HƯỚNG DẪN HẠCH TOÁN CHI PHÍ

TRƯỜNG HỢP MUA HÀNG CỦA CÁ NHÂN KHÔNG XUẤT HÓA ĐƠN

(Áp dụng cho nông dân sản xuất trực tiếp, người bán ve chai, đồ cũ, phế liệu)

KHI MUA HÀNG CỦA CÁ NHÂN KHÔNG XUẤT HÓA ĐƠN

1. Hợp đồng mua bán với cá nhân.
2. Bản photo CCCD của người bán.
3. Bảng kê mua hàng không có hóa đơn (Mẫu 01/TNDN).
4. Chứng từ thanh toán (ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi).
5. Biên bản giao nhận hàng hóa.

1. MỤC ĐÍCH

Văn bản này hướng dẫn doanh nghiệp và hộ kinh doanh cách ghi nhận chi phí hợp lệ khi mua hàng của cá nhân không xuất được hóa đơn, nhưng giao dịch là có thật và đúng pháp luật.

2. CÁC TRƯỜNG HỢP ĐƯỢC ÁP DỤNG

2.1. Mua nông sản của nông dân trực tiếp trồng trọt, chăn nuôi, đánh bắt.
Ví dụ: lúa, rau, trái cây, thủy sản, sầu riêng mua tại vườn.

2.2. Mua ve chai, phế liệu của cá nhân thu gom, không đăng ký kinh doanh.
Ví dụ: giấy vụn, nhựa phế, sắt thép phế liệu.

2.3. Mua đồ cũ, tài sản đã qua sử dụng của cá nhân không kinh doanh thường xuyên.
Ví dụ: bàn ghế cũ, máy móc thanh lý, đồ nội thất cũ.

Điều kiện chung là người bán là cá nhân không kinh doanh và không có hóa đơn theo quy định.

3. NGUYÊN TẮC GHI NHẬN CHI PHÍ

3.1. Không có hóa đơn không đồng nghĩa với không được hạch toán chi phí.

3.2. Doanh nghiệp phải lập đầy đủ bộ chứng từ thay thế hóa đơn theo quy định.

3.3. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính trung thực của toàn bộ hồ sơ.

4. BỘ CHỨNG TỪ BẮT BUỘC

4.1. Hợp đồng mua bán với cá nhân

Hợp đồng cần có các nội dung sau:
Họ tên, số CCCD, địa chỉ người bán.
Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá.
Thời điểm giao nhận hàng.
Chữ ký của hai bên.

Hợp đồng không bắt buộc công chứng.

4.2. Bản sao CCCD của người bán

Hồ sơ bắt buộc phải có:
Bản photo CCCD của cá nhân bán hàng.

Bản sao không cần công chứng nhưng phải rõ số, họ tên và ngày cấp.
CCCD dùng để chứng minh người bán là cá nhân không kinh doanh và xác định đúng đối tượng giao dịch.

4.3. Bảng kê mua hàng không có hóa đơn

Sử dụng Mẫu số 01/TNDN theo quy định.

Bảng kê phải thể hiện rõ:
1. Thông tin người bán.
2. Tên hàng hóa.
3. Số lượng, giá trị mua.
4. Ngày mua.
5. Chữ ký người đại diện doanh nghiệp.

Bảng kê do doanh nghiệp lập và lưu tại hồ sơ kế toán.

4.4. Chứng từ thanh toán

Ưu tiên thanh toán chuyển khoản cho cá nhân.

Trường hợp thanh toán tiền mặt phải có phiếu chi và chữ ký người nhận tiền, số tiền phù hợp với giao dịch thực tế.

4.5. Biên bản giao nhận hàng hóa

Khuyến khích lập đối với nông sản, phế liệu hoặc hàng hóa số lượng lớn.

Biên bản cần ghi rõ ngày giao, số lượng và tình trạng hàng hóa.

5. THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG

5.1. Hàng mua từ cá nhân không có hóa đơn không được khấu trừ thuế GTGT.

5.2. Giá trị mua vào được hạch toán theo giá thực tế thanh toán.

5.3. Doanh nghiệp bán ra vẫn kê khai và nộp thuế GTGT đầu ra theo quy định.

6. THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP

Chi phí được chấp nhận nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
1. Phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
2. Có đầy đủ chứng từ theo Mục 4.
3. Giá mua phù hợp với giá thị trường.

Cơ quan thuế có quyền loại chi phí nếu giá mua bất thường, giao dịch lặp lại mang tính kinh doanh hoặc không chứng minh được nguồn gốc hàng hóa.

