Tổng hợp chứng từ ghi nhận chi phí trang phục cho người lao động — mức 05 triệu đồng/người/năm theo Nghị định 320/2025

Cập nhật lần cuối 28/09/2026. Luật thay đổi liên tục, Sếp cần chắc thì hỏi tụi mình trước khi làm.

2

2

1

1

1

May áo đồng phục cho nhân viên, phát tiền cho nhân viên tự may, mua áo bảo hộ cho bộ phận kho. Ba cách làm, ba cách tính thuế khác nhau. Có một con số Sếp cần nhớ, và một chỗ rất nhiều nơi làm mất tiền mà không biết.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

• 1.1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 116/2025/QH15, Luật số 127/2025/QH15, Luật số 133/2025/QH15, Luật số 141/2025/QH15, Luật số 143/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16), hiệu lực 01/10/2025.
• 1.2. Nghị định 320/2025/NĐ-CP, hiệu lực 15/12/2025. Điểm đ khoản 8 Điều 10 quy định về chi trang phục.
• 1.3. Thông tư 20/2026/TT-BTC, hiệu lực 12/03/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025, thay toàn bộ Thông tư 78/2014 và Thông tư 96/2015.

2. Hai cách chi, hai luật khác nhau

Nguyên văn Nghị định 320/2025/NĐ-CP, điểm đ khoản 8 Điều 10 ghi hai trường hợp không được trừ:

Đây là chỗ nhiều Sếp mất tiền oan. Chi bằng hiện vật không bị giới hạn 5 triệu. Công ty may đồng phục 8 triệu một người, có hoá đơn đầy đủ, thì được trừ cả 8 triệu. Nhưng nếu phát 8 triệu tiền mặt cho nhân viên tự may, thì 3 triệu phần vượt bị loại. Cùng một số tiền, cách chi khác nhau cho kết quả khác nhau.

Nói ngắn: công ty tự đi mua rồi phát áo thì có lợi hơn phát tiền, với điều kiện lấy được hoá đơn.

3. Bộ chứng từ cho trang phục bằng hiện vật

1. Quy chế lao động hoặc quy chế tài chính ghi chế độ trang phục: bộ phận nào được cấp, mấy bộ một năm, bao lâu cấp lại.
2. Quyết định cấp trang phục của người có thẩm quyền.
3. Hợp đồng đặt may hoặc đơn đặt hàng với nhà cung cấp.
4. Hoá đơn ghi đúng tên, mã số thuế, địa chỉ công ty.
5. Chứng từ chuyển khoản, bắt buộc với khoản từ 5 triệu đồng trở lên.
6. Danh sách nhận trang phục có chữ ký của từng người.

Tờ số 6 là tờ hay thiếu nhất. Mua 200 bộ áo mà không có danh sách ai nhận thì khó chứng minh áo đã phát cho người lao động, chứ không phải đem bán hoặc để đâu mất.

4. Bộ chứng từ cho trang phục bằng tiền

1. Quy chế ghi rõ mức tiền trang phục một người một năm.
2. Quyết định chi kèm danh sách người nhận và số tiền từng người.
3. Bảng kê chi tiền có chữ ký người nhận, hoặc chứng từ chuyển khoản vào tài khoản từng người.

Trả tiền trang phục qua bảng lương là cách gọn nhất: có vết chuyển khoản, có bảng lương, không cần thu chữ ký từng người.

5. Quần áo bảo hộ lao động thì khác

Đây là điểm cần tách cho rõ. Phương tiện bảo vệ cá nhân cấp theo quy định của pháp luật về an toàn, vệ sinh lao động không phải là chi trang phục. Nhóm này gồm mũ bảo hộ, găng tay, giày chống đinh, áo phản quang, khẩu trang chuyên dụng.

Đây là khoản chi bắt buộc theo pháp luật lao động, tính vào chi phí theo định mức đã ban hành, không chịu mức khống chế 5 triệu đồng. Hồ sơ cần: danh mục trang bị theo nghề, quyết định cấp phát, hoá đơn, danh sách nhận có chữ ký.

Xếp lẫn hai loại là tự làm hẹp phần được trừ của mình. Áo bảo hộ của bộ phận kho đừng ghi vào cùng cột với áo đồng phục nhân viên bán hàng.

6. Thuế thu nhập cá nhân của người nhận

Trang phục cấp bằng hiện vật theo chế độ chung của doanh nghiệp thì thông thường không tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động. Trang phục chi bằng tiền thì bản chất là khoản tiền trả cho cá nhân, nên phải xét khi tính thuế thu nhập cá nhân, và mức xét cũng gắn với mức khống chế ở mục 2.

Đây là lý do thứ hai để ưu tiên phát áo thay vì phát tiền. Nội dung cụ thể theo từng ca thì Sếp nhắn tụi mình xem cùng.

