1. Vì sao vị trí này quan trọng

Trong doanh nghiệp nhỏ, Thư ký Hành chính Tổng hợp là người giữ nếp, giữ hồ sơ và giữ quy trình.
Họ không đơn thuần làm hành chính – họ giúp công ty chạy đúng luật, đúng hạn và đúng người.

Một JD (bản mô tả công việc) viết sai sẽ dẫn đến tuyển sai người:

Người nhanh nhưng không cẩn thận, dễ làm sai giấy tờ.
Người tỉ mỉ nhưng thiếu kỹ năng phối hợp, làm việc chậm.

Bài viết này giúp chủ doanh nghiệp hiểu đúng và viết đúng JD, đồng thời giúp ứng viên biết mình cần bổ sung kỹ năng gì để phù hợp vị trí.

MẪU JD – NHÂN VIÊN TỔNG HỢP / THƯ KÝ HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP

(Dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, có thể điền trực tiếp và dùng trong hồ sơ tuyển dụng)

1. Thông tin chung

Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………..
Mã số thuế: …………………………………………………………………………………….
Địa chỉ trụ sở: …………………………………………………………………………………
Địa điểm làm việc: ………………………………………………………………………….
Vị trí tuyển dụng: Nhân viên Tổng hợp / Thư ký Hành chính Tổng hợp
Báo cáo cho: Giám đốc hoặc Trưởng bộ phận
Thời gian làm việc: Giờ hành chính (08h30 – 17h30, nghỉ trưa 1 tiếng, nghỉ chiều thứ Bảy và Chủ nhật)

2. Mục tiêu công việc

Đảm bảo toàn bộ hoạt động hành chính – nhân sự – chứng từ kế toán nội bộ của doanh nghiệp được thực hiện đầy đủ, đúng hạn, đúng quy trình, giúp công ty vận hành trôi chảy và tuân thủ pháp luật.

3. Nhiệm vụ và kết quả cần đạt

Nhóm công việc	Nội dung	Kết quả cần đạt (Output)
3.1. Tổng hợp & chuyển chứng từ kế toán	Thu thập hóa đơn đầu vào – đầu ra, phiếu thu chi, sao kê ngân hàng, hợp đồng, bảng lương. Kiểm tra hình thức, lưu đúng mẫu và gửi kế toán dịch vụ.	– Chứng từ đầy đủ, hợp lệ, đúng hạn. – Không để thất lạc hoặc sai sót.
3.2. Hành chính – văn thư	Soạn thảo, lưu trữ công văn, hợp đồng, quyết định; quản lý văn phòng phẩm, thiết bị, tài sản.	– Hồ sơ rõ ràng, dễ tra cứu. – Tài sản, vật tư có danh sách theo dõi.
3.3. Nhân sự – chấm công – lương	Theo dõi chấm công, nghỉ phép, tăng ca; phối hợp kế toán lập bảng lương.	– Số liệu chính xác, gửi đúng hạn. – Hồ sơ lao động lưu trữ đủ.
3.4. Hỗ trợ Giám đốc	Chuẩn bị lịch họp, tài liệu, biên bản; theo dõi tiến độ công việc.	– Lịch làm việc rõ ràng, biên bản đủ chữ ký.
3.5. Báo cáo nội bộ	Cập nhật chi phí, công nợ, doanh thu (nếu có).	– Báo cáo tháng chính xác, dễ đọc, nộp đúng thời gian.

4. Yêu cầu năng lực

Trình độ học vấn:

Tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng hoặc đại học các ngành: Hành chính, Kế toán, Quản trị, Nhân sự.

Kỹ năng:

Thành thạo Word, Excel, Google Drive, Gmail, Zalo.
Biết quản lý thời hạn, lập báo cáo, sắp xếp công việc.
Giao tiếp rõ ràng, trung thực, cẩn trọng.

Phẩm chất:

Gọn gàng, nguyên tắc, có trách nhiệm.
Giữ bí mật thông tin nội bộ.
Hợp tác và hỗ trợ tốt với đồng nghiệp.

5. Phúc lợi & quyền lợi theo quy định

Mức lương: …………………………………………………………………………………….
Phụ cấp ăn trưa, điện thoại (nếu có): ………………………………………………….
Đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo Bộ luật Lao động.
Nghỉ phép năm: 12 ngày/năm.
Nghỉ lễ, Tết theo quy định của Nhà nước.
Thưởng tháng 13 (nếu có lợi nhuận).
Được đào tạo nội bộ, hướng dẫn quy trình phối hợp kế toán dịch vụ.
Môi trường làm việc chuyên nghiệp, ổn định, tôn trọng và minh bạch.

6. Tiêu chí hoàn thành công việc

Gửi chứng từ đầy đủ – đúng hạn – đúng quy trình.
Hồ sơ hành chính, nhân sự lưu trữ ngăn nắp – đúng mẫu – dễ tra cứu.
Báo cáo nội bộ chính xác, gửi đúng thời gian.
Các bộ phận nội bộ được hỗ trợ kịp thời, hiệu quả.

7. Gợi ý tính cách và phong cách làm việc phù hợp

Người làm tốt ở vị trí Thư ký Hành chính Tổng hợp thường là kiểu người “làm chắc – nghĩ kỹ – nói ít – giữ uy tín”.

