Chi phí khám sức khoẻ định kỳ cho người lao động — đối chiếu giá thị trường, thuế TNDN và TNCN (Thông tư 25/2026/TT-BYT)

Cập nhật lần cuối 29/09/2026. Luật thay đổi liên tục, Sếp cần chắc thì hỏi tụi mình trước khi làm.

13

Một công ty vừa nhận được công văn: phòng khám hợp tác gửi bảng giá gói khám sức khoẻ định kỳ theo Thông tư 25/2026/TT-BYT — 680.000 đồng/người với nam, 1.122.000 đồng/người với nữ đã lập gia đình. Kế toán cầm bảng giá, câu hỏi đầu tiên không phải “đắt hay rẻ”, mà là: chi khoản này có bị loại khi quyết toán không, nhân viên có bị tính thêm thuế thu nhập cá nhân không.

Bài này trả lời đúng hai câu đó, kèm bảng đối chiếu giá thị trường để biết mức trong công văn có hợp lý không.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

• 1.1. Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13: nghĩa vụ tổ chức khám sức khoẻ định kỳ.
• 1.2. Thông tư 32/2023/TT-BYT, được sửa đổi bởi Thông tư 25/2026/TT-BYT (Bộ Y tế ban hành 30/06/2026, hiệu lực từ 01/07/2026): nội dung chuyên môn khám sức khoẻ.
• 1.3. Nghị định 320/2025/NĐ-CP: mức trần chi phúc lợi được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trạng thái hiệu lực nêu trên tra ngày 28/09/2026 tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (vbpl.vn). Sếp tự kiểm lại theo số hiệu khi dùng ở thời điểm khác.

2. Bắt buộc hay tự nguyện — mức tối thiểu theo luật

2.1. Mỗi năm, người sử dụng lao động phải tổ chức khám sức khoẻ ít nhất 1 lần cho toàn bộ người lao động.

2.2. Người làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; người khuyết tật; người chưa thành niên; người cao tuổi: khám ít nhất 6 tháng một lần.

2.3. Lao động nữ: bắt buộc có khám chuyên khoa phụ sản trong gói khám định kỳ.

Không tổ chức khám sức khoẻ định kỳ là vi phạm nghĩa vụ người sử dụng lao động, bị xử phạt hành chính theo quy định về an toàn, vệ sinh lao động — không phải việc “làm cũng được, không làm cũng được”.

3. Thông tư 25/2026/TT-BYT đổi gì so với trước

3.1. Thêm Mẫu 04 — hồ sơ khám sức khoẻ tâm thần, dùng khi có chỉ định hoặc yêu cầu phù hợp.

3.2. Khám cận lâm sàng (xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh) chỉ thực hiện khi có chỉ định của bác sĩ khám, không mặc định làm đủ mọi mục như trước — ảnh hưởng trực tiếp tới việc gói khám thực tế có thể ít mục hơn gói chào giá ban đầu.

3.3. Khám nội tổng quát vẫn giữ đủ các hệ: tim mạch, hô hấp, tiêu hoá, thận – tiết niệu, nội tiết, cơ xương khớp, thần kinh – tâm thần, cùng đo chiều cao, cân nặng, BMI, mạch, huyết áp.

4. Chi phí — đối chiếu bảng giá công văn với giá thị trường

Đối chiếu 9 bệnh viện, phòng khám tại Hà Nội và TP.HCM (tra ngày 28/09/2026): gói cơ bản dao động 519.000 – 1.500.000 đồng/người, gói nâng cao 1.300.000 – 4.000.000 đồng/người. Mức trong công văn (680.000 – 1.122.000 đồng) nằm ở phân khúc gói cơ bản, không phải giá bất thường.

5. Thuế thu nhập doanh nghiệp — được trừ nhưng vẫn tính vào trần phúc lợi

5.1. Chi phí khám sức khoẻ định kỳ được trừ khi tính thuế TNDN nếu có hoá đơn, chứng từ thanh toán hợp lệ, và phục vụ đúng hoạt động của doanh nghiệp.