7. LƯU Ý QUAN TRỌNG

7.1. Không chỉ lập bảng kê mà phải có hợp đồng mua bán.
7.2. Không thanh toán tiền mặt số lớn thiếu chứng từ.
7.3. Không thiếu bản photo CCCD của người bán trong hồ sơ.
7.4. Không sử dụng cá nhân bán hàng thường xuyên để né hóa đơn.
7.5. Không kê giá mua cao hơn thực tế.

8. CƠ SỞ PHÁP LÝ

Thông tư 78/2014/TT-BTC (đã hết hiệu lực).
Thông tư 96/2015/TT-BTC (đã hết hiệu lực).
Luật Thuế giá trị gia tăng.
Bộ luật Dân sự 2015.

9. KẾT LUẬN

Mua hàng không có hóa đơn không sai.
Sai là không làm đúng và không đủ hồ sơ.

Doanh nghiệp cần hiểu đúng đối tượng, lập đủ chứng từ và lưu trữ đầy đủ, đặc biệt là CCCD của người bán, để giảm rủi ro khi quyết toán thuế.

Người viết admin: Lan Ngọc

Miễn trừ trách nhiệm
Nội dung trên chỉ mang tính chất chia sẻ và hướng dẫn chung, không thay thế tư vấn pháp lý chính thức. Người áp dụng cần tự đối chiếu quy định pháp luật hiện hành và tự chịu trách nhiệm khi thực hiện.

#tamsucungsep
#thuehkd
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#tuanthuthue

File mẫu

1. Mẫu hợp đồng:
2. Mẫu bảng kê 01 TNDN
3. Mẫu biên bản giao nhận

Sếp muốn làm tiếp thì bắt đầu từ đâu

• Đọc tiếp theo thứ tự: Bắt đầu tại đây — các bài xếp theo trình tự việc, từ đăng ký tới quyết toán.
• Có hồ sơ chưa chắc: gửi tụi mình coi cùng tại hotro.tckn.vn. Coi trước thì sửa được, để tới lúc quyết toán thì chỉ còn biết tiếc.
• Muốn nói chuyện trực tiếp: đặt lịch gặp hoặc gọi 028.710.19.191, nhánh 101.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GHI NHẬN – CHI PHÍ QUÀ TẶNG CHO KHÁCH HÀNG/ĐỐI TÁC

1. Căn cứ pháp lý

• Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC (sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC).
• Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (đã hết hiệu lực).
• Công văn 79109/CT-TTHT (2017).

2. Nguyên tắc

• Quà tặng khách hàng/đối tác bắt buộc phải xuất hóa đơn đầu ra.
• Giá tính thuế GTGT: giá bán của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng.
• Chi phí quà tặng được tính vào chi phí được trừ nếu:
  1. Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
  2. Liên quan đến hoạt động SXKD.
  3. Thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị từng lần từ 05 triệu đồng trở lên (mức cũ là 20 triệu đồng, đã hạ xuống 05 triệu từ 15/12/2025 theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP).

3. Chứng từ cần có

• Hóa đơn mua hàng.
• Hợp đồng mua bán/phiếu đặt hàng.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (khi từ 05 triệu đồng trở lên) (mức cũ 20 triệu đồng). Riêng để khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào thì mọi giá trị đều phải có chứng từ không dùng tiền mặt, không còn ngưỡng nào, theo điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15, áp dụng từ 01/7/2025.
• Quyết định/Thông báo tặng quà.
• Hóa đơn đầu ra xuất cho khách hàng, trên hóa đơn ghi rõ: “Hàng tặng không thu tiền”.

4. Hạch toán kế toán

• Mua về tặng ngay:
  • Nợ TK 641 (chi phí bán hàng)
  • Nợ TK 133 (VAT đầu vào)
  • Có TK 111/112/331 (thanh toán)
  • Có TK 3331 (VAT đầu ra)
• Mua về nhập kho, sau đó xuất tặng:
  • Khi mua: Nợ TK 152, 156; Nợ TK 133 / Có TK 111,112,331.
  • Khi tặng: Nợ TK 641 / Có TK 152,156; Có TK 3331.

Tài liệu tham khảo:

---

Lưu ý:

• Các quy định về hóa đơn, chứng từ, chi phí phúc lợi, hạch toán kế toán có thể thay đổi theo từng thời kỳ. Doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật mới nhất để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
• Kể từ ngày 01/03/2025, Bộ Tài chính đã hợp nhất với Bộ Kế hoạch và Đầu tư thành Bộ Tài chính. Các văn bản do Bộ Tài chính ban hành trước thời điểm này vẫn còn hiệu lực cho đến khi có quy định thay thế.