7.1. Theo mô hình DISC

C cao (Compliance – Tuân thủ): Là người tỉ mỉ, thích quy trình rõ ràng, phát hiện lỗi sai nhanh.
S cao (Steadiness – Ổn định): Có tính hỗ trợ, kiên trì, làm việc đều tay, ít nóng nảy.
Kết hợp lý tưởng: C cao – S trung bình hoặc cao → làm việc cẩn trọng, bền bỉ, ít sai sót, dễ phối hợp.
Cảnh báo: Nếu chọn người D cao (quá quyết liệt) hoặc I cao (quá cảm xúc), họ dễ bỏ sót chi tiết, làm nhanh nhưng thiếu kiểm soát.

7.2. Theo mô hình MPTI (MBTI)

ISFJ – Người bảo hộ: Tận tâm, chu đáo, làm việc có trách nhiệm, thích giúp đỡ.
ISTJ – Người nguyên tắc: Logic, trung thành, cẩn trọng, đáng tin.
ESFJ – Người hỗ trợ: Thân thiện, linh hoạt, phối hợp tốt trong môi trường nhiều người.
Cảnh báo: Tránh nhóm thiên về P (INFP, ENFP) vì thường linh hoạt quá mức, dễ mất tập trung, không kiên trì với công việc giấy tờ.

7.3. Phong cách làm việc lý tưởng

Thích lên kế hoạch, có checklist công việc hằng ngày.
Ghi chú tỉ mỉ, lưu hồ sơ đúng mẫu.
Là người “gác cổng” cho giấy tờ, không ngại nhắc người khác đúng hạn.
Khi chưa rõ, hỏi lại; khi làm xong, tự kiểm tra.
Không phàn nàn, không đùn đẩy, xử lý trong yên lặng nhưng chắc chắn.

7.4. Thái độ với công việc

Xem việc “lưu chứng từ – nhắc hạn – làm báo cáo” là trách nhiệm thật sự, không phải việc nhỏ.
Hiểu rằng “hồ sơ gọn gàng là nền tảng cho doanh nghiệp vận hành chuyên nghiệp”.
Trung thành với quy trình, không “đi đường tắt”.

PHỤ LỤC 1 – CHÂN DUNG ỨNG VIÊN LÝ TƯỞNG

1. Tính cách nổi bật

Cẩn thận, chỉn chu, có trách nhiệm, làm việc kỹ tới từng chi tiết.
Điềm đạm, ít nói nhưng luôn quan sát kỹ.
Thích mọi thứ rõ ràng, minh bạch, có thứ tự.
Luôn muốn công việc được hoàn thành đúng cách chứ không chỉ “xong việc”.

2. Cách làm việc

Luôn kiểm tra kỹ trước khi gửi hồ sơ.
Biết ưu tiên công việc theo hạn, không trễ deadline.
Làm đến nơi đến chốn, có tinh thần chịu trách nhiệm.
Khi chưa rõ, hỏi lại để làm đúng, không đoán.
Giữ trật tự trong công việc, không tạo ồn ào, nhưng luôn đúng lúc.

3. Phù hợp với doanh nghiệp kiểu nào

Doanh nghiệp nhỏ và vừa, có thuê dịch vụ kế toán bên ngoài.
Cần người giữ chứng từ, nhắc hạn báo cáo, hỗ trợ nội bộ.
Môi trường đề cao trách nhiệm, trung thực, tuân thủ pháp luật.
Lý tưởng nhất là doanh nghiệp có văn hóa rõ ràng, làm việc minh bạch, coi trọng quy trình.

4. Dấu hiệu nhận biết đúng người khi phỏng vấn

Đến đúng giờ, ăn mặc gọn gàng, không phô trương.
Có sổ tay, ghi chép trong buổi phỏng vấn.
Khi nghe mô tả công việc, hỏi kỹ “cách phối hợp với kế toán” hoặc “quy trình gửi chứng từ”.
Không nói nhiều về “sáng tạo”, mà nói về “trách nhiệm”, “cẩn thận”, “rõ ràng”.
Khi được hỏi “Bạn làm gì khi hồ sơ bị thiếu?”, trả lời theo hướng thực tế: “Em rà lại danh mục, liên hệ khách bổ sung, rồi lưu bổ sung bản mới”.

5. Dấu hiệu nhận biết người không phù hợp

Thích làm nhanh, không thích quy trình.
Trả lời chung chung, không có ví dụ cụ thể.
Nói nhiều về sáng kiến nhưng thiếu ví dụ kiểm chứng.
Không ghi chép hoặc không quan tâm tới chi tiết nhỏ.

6. Tóm lại

Người phù hợp vị trí này gọn gàng – đáng tin – bền bỉ – nguyên tắc – đúng hạn.
Không cần năng động kiểu “sales”, cũng không cần sáng tạo như “content”,
chỉ cần tinh thần làm việc đến nơi, giữ lời, giữ quy trình là đủ để công ty phát triển bền vững.

Was this helpful?

0 / 0

Hướng dẫn viết JD Thư ký Hành chính Tổng hợp – Hiểu đúng, viết đúng JD, chọn đúng người