5.2. Đây là điểm nhiều công ty tính nhầm: khoản chi khám sức khoẻ định kỳ không phải khoản riêng, không giới hạn dù là nghĩa vụ bắt buộc theo luật lao động. Nó vẫn gộp chung vào rổ chi có tính chất phúc lợi (cùng với nghỉ mát, hiếu hỉ, hỗ trợ đào tạo…), và tổng rổ này không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm theo Nghị định 320/2025. Phần vượt trần không được trừ.

Bắt buộc phải làm nhưng chi sai cách vẫn mất tiền hai lần — lần một trả tiền khám, lần hai nộp thuế trên phần chi phí bị loại vì vượt trần phúc lợi.

5.3. Công ty chi khám sức khoẻ định kỳ xong vẫn nghỉ mát, tặng quà Tết, hiếu hỉ nhiều — cộng dồn dễ vượt trần mà không ai để ý, tới lúc quyết toán mới phát hiện phần vượt bị loại.

6. Thuế thu nhập cá nhân — miễn khi chi cho tập thể

6.1. Khoản chi khám sức khoẻ định kỳ cho tập thể người lao động (công ty ký hợp đồng, thanh toán trực tiếp cho cơ sở y tế theo danh sách, không chi tiền mặt cho từng người) không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

6.2. Nếu công ty phát tiền mặt cho từng nhân viên tự đi khám và không quản lý theo danh sách tập thể, khoản này dễ bị coi là thu nhập khác và phải tính thuế TNCN — khác hẳn cách làm đúng ở mục 6.1.

7. Hồ sơ chứng từ cần lưu

• 7.1. Quyết định hoặc kế hoạch tổ chức khám sức khoẻ định kỳ — ban hành trước ngày khám, có danh sách người lao động tham gia.
• 7.2. Hợp đồng với cơ sở y tế — đúng tên pháp nhân công ty, ghi rõ nội dung khám theo Thông tư 25/2026/TT-BYT.
• 7.3. Hoá đơn — xuất cho công ty, không xuất cho từng cá nhân.
• 7.4. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng — công ty trả trực tiếp cho cơ sở y tế.
• 7.5. Kết quả khám, giấy chứng nhận sức khoẻ — lưu theo hồ sơ từng người lao động.
• 7.6. Bộ chứng từ mẫu tải về — điền là dùng được ngay:
  • Quyết định tổ chức khám sức khoẻ định kỳ (kèm danh sách người lao động)
  • Biên bản bàn giao kết quả khám sức khoẻ định kỳ
  • Bảng tổng hợp theo dõi chi phúc lợi trong năm

8. Việc cần làm ngay trong tuần này

1. Kiểm tra danh sách người lao động thuộc diện khám 6 tháng/lần (công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm) — tránh sót đợt khám giữa năm.
2. Cộng dồn chi phúc lợi đã chi trong năm (nghỉ mát, hiếu hỉ, đào tạo…) với chi phí khám sức khoẻ sắp tới, đối chiếu trần 1 tháng lương bình quân trước khi ký hợp đồng khám.
3. Rà lại cách thanh toán: chuyển khoản trực tiếp cho cơ sở y tế theo danh sách tập thể, không phát tiền mặt cho từng người.
4. Chuẩn bị đủ 5 loại chứng từ ở mục 7 trước ngày khám, không đợi tới lúc quyết toán mới gom.

Bước 1 — đọc thêm về trần phúc lợi. Xem đủ các khoản cùng nằm trong rổ phúc lợi và cách tính trần tại bài Tổng hợp chứng từ ghi nhận chi phí phúc lợi cho người lao động.

Bước 2 — mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, tự xem quỹ lương bình quân công ty mình và các khoản phúc lợi đã chi trong năm, biết ngay còn bao nhiêu hạn mức trước khi ký hợp đồng khám.

Bước 3 — nhắn tụi mình tính giúp. Sếp gửi bảng giá và số lượng nhân viên dự kiến khám, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van. Tụi mình tính có vượt trần phúc lợi không trước khi Sếp ký hợp đồng — tính trước khi ký thì sửa được, tính lúc quyết toán thì chỉ còn biết tiếc.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#kiemsoatruirothue
#chiphiphucloi
#taichinhkhoinghiep
#nguoilaodong
#hoachdinhthue

Bài này có giúp được Sếp không? Có Chưa, còn thiếu