Hy vọng bài viết trên sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về chứng từ ghi nhận chi phí quà tặng cho nhân viên!

Biểu mẫu tải về cho việc này

Tụi mình soạn sẵn theo văn bản đang còn hiệu lực. Sếp bấm vào tên là tải, mở bằng Word hoặc Google Docs, điền vào chỗ có dấu chấm là dùng được. Không mất phí, không cần đăng ký.

• Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Tổng hợp chứng từ ghi nhận – Chi phí quà tặng cho nhân viên

Việc tặng quà cho nhân viên vào các dịp lễ, Tết, sinh nhật, hiếu hỷ… là hoạt động phổ biến tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên, để khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần lưu ý về căn cứ pháp lý, nguyên tắc, chứng từ và cách hạch toán kế toán như sau:

1. Căn cứ pháp lý

• 1.1. Nghị định 320/2025/NĐ-CP (hiệu lực 15/12/2025, thay Thông tư 96/2015/TT-BTC đã hết hiệu lực) quy định về các khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động.
• 1.2. Thông tư 99/2025/TT-BTC (ban hành 27/10/2025, thay Thông tư 200/2014/TT-BTC) hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.
• 1.3. Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC (hiệu lực 01/07/2026, thay Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định về nội dung, nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ.

2. Nguyên tắc xác định chi phí quà tặng cho nhân viên

• 2.1. Quà tặng cho nhân viên được coi là khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động.
• 2.2. Tổng mức chi có tính chất phúc lợi (bao gồm cả quà tặng) không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN (Nghị định 320/2025/NĐ-CP).
• 2.3. Nếu vượt quá mức này, phần vượt sẽ không được tính vào chi phí được trừ.
• 2.4. Không bắt buộc phải xuất hóa đơn đầu ra khi tặng quà cho nhân viên nếu khoản chi này được hạch toán là chi phí phúc lợi.
• 2.5. Nếu xuất hóa đơn GTGT, trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa cho khách hàng. Trong đó, giá tính thuế GTGT là giá tính thuế của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này

3. Chứng từ cần tổng hợp và lưu trữ:

Để khoản chi quà tặng cho nhân viên được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ sau:

3.1. Chứng từ mua vào

1. Hóa đơn mua hàng: Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng (bánh trung thu, quà Tết, lịch treo tường…).
2. Hợp đồng/phiếu đặt hàng: Nếu có.
3. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng: Bắt buộc với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên, để đủ điều kiện khấu trừ theo quy định về thanh toán không dùng tiền mặt.

3.2. Chứng từ bán ra

1. Hóa đơn GTGT xuất nội bộ: Doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT cho quà tặng nhân viên, ghi rõ:
   • 3.1. Tên hàng hóa quà tặng.
   • 3.2. Giá tính thuế GTGT là giá của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng.
   • 3.3. Các chỉ tiêu về thuế suất, tiền thuế GTGT.
2. Quyết định/Thông báo của Ban giám đốc: Nêu rõ đối tượng, lý do, giá trị và thời gian tặng quà.
3. Danh sách nhân viên nhận quà: Có chữ ký xác nhận.
4. Biên bản giao nhận quà: Nếu có, để minh chứng việc quà đã được phân phát đúng đối tượng.

4. Hạch toán kế toán chi phí quà tặng cho nhân viên

a) Trường hợp mua về tặng ngay cho nhân viên

• 4.1. Khi mua quà tặng:
  • Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
  • 4.2. Nợ TK 133 (Thuế GTGT đầu vào, nếu có)
  • 4.3. Có TK 111/112/331 (Thanh toán tiền mặt, chuyển khoản hoặc công nợ)
• Không cần nhập kho, xuất thẳng cho nhân viên.

b) Trường hợp mua về nhập kho, sau đó xuất tặng

• 4.1. Khi mua quà tặng:
  • Nợ TK 152, 156 (Nguyên vật liệu, hàng hóa)
  • 4.2. Nợ TK 133 (Thuế GTGT đầu vào, nếu có)
  • 4.3. Có TK 111/112/331 (Thanh toán)
• Khi xuất tặng cho nhân viên:
  • 4.1. Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
  • 4.2. Có TK 152, 156 (Xuất kho)

c) Một số lưu ý khác

• 4.1. Nếu quà tặng là hàng hóa, sản phẩm do doanh nghiệp tự sản xuất, khi xuất tặng cho nhân viên, kế toán ghi nhận giá vốn vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
• 4.2. Trường hợp quà tặng là hiện vật có giá trị lớn, cần có thêm biên bản bàn giao, quyết định của lãnh đạo công ty.