7. Hạch toán

Định khoản dưới đây áp theo chế độ kế toán doanh nghiệp, Thông tư 99/2025/TT-BTC, ban hành 27/10/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 200/2014/TT-BTC. Các chế độ khác ghi khác nhau:

• Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (ban hành 26/08/2016, còn hiệu lực): dùng tài khoản 642 Chi phí quản lý kinh doanh gộp cả bán hàng và quản lý, không có tài khoản 641 riêng; chi phí sản xuất theo dõi ở tài khoản 154.
• Doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC (ban hành 25/05/2026, hiệu lực 01/07/2026, thay Thông tư 132/2018): không ghi sổ kép, ghi một dòng vào sổ chi tiết chi phí.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành 31/12/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021): không dùng tài khoản kế toán, ghi vào sổ chi tiết doanh thu và chi phí mẫu S2c-HKD.
• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo Thông tư 71/2024/TT-BTC (hiệu lực 07/10/2024, áp dụng cho năm tài chính từ 01/01/2025, thay Thông tư 24/2017). Đơn vị hành chính, sự nghiệp theo Thông tư 24/2024/TT-BTC (ban hành 17/04/2024, hiệu lực 01/01/2025). Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo quy định riêng của Ngân hàng Nhà nước. Doanh nghiệp bảo hiểm, công ty chứng khoán, quỹ đầu tư, tổ chức tài chính vi mô có chế độ kế toán riêng theo ngành.
• Năm tài chính 2025 vẫn ghi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016. Thông tư 200 hết hiệu lực từ 01/01/2026.

Bảng tra đầy đủ có ngày ban hành, ngày hiệu lực và trạng thái từng văn bản: Chế độ kế toán nào đang áp dụng cho ai.

Trạng thái hiệu lực nêu trên tra ngày 27/09/2026 tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (vbpl.vn) và Công báo Chính phủ (congbao.chinhphu.vn). Sếp tự kiểm lại theo số hiệu khi dùng ở thời điểm khác.

7.1. Mua trang phục phát ngay

• Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627
• Nợ tài khoản 133 nếu có hoá đơn khấu trừ
• Có tài khoản 112 hoặc 331

7.2. Mua nhập kho rồi phát dần

• Khi mua: Nợ tài khoản 153; Nợ tài khoản 133; Có tài khoản 112 hoặc 331
• Khi phát: Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627; Có tài khoản 153

7.3. Chi tiền trang phục

• Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627
• Có tài khoản 334, rồi trả qua tài khoản 112

8. Sáu lỗi làm mất khoản trang phục

1. Phát tiền quá 5 triệu đồng một người một năm, phần vượt bị loại.
2. Chi hiện vật mà không có hoá đơn, đặt may ở cơ sở nhỏ rồi không lấy hoá đơn.
3. Không có quy chế trang phục, nên khoản chi thiếu cơ sở.
4. Không có danh sách nhận có chữ ký.
5. Xếp quần áo bảo hộ vào cùng nhóm trang phục, tự đưa mình vào mức khống chế.
6. Trả tiền mặt từ 5 triệu đồng cho cơ sở may.

9. Việc cần làm ngay trong tuần này

1. Xem công ty đang chi trang phục theo cách nào. Đang phát tiền trên 5 triệu thì chuyển sang tự mua rồi phát áo, được trừ cả khoản.
2. Bổ sung quy chế trang phục nếu chưa có: bộ phận nào, mấy bộ, bao lâu cấp lại.
3. Tách riêng trang phục và phương tiện bảo vệ cá nhân thành hai khoản mục trong sổ.
4. Soát các lần cấp phát đã có, thiếu danh sách chữ ký thì thu bù ngay khi người lao động còn làm việc.
5. Kiểm hoá đơn đặt may có ghi đúng tên và mã số thuế công ty.

Trang phục là khoản nhỏ, nhưng cách chi quyết định Sếp được trừ hết hay mất một phần. Đổi cách chi thì không tốn thêm đồng nào.

Sếp gửi tụi mình bảng chi trang phục năm nay, tụi mình tính giúp cách nào lợi hơn trước khi Sếp đặt may lô tới.

Biểu mẫu tải về cho việc này

Tụi mình soạn sẵn theo văn bản đang còn hiệu lực. Sếp bấm vào tên là tải, mở bằng Word hoặc Google Docs, điền vào chỗ có dấu chấm là dùng được. Không mất phí, không cần đăng ký.

• Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi
• Bảng chấm công theo ngày
• Bảng chấm công theo giờ
• Bảng thanh toán tiền lương
• Bảng chấm chỉ tiêu công việc
• Quyết định điều chỉnh tiền lương
• Bảng kê thu mua — Mẫu số 02/TNDN

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#chiphiduoctru
#thuetndn

Bài này có giúp được Sếp không? Có Chưa, còn thiếu