêu. Kèm tờ khai và bảng kê điền sẵn để Sếp chép theo.

1. WHAT — Mã số thuế nộp thay là gì

Trả lời ngay: là mã số thuế 10 chữ số cơ quan thuế cấp cho công ty Việt Nam để khai và nộp thay thuế của nhà thầu nước ngoài (điểm e khoản 1 Điều 5 Thông tư 90/2026/TT-BTC).

2. WHY — Vì sao phải đăng ký, căn cứ pháp lý

Trả lời ngay: không có mã nộp thay thì cổng thuế không cho lập tờ khai thuế nhà thầu. Đăng ký trễ thì khai trễ, nộp trễ, sinh tiền chậm nộp.

3. WHO — Ai đăng ký, đăng ký mẫu nào

Trả lời ngay: công ty Việt Nam ký hợp đồng và nộp thay thuế cho nhà thầu nước ngoài thì đăng ký mẫu 04.1-ĐKT kèm bảng kê BK04.1-ĐKT.

4. WHEN — Hạn đăng ký và thời gian nhận kết quả

1. 4.1. Hạn đăng ký: trong 10 ngày làm việc kể từ ngày ký hợp đồng (khoản 3 Điều 6 Nghị định 252/2026). Không có hợp đồng ký tay (mua qua mạng) thì tính từ ngày phát sinh thanh toán đầu tiên.
2. 4.2. Ví dụ: ký thứ Tư 01/07/2026, đếm từ hôm sau, không tính thứ Bảy, Chủ nhật, ngày lễ: ngày làm việc thứ 10 là thứ Tư 15/07/2026.
3. 4.3. Thời gian nhận mã: theo kinh nghiệm thực tế khoảng 03 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ đủ. Tụi mình chưa đối chiếu điều khoản quy định thời hạn này.
4. 4.4. Bài cũ hay ghi sai: “10 ngày kể từ ngày chuyển tiền lần đầu”. Có hợp đồng thì mốc là ngày ký hợp đồng.

5. WHERE — Nộp ở đâu

1. 5.1. Cơ quan nhận: cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp công ty Sếp (ghi trên giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thông báo cơ quan thuế quản lý).
2. 5.2. Nộp điện tử: Cổng thuế điện tử thuedientu.gdt.gov.vn, mục Đăng ký thuế, ký bằng chữ ký số của công ty.
3. 5.3. Nộp giấy: bộ phận một cửa của cơ quan thuế quản lý. Một số nơi vẫn yêu cầu mang bản giấy tới mới trả kết quả, Sếp gọi hỏi trước.

6. HOW — Làm thế nào, từng bước

Trả lời ngay: gom hợp đồng, điền 04.1-ĐKT và BK04.1-ĐKT, ký số, nộp, chờ thông báo mã.

6.4.1. Giấy tờ nộp kèm theo thực tế. Thông tư 90/2026 chỉ ghi hồ sơ gồm tờ khai và bảng kê. Tuy vậy, theo kinh nghiệm làm hồ sơ, một số cơ quan thuế còn đề nghị nộp kèm, Sếp chuẩn bị sẵn để khỏi đi lại:

6.5. Tờ khai 04.1-ĐKT điền sẵn số liệu mẫu

Chỗ nền vàng chữ đỏ là số liệu mẫu Sếp thay bằng thông tin của mình; chữ đen là chữ in sẵn trên mẫu nhà nước.

6.6. Bảng kê BK04.1-ĐKT điền sẵn

Dòng 2 có dấu “x” vì nhà thầu Nhật muốn có mã 13 số riêng để sau này xin xác nhận đã nộp thuế ở Việt Nam.

7. HOW MUCH — Tốn bao nhiêu

1. 7.1. Phí làm thủ tục: tụi mình chưa thấy văn bản nào thu lệ phí cho việc đăng ký mã số thuế nộp thay; tự làm thì chỉ tốn thời gian.
2. 7.2. Cái giá của việc đăng ký trễ: không có mã thì không khai được tờ 01/NTNN. Khai trễ thì bị phạt chậm nộp hồ sơ khai thuế; nộp tiền trễ thì chịu tiền chậm nộp tính theo ngày. Mức phạt cụ thể theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, tụi mình chưa đối chiếu nguyên văn nên không ghi số.
3. 7.3. Số thuế phải nộp thay: tính theo tỷ lệ của từng loại dịch vụ, xem mục 7 bài trụ và ví dụ có số ở bài khai thuế.

8. Sáu lỗi hay gặp

1. 8.1. Khai thuế nhà thầu bằng mã số thuế công ty, không xin mã nộp thay.
2. 8.2. Mỗi hợp đồng mới lại xin một mã mới. Đúng ra chỉ bổ sung bảng kê.
3. 8.3. Dùng mẫu cũ 04.1-ĐK-TCT, đã hết hiệu lực từ 01/07/2026.
4. 8.4. Tính hạn 10 ngày từ ngày chuyển tiền, trong khi đã có hợp đồng ký trước đó.
5. 8.5. Ghi tên nhà thầu khác hợp đồng (viết tắt, thiếu “Pte. Ltd.”). Tên phải khớp hợp đồng và lệnh chuyển tiền.
6. 8.6. Mua dịch vụ Google, Facebook, ChatGPT, Claude mà quên đăng ký vì nghĩ “hãng tự lo”. Doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ vẫn phải khấu trừ thay (mục 3.3).

9. Việc cần làm ngay trong tuần này

Mã nộp thay là chìa khoá. Không có nó thì tờ khai đúng tới đâu cũng không nộp được.

Bước tiếp theo: Khai thuế nhà thầu theo lần hay theo tháng, kèm tờ khai 01/NTNN điền sẵn.

• Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, gửi hợp đồng nước ngoài lên cho tụi mình soát.

• Muốn tụi mình làm hồ sơ giùm? Hẹn một buổi tại trang hẹn gặp tư vấn.

Bài trụ: Thuế nhà thầu 2026: hướng dẫn trọn bộ 5W2H.

Miễn trừ trách nhiệm: Bài viết nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo chung, không thay thế cho tư vấn pháp lý hoặc thuế cụ thể cho từng trường hợp. Tài Chính Khởi Nghiệp không chịu trách nhiệm với các quyết định dựa hoàn toàn vào nội dung bài viết mà chưa được tư vấn trực tiếp. Thông tin cập nhật tới ngày 11/10/2026, văn bản pháp luật có thể thay đổi sau thời điểm này. Mọi tên công ty, mã số thuế, số hợp đồng trong tờ khai mẫu là số liệu giả định để minh hoạ.

#tuanthuthue #hoachdinhthue #taichinhkhoinghiep #thuenhathau #dangkythue