5. Một số tình huống thực tế

• 5.1. Nếu doanh nghiệp tặng quà cho nhân viên nhưng không có đầy đủ chứng từ (hóa đơn, quyết định tặng quà, danh sách nhận quà…) thì khoản chi này sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• 5.2. Nếu doanh nghiệp tặng quà cho nhân viên nhưng tổng mức chi phúc lợi vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm thì phần vượt sẽ không được tính vào chi phí được trừ.

6. Kết luận

Để khoản chi quà tặng cho nhân viên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần đảm bảo:

1. Khoản chi có tính chất phúc lợi, tổng mức chi không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm.
2. Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ.
3. Có quyết định/tờ trình tặng quà, danh sách nhận quà có xác nhận của nhân viên.
4. Thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên.

Việc tuân thủ đúng quy định về chứng từ, hạch toán sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hợp lý, hợp lệ và tránh rủi ro về thuế.

---

Tài liệu tham khảo:

• 6.1. Nghị định 320/2025/NĐ-CP
• 6.2. Thông tư 99/2025/TT-BTC
• 6.3. Nghị định 254/2026/NĐ-CP
• 6.4. Thông tư 91/2026/TT-BTC

---

Lưu ý: trạng thái hiệu lực tra ngày 01/10/2026. Sếp tự kiểm lại tại vbpl.vn khi dùng ở thời điểm khác.

Hy vọng bài viết trên sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về chứng từ ghi nhận chi phí quà tặng cho nhân viên!

Biểu mẫu tải về cho việc này

Tụi mình soạn sẵn theo văn bản đang còn hiệu lực. Sếp bấm vào tên là tải, mở bằng Word hoặc Google Docs, điền vào chỗ có dấu chấm là dùng được. Không mất phí, không cần đăng ký.

• 6.1. Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi
• 6.2. Bảng chấm công theo ngày
• 6.3. Bảng chấm công theo giờ
• 6.4. Bảng thanh toán tiền lương
• 6.5. Bảng chấm chỉ tiêu công việc
• 6.6. Quyết định điều chỉnh tiền lương

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

Sếp muốn làm tiếp thì bắt đầu từ đâu

• Đọc tiếp theo thứ tự: Bắt đầu tại đây — các bài xếp theo trình tự việc, từ đăng ký tới quyết toán.
• Có hồ sơ chưa chắc: gửi tụi mình coi cùng tại hotro.tckn.vn. Coi trước thì sửa được, để tới lúc quyết toán thì chỉ còn biết tiếc.
• Muốn nói chuyện trực tiếp: đặt lịch gặp hoặc gọi 028.710.19.191, nhánh 101.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

Sếp muốn làm tiếp thì bắt đầu từ đâu

• Đọc tiếp theo thứ tự: Bắt đầu tại đây — các bài xếp theo trình tự việc, từ đăng ký tới quyết toán.
• Có hồ sơ chưa chắc: gửi tụi mình coi cùng tại hotro.tckn.vn. Coi trước thì sửa được, để tới lúc quyết toán thì chỉ còn biết tiếc.
• Muốn nói chuyện trực tiếp: đặt lịch gặp hoặc gọi 028.710.19.191, nhánh 101.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

Sếp muốn làm tiếp thì bắt đầu từ đâu

• Đọc tiếp theo thứ tự: Bắt đầu tại đây — các bài xếp theo trình tự việc, từ đăng ký tới quyết toán.
• Có hồ sơ chưa chắc: gửi tụi mình coi cùng tại hotro.tckn.vn. Coi trước thì sửa được, để tới lúc quyết toán thì chỉ còn biết tiếc.
• Muốn nói chuyện trực tiếp: đặt lịch gặp hoặc gọi 028.710.19.191, nhánh 101.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

Sếp muốn làm tiếp thì bắt đầu từ đâu

• Đọc tiếp theo thứ tự: Bắt đầu tại đây — các bài xếp theo trình tự việc, từ đăng ký tới quyết toán.
• Có hồ sơ chưa chắc: gửi tụi mình coi cùng tại hotro.tckn.vn. Coi trước thì sửa được, để tới lúc quyết toán thì chỉ còn biết tiếc.
• Muốn nói chuyện trực tiếp: đặt lịch gặp hoặc gọi 028.710.19.191, nhánh 101.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

Sếp muốn làm tiếp thì bắt đầu từ đâu

• Đọc tiếp theo thứ tự: Bắt đầu tại đây — các bài xếp theo trình tự việc, từ đăng ký tới quyết toán.
• Có hồ sơ chưa chắc: gửi tụi mình coi cùng tại hotro.tckn.vn. Coi trước thì sửa được, để tới lúc quyết toán thì chỉ còn biết tiếc.
• Muốn nói chuyện trực tiếp: đặt lịch gặp hoặc gọi 028.710.19.191, nhánh 101.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

Một công ty xây dựng có 4 người ký hợp đồng lao động, còn lại là 20 thợ và phụ hồ gọi theo công trình, trả tiền mặt cuối tuần. Sổ sách ghi chi phí tiền công 2,4 tỷ đồng trong năm. Tới kỳ quyết toán, cơ quan thuế loại gần hết phần 20 người kia. Không phải vì công ty khai gian — người ta làm thật, tiền trả thật. Mà vì không có giấy nào chứng minh ai làm, làm gì, trả bao nhiêu, trả bằng cách nào.

