Tổng hợp chứng từ ghi nhận chi phí mua hàng của cá nhân không có hoá đơn — Mẫu 02/TNDN theo Thông tư 20/2026

Cập nhật lần cuối 28/09/2026. Luật thay đổi liên tục, Sếp cần chắc thì hỏi tụi mình trước khi làm.

1

1

1

1

1

Mua rau của nông dân, mua cá của người đánh bắt, mua đồ thủ công, mua phế liệu của người đi thu gom, thuê người chở hàng lẻ. Những khoản này trả tiền thật mà không có hoá đơn. Rất nhiều Sếp đành bỏ ra ngoài sổ cho nhanh, rồi lãi trên giấy cao hơn lãi thật và nộp thuế nhiều hơn mức phải nộp. Luật có đường để tính, chỉ cần lập đúng một tờ bảng kê.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

• 1.1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 116/2025/QH15, Luật số 127/2025/QH15, Luật số 133/2025/QH15, Luật số 141/2025/QH15, Luật số 143/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16) — hiệu lực 01/10/2025, Điều 9 về khoản chi được trừ.
• 1.2. Nghị định 320/2025/NĐ-CP — hiệu lực 15/12/2025, Điều 9 về điều kiện của khoản chi được trừ.
• 1.3. Thông tư 20/2026/TT-BTC — ban hành và có hiệu lực 12/03/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025. Mục 13 Điều 3 quy định hồ sơ cho trường hợp mua hàng hoá, dịch vụ không có hoá đơn, kèm Mẫu 02/TNDN ban hành cùng thông tư.

Thông tư 20/2026 đã thay toàn bộ Thông tư 78/2014 và Thông tư 96/2015. Mẫu bảng kê trước đây quen gọi là mẫu 01/TNDN theo thông tư cũ, nay là Mẫu 02/TNDN theo Thông tư 20/2026. Dùng mẫu cũ là dùng biểu mẫu của văn bản đã hết hiệu lực.

2. Năm nhóm hàng được lập bảng kê thay hoá đơn

Mục 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC cho phép lập bảng kê với:

1. Nông sản, lâm sản, thuỷ sản do người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.
2. Sản phẩm thủ công làm bằng nguyên liệu nông nghiệp, thủ công.
3. Phế liệu do người đi thu gom bán lại.
4. Đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân đã qua sử dụng.
5. Hàng hoá, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng phải chịu thuế giá trị gia tăng.

Nhóm 5 là nhóm rộng nhất và ít người biết nhất. Hộ kinh doanh nhỏ có doanh thu dưới ngưỡng thì không phải xuất hoá đơn, và Sếp vẫn được tính chi phí bằng bảng kê. Lưu ý ngưỡng doanh thu này đã thay đổi từ 01/01/2026 theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP và Nghị định 141/2026/NĐ-CP, nên Sếp đối chiếu theo từng nhà cung cấp.

Không thuộc năm nhóm trên thì không được lập bảng kê. Mua hàng của một công ty đang hoạt động bình thường mà họ không xuất hoá đơn thì Sếp phải yêu cầu họ xuất, chứ không tự lập bảng kê thay được.

3. Hai thứ phải có, thiếu một là mất

Mức 5 triệu đồng tính theo từng lần mua. Nghị định 320/2025/NĐ-CP còn nói thêm: mua nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một người bán, tổng từ 5 triệu đồng trở lên thì vẫn phải chuyển khoản. Chia nhỏ hoá đơn trong ngày để lách mức 5 triệu là cách không dùng được.

4. Bảng kê ghi những gì

Mẫu 02/TNDN cần đủ các thông tin sau cho từng lần mua:

• 4.1. Họ tên, địa chỉ, số căn cước của người bán
• 4.2. Tên hàng hoá, dịch vụ
• 4.3. Số lượng, đơn giá, số tiền
• 4.4. Ngày mua
• 4.5. Chữ ký người lập bảng kê và người đại diện doanh nghiệp

Ba việc nên làm kèm, để bảng kê đứng được khi bị hỏi:

1. Chụp ảnh giấy tờ của người bán và lưu vào hồ sơ mua hàng, kèm sự đồng ý của họ.
2. Có giấy nhận tiền của người bán với các lần trả tiền mặt.
3. Giữ phiếu nhập kho đúng ngày, đúng số lượng trên bảng kê.

Bảng kê là giấy do chính doanh nghiệp tự lập, nên cơ quan thuế sẽ soi nặng hơn hoá đơn. Ba tờ kèm ở trên là thứ chứng minh hàng về thật, tiền ra thật.

5. Giá mua phải hợp lý với giá thị trường

Bảng kê do Sếp tự lập nên giá cũng do Sếp tự ghi. Đây là chỗ hay bị loại nhất: ghi giá cao hơn giá thị trường để đội chi phí lên. Cách giữ an toàn:

• 5.1. Ghi giá đúng như đã trả.
• 5.2. Lưu lại một vài bằng chứng về giá cùng thời điểm: báo giá của nơi khác, giá niêm yết ở chợ đầu mối, bảng giá trên sàn.
• 5.3. Giá mua chênh nhiều so với mọi nguồn khác thì phải giải thích được vì sao, chẳng hạn mua gấp, mua tận nơi xa, hàng loại đặc biệt.