Mất tiền hai lần: lần một trả tiền công cho thợ, lần hai nộp thêm thuế thu nhập doanh nghiệp vì khoản đó bị loại, cộng tiền chậm nộp.

Tình huống trên tụi mình dựng lại từ dạng hồ sơ hay gặp nhất khi soát sổ sách, không phải của một khách cụ thể nào.

Bài này tụi mình gom đủ mọi cách trả tiền cho người làm mà một doanh nghiệp hay hộ kinh doanh có thể dùng: lương tháng, lương theo giờ, lương theo sản phẩm, lương khoán, khoán việc từng lần, thợ và phụ hồ gọi theo ngày, thử việc, người nước ngoài, cộng tác viên. Mỗi dạng cần giấy gì, thiếu giấy nào thì mất tiền chỗ nào.

1. Trước khi làm hồ sơ, phải biết mình đang trả tiền cho NGƯỜI NÀO

Đây là chỗ sai gốc của phần lớn bộ hồ sơ tụi mình soát. Kế toán làm một bộ giấy giống nhau cho mọi người, trong khi luật đòi ba nhóm khác nhau.

1.1. Người lao động của mình — có quan hệ lao động, chịu sự quản lý điều hành, làm theo giờ mình phân. Nhóm này đi theo Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14: phải có hợp đồng lao động, phải đóng bảo hiểm, tính thuế thu nhập cá nhân theo biểu luỹ tiến.

1.2. Người nhận làm một việc rồi giao kết quả — khoán việc, thuê dịch vụ. Nhóm này đi theo Bộ luật Dân sự, không phải quan hệ lao động. Không đóng bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân khấu trừ theo tỷ lệ.

1.3. Người bán dịch vụ có đăng ký — hộ kinh doanh, cá nhân có mã số thuế và xuất được hoá đơn. Nhóm này là mua dịch vụ, cần hoá đơn như mọi nhà cung cấp khác.

2. Điều kiện chung: chi phí lương muốn được trừ phải qua ba cửa

Căn cứ Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Ba cửa này áp cho mọi khoản chi, không riêng tiền lương:

2.1. Thực tế phát sinh, liên quan hoạt động sản xuất kinh doanh. Người đó phải có làm việc thật cho mình.

2.2. Có đủ hoá đơn, chứng từ theo pháp luật về kế toán. Với tiền lương thì “chứng từ” là bộ hồ sơ ở mục 3 và mục 4 bên dưới.

2.3. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với khoản chi từng lần từ 05 triệu đồng trở lên — điểm c khoản 1 Điều 9.

3. Bộ hồ sơ NỀN — tám văn bản mọi doanh nghiệp có người làm đều phải có

Đây là phần khung, làm một lần rồi cập nhật khi có thay đổi. Thiếu phần này thì mọi hồ sơ từng người bên dưới đều lung lay.

3.1. Quy chế tài chính. Ghi rõ doanh nghiệp chi những khoản gì cho người lao động, mức bao nhiêu, ai duyệt.

3.2. Quy chế tiền lương, thưởng, công tác phí, phúc lợi. Đây là văn bản quan trọng nhất và cũng là văn bản hay thiếu nhất.

3.3. Thang lương, bảng lương và định mức lao động do doanh nghiệp tự xây dựng. Theo Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp không phải đăng ký với cơ quan quản lý lao động nữa, nhưng phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động và công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Vậy nên bộ này phải có ba giấy: quyết định ban hành, biên bản lấy ý kiến, biên bản niêm yết công khai.

3.4. Thoả ước lao động tập thể — nếu có.

3.5. Nội quy lao động. Doanh nghiệp từ 10 người lao động trở lên phải ban hành bằng văn bản.

3.6. Sổ quản lý lao động. Phải lập trong 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động. Không lập bị phạt tiền theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

3.7. Bảng chấm công từng tháng — có ký của người phụ trách.

3.8. Bảng thanh toán tiền lương từng tháng — có ký nhận, hoặc chứng từ chuyển khoản thay cho ký nhận.

4. Hồ sơ theo TỪNG DẠNG trả tiền — phần anh chị cần nhất

Mục này đi từ dạng phổ biến nhất tới dạng khó nhất. Mỗi dạng tụi mình ghi: bản chất pháp lý · giấy cần có · thuế thu nhập cá nhân · bảo hiểm · bẫy hay chết.

4.1. Lương tháng theo hợp đồng lao động

Bản chất: quan hệ lao động. Từ 01/01/2021, Bộ luật Lao động 2019 chỉ còn hai loại hợp đồng tại Điều 20: không xác định thời hạn và xác định thời hạn không quá 36 tháng.

Giấy cần có cho từng người:

• 4.1.1. Hợp đồng lao động, ghi rõ mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, kỳ hạn trả lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác — đây là nội dung bắt buộc của hợp đồng.
• 4.1.2. Sơ yếu lý lịch, bản sao thẻ căn cước, bằng cấp hoặc chứng chỉ hành nghề nếu công việc đòi.
• 4.1.3. Giấy khám sức khoẻ, với công việc pháp luật yêu cầu.
• 4.1.4. Phụ lục hợp đồng, quyết định tăng lương, quyết định bổ nhiệm — mỗi lần thay đổi phải có giấy.
• 4.1.5. Mã số thuế thu nhập cá nhân, giấy tờ người phụ thuộc nếu tính giảm trừ gia cảnh.
• 4.1.6. Bảng chấm công, bảng lương, chứng từ trả tiền.

Thuế thu nhập cá nhân: tính theo biểu luỹ tiến từng phần, sau khi trừ giảm trừ gia cảnh và các khoản bảo hiểm bắt buộc.

Bảo hiểm: đóng bắt buộc, xem mục 6.

4.2. Lương theo thời gian ngắn hơn tháng: theo tuần, theo ngày, theo giờ

Bản chất: vẫn là quan hệ lao động, vẫn ký hợp đồng lao động. “Lương theo giờ” là hình thức trả lương, không phải loại hợp đồng khác.

Bộ luật Lao động 2019 cho phép ba hình thức trả lương: theo thời gian (giờ, ngày, tuần, tháng), theo sản phẩm, và theo khoán. Hai bên chọn hình thức nào thì ghi vào hợp đồng.

Giấy cần thêm so với mục 4.1:

• 4.2.1. Hợp đồng ghi rõ đơn giá một giờ và cách tính, không ghi lương tháng rồi chia ngược.
• 4.2.2. Bảng chấm công theo giờ — ghi giờ vào, giờ ra từng ngày. Đây là chứng từ gốc, thiếu là không chứng minh được số tiền.
• 4.2.3. Nếu làm không đủ giờ theo tuần thì ghi rõ là làm việc không trọn thời gian, vì mức lương này ảnh hưởng tới nghĩa vụ bảo hiểm.

4.3. Người làm ngắn hạn, làm không trọn thời gian — và bẫy bảo hiểm

Đây là chỗ nhiều doanh nghiệp còn làm theo quy định cũ.

Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15, hiệu lực từ 01/07/2025, mở rộng đối tượng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, trong đó có:

• 4.3.1. Người làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn từ 01 tháng trở lên.
• 4.3.2. Người làm việc không trọn thời gian có tiền lương trong tháng bằng hoặc cao hơn mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc thấp nhất.
• 4.3.3. Chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh — nhóm này trước đây không thuộc diện bắt buộc.
• 4.3.4. Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý hợp tác xã không hưởng tiền lương.

4.4. Thử việc

Bản chất: có thể ký hợp đồng thử việc riêng, hoặc ghi nội dung thử việc trong hợp đồng lao động. Tiền lương thử việc ít nhất 85% mức lương của công việc đó.

Thời gian thử việc tối đa theo Điều 25 Bộ luật Lao động 2019: 180 ngày với người quản lý doanh nghiệp · 60 ngày với chức danh cần trình độ từ cao đẳng trở lên · 30 ngày với trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ · không quá 06 ngày làm việc với công việc khác.

Giấy cần có: hợp đồng thử việc hoặc điều khoản thử việc, bảng chấm công, bảng lương, chứng từ trả tiền, và thông báo kết quả thử việc khi kết thúc.

4.5. Lương khoán và lương theo sản phẩm (người của mình, nhưng trả theo kết quả)

Bản chất: vẫn là người lao động của mình, chỉ khác cách tính tiền. Đừng lẫn với khoán việc ở mục 4.6.