6. Ba dòng phải khớp nhau

7. Hạch toán

Định khoản dưới đây áp theo chế độ kế toán doanh nghiệp, Thông tư 99/2025/TT-BTC, ban hành 27/10/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 200/2014/TT-BTC. Các chế độ khác ghi khác nhau:

• Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (ban hành 26/08/2016, còn hiệu lực): dùng tài khoản 642 Chi phí quản lý kinh doanh gộp cả bán hàng và quản lý, không có tài khoản 641 riêng; chi phí sản xuất theo dõi ở tài khoản 154.
• Doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC (ban hành 25/05/2026, hiệu lực 01/07/2026, thay Thông tư 132/2018): không ghi sổ kép, ghi một dòng vào sổ chi tiết chi phí.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành 31/12/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021): không dùng tài khoản kế toán, ghi vào sổ chi tiết doanh thu và chi phí mẫu S2c-HKD.
• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo Thông tư 71/2024/TT-BTC (hiệu lực 07/10/2024, áp dụng cho năm tài chính từ 01/01/2025, thay Thông tư 24/2017). Đơn vị hành chính, sự nghiệp theo Thông tư 24/2024/TT-BTC (ban hành 17/04/2024, hiệu lực 01/01/2025). Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo quy định riêng của Ngân hàng Nhà nước. Doanh nghiệp bảo hiểm, công ty chứng khoán, quỹ đầu tư, tổ chức tài chính vi mô có chế độ kế toán riêng theo ngành.
• Năm tài chính 2025 vẫn ghi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016. Thông tư 200 hết hiệu lực từ 01/01/2026.

Bảng tra đầy đủ có ngày ban hành, ngày hiệu lực và trạng thái từng văn bản: Chế độ kế toán nào đang áp dụng cho ai.

Trạng thái hiệu lực nêu trên tra ngày 27/09/2026 tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (vbpl.vn) và Công báo Chính phủ (congbao.chinhphu.vn). Sếp tự kiểm lại theo số hiệu khi dùng ở thời điểm khác.

7.1. Mua nguyên liệu, hàng hoá nhập kho

• Nợ tài khoản 152 hoặc 156 — theo giá mua thực tế trên bảng kê
• Có tài khoản 112 hoặc 111, 331

Không có thuế giá trị gia tăng đầu vào để khấu trừ, nên không ghi tài khoản 133. Toàn bộ số tiền vào giá trị hàng.

7.2. Mua dịch vụ dùng ngay

• Nợ tài khoản 627, 641 hoặc 642 — theo bộ phận sử dụng
• Có tài khoản 112 hoặc 111

8. Sáu lỗi làm mất khoản chi này

1. Dùng mẫu bảng kê của thông tư đã hết hiệu lực thay vì Mẫu 02/TNDN.
2. Trả tiền mặt từ 5 triệu đồng, hoặc chia nhỏ nhiều lần trong ngày để lách mức.
3. Lập bảng kê cho hàng mua của công ty — nhóm này buộc phải có hoá đơn.
4. Bảng kê thiếu chữ ký người đại diện doanh nghiệp.
5. Ghi giá cao hơn giá thị trường mà không giải thích được.
6. Gom cả kỳ vào một dòng kiểu “mua nông sản tháng 8: 240 triệu”, không ghi từng lần, từng người bán.

9. Việc cần làm ngay trong tuần này

1. Lọc trong sổ quỹ ra mọi khoản đã trả mà chưa có hoá đơn, từ đầu năm tới nay.
2. Xem từng khoản có thuộc năm nhóm ở mục 2 không. Thuộc thì lập bảng kê bù, chưa muộn.
3. Tải Mẫu 02/TNDN kèm Thông tư 20/2026/TT-BTC, thay hẳn mẫu cũ đang dùng.
4. Đặt lại quy định nội bộ: từ 5 triệu đồng là chuyển khoản, không có ngoại lệ.
5. Với các nhà cung cấp quen là hộ kinh doanh nhỏ: hỏi rõ họ có phải xuất hoá đơn không, để biết bên nào lấy hoá đơn, bên nào lập bảng kê.

Khoản mua không hoá đơn là chỗ mất chi phí âm thầm nhất. Sếp bỏ ra ngoài sổ thì lãi trên sổ cao hơn lãi thật, nộp thuế thu nhập doanh nghiệp trên phần lãi không có. Một tờ bảng kê đúng mẫu giữ lại được đúng số tiền Sếp đã bỏ ra.

Sếp có nhóm hàng chưa biết xếp vào đâu, gửi tụi mình xem cùng rồi tụi mình chỉ ra bên nào cần hoá đơn, bên nào lập bảng kê được.

Biểu mẫu tải về cho việc này

Tụi mình soạn sẵn theo văn bản đang còn hiệu lực. Sếp bấm vào tên là tải, mở bằng Word hoặc Google Docs, điền vào chỗ có dấu chấm là dùng được. Không mất phí, không cần đăng ký.

• Bảng kê thu mua — Mẫu số 02/TNDN

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#chiphiduoctru
#thuetndn

Bài này có giúp được Sếp không? Có Chưa, còn thiếu