Giấy cần thêm:

• 4.5.1. Định mức lao động — làm bao nhiêu sản phẩm trong một giờ, một ngày. Đây là văn bản trụ, phải có trước.
• 4.5.2. Đơn giá từng loại sản phẩm hoặc từng đầu việc, ban hành bằng quyết định.
• 4.5.3. Phiếu ghi sản lượng hoặc biên bản xác nhận khối lượng từng người từng kỳ, có ký của người kiểm.
• 4.5.4. Bảng lương tính từ sản lượng nhân đơn giá, khớp với phiếu sản lượng.

4.6. Khoán việc từng lần với cá nhân — nhóm thợ, phụ hồ, người làm tự do

Đây là mục anh chị làm nghề xây dựng, sản xuất, vận tải cần đọc kỹ nhất.

Bản chất: hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng gia công theo Bộ luật Dân sự — người ta nhận làm xong một việc rồi giao kết quả, tự lo cách làm và giờ làm. Không phải quan hệ lao động, nên không đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho họ.

Bộ giấy đủ cho một lần khoán việc:

• 4.6.1. Hợp đồng khoán việc — ghi rõ công việc, khối lượng, thời hạn, giá khoán, và điều khoản khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tại nguồn.
• 4.6.2. Biên bản bàn giao mặt bằng, vật tư, hoặc hồ sơ ban đầu — nếu có.
• 4.6.3. Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành, có ký hai bên. Đây là chứng từ chứng minh việc đã làm thật.
• 4.6.4. Bản sao thẻ căn cước của người nhận khoán.
• 4.6.5. Chứng từ thanh toán. Từ 05 triệu đồng mỗi lần là phải chuyển khoản, đừng trả tiền mặt.
• 4.6.6. Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cấp cho người nhận khoán.
• 4.6.7. Danh sách người làm nếu người nhận khoán dẫn theo một nhóm — để chứng minh số người khớp với khối lượng.

Thuế thu nhập cá nhân với người nhận khoán: tổ chức trả tiền cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì khấu trừ 10% trên thu nhập trước khi trả.

4.7. Thuê hộ kinh doanh hoặc cá nhân có mã số thuế, xuất được hoá đơn

Bản chất: đây là mua dịch vụ, không phải trả công. Đội thợ có đăng ký hộ kinh doanh thì đi đường này, hồ sơ nhẹ hơn và an toàn hơn nhiều.

Giấy cần có: hợp đồng dịch vụ · hoá đơn của hộ kinh doanh · biên bản nghiệm thu · chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu từ 05 triệu đồng.

Doanh nghiệp không khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong trường hợp này, vì hộ kinh doanh tự khai thuế của họ.

4.8. Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam

Giấy cần thêm: giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép · hợp đồng lao động · với người được điều chuyển trong nội bộ tập đoàn thì có văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử sang — văn bản này được luật công nhận thay hợp đồng lao động khi xét chi phí được trừ, theo điểm b khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025.

Hai khoản riêng được luật cho phép, nếu ghi trong hợp đồng lao động và có đủ hoá đơn chứng từ:

• 4.8.1. Tiền học cho con của người nước ngoài học tại Việt Nam, bậc mầm non đến trung học phổ thông — điểm b1.
• 4.8.2. Tiền nhà doanh nghiệp trả cho người lao động, mang tính chất tiền lương tiền công — điểm b2.

4.9. Cộng tác viên, người làm theo dự án, người giới thiệu khách

Xét theo phép thử ở mục 1: không chịu sự quản lý điều hành thì đi theo mục 4.6 — hợp đồng dịch vụ, khấu trừ theo tỷ lệ, có biên bản xác nhận công việc. Chi hoa hồng cho cá nhân cũng theo đường này.

5. Các khoản chi cho người lao động KHÔNG được trừ — bảng tra nhanh

Toàn bộ mục này căn cứ khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Đây là danh sách cơ quan thuế soi khi kiểm tra.

Điểm	Khoản chi không được trừ	Cách làm cho đúng
a	Tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác đã hạch toán vào chi phí nhưng thực tế không chi trả, hoặc không có chứng từ thanh toán	Trích trước rồi phải chi thật. Cuối năm còn dư phải rà lại. Mọi khoản đã trả phải có chứng từ.
b	Tiền lương, tiền công, tiền thưởng không ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại hợp đồng lao động, thoả ước lao động tập thể, quy chế tài chính, hoặc quy chế thưởng	Ban hành quy chế trước khi chi. Ghi rõ ai được, bao nhiêu, điều kiện gì.
d	Tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân; tiền lương của chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một cá nhân làm chủ; thù lao cho sáng lập viên, thành viên hội đồng thành viên, hội đồng quản trị không trực tiếp tham gia điều hành	Chỗ này mất tiền nhiều nhất ở doanh nghiệp nhỏ. Chủ công ty một thành viên tự trả lương cho mình thì khoản đó không được trừ, dù có ký hợp đồng lao động với chính mình.
đ	Trang phục bằng hiện vật không có hoá đơn; trang phục bằng tiền vượt quá 05 triệu đồng một người một năm	Chi bằng tiền thì giữ trong 05 triệu một người một năm. Chi bằng hiện vật thì bắt buộc có hoá đơn, và phần hiện vật không bị giới hạn mức.
e	Chi thưởng sáng kiến, cải tiến mà doanh nghiệp không có quy chế quy định cụ thể	Có quy chế thưởng sáng kiến, và có hội đồng nghiệm thu sáng kiến.

6. Ba mức trần phải nhớ — vượt là mất phần vượt

Khoản chi	Mức trần	Căn cứ
6.1. Các khoản có tính chất phúc lợi trực tiếp: đám hiếu hỷ của bản thân và gia đình người lao động, nghỉ mát, hỗ trợ khám chữa bệnh, hỗ trợ học tập, hỗ trợ gia đình bị thiên tai địch hoạ tai nạn ốm đau, khen thưởng con người lao động học tốt, hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ tết, bảo hiểm tai nạn tự nguyện, bảo hiểm sức khoẻ	01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế	Điểm d khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025
6.2. Trang phục bằng tiền	05 triệu đồng một người một năm	Điểm đ khoản 8 Điều 10
6.3. Đóng góp bảo hiểm hưu trí bổ sung, quỹ có tính chất an sinh xã hội, bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động	05 triệu đồng một tháng một người	Điểm đ khoản 8 Điều 10

Cách tính 01 tháng lương bình quân theo điểm d1: quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia cho 12 tháng. Doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì chia theo số tháng hoạt động thực tế.

7. Chi phí đào tạo nghề cho người lao động — hồ sơ bốn giấy

Theo khoản 3 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC, hồ sơ khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề nghiệp gồm:

• 7.1. Hợp đồng lao động, hoặc thoả ước lao động tập thể, hoặc quy chế tài chính có quy định về chi đào tạo. Quy định này bao gồm cả trường hợp cho phép người lao động tự thanh toán bằng phương thức không dùng tiền mặt rồi doanh nghiệp hoàn lại cũng bằng phương thức không dùng tiền mặt.
• 7.2. Quyết định của người có thẩm quyền phê duyệt danh sách cử người lao động đi học.
• 7.3. Hồ sơ đăng ký học của người lao động, bản sao.
• 7.4. Văn bằng, chứng chỉ xác nhận kết quả học tập. Không có văn bằng chứng chỉ thì phải có giấy xác nhận của cơ sở đào tạo, hoặc danh sách người lao động đã tham gia.

Yêu cầu 7.4 là điểm mới so với quy định cũ. Cho người đi học mà không lấy được giấy chứng nhận kết quả thì phải xin bằng được giấy xác nhận, đừng để trống.

8. Giảm trừ thuế thu nhập cá nhân cho khoản chi y tế và giáo dục — hướng dẫn mới nhất

Đây là phần của người lao động, không phải của doanh nghiệp. Nhưng người làm nhân sự và kế toán phải biết, vì nhân viên sẽ hỏi, và vì có một chỗ dễ làm sai ở bước quyết toán.

Căn cứ: Công văn số 47199/HAN-QLDN5 ngày 18/09/2026 của cơ quan thuế Hà Nội, hướng dẫn giảm trừ thuế thu nhập cá nhân đối với các khoản chi cho y tế và giáo dục.

Khoản chi	Mức giảm trừ một năm	Phạm vi
8.1. Chi cho y tế	tối đa 23 triệu đồng	Dịch vụ y tế tại cơ sở trong nước, thuộc phạm vi được bảo hiểm y tế chi trả
8.2. Chi cho giáo dục, đào tạo	tối đa 24 triệu đồng	Mầm non, giáo dục phổ thông, giáo dục nghề nghiệp, đại học và đào tạo kỹ năng chuyên môn khác, tại cơ sở trong nước

Ba điều kiện bắt buộc:

• 8.3. Có hoá đơn, chứng từ hợp lệ, trên đó ghi thông tin của người nộp thuế hoặc người phụ thuộc. Hoá đơn ghi tên người khác thì không dùng được.
• 8.4. Riêng chi phí y tế phải có bảng kê chi tiết các khoản chi theo quy định của Bộ Y tế.
• 8.5. Khoản chi không được do bên thứ ba chi trả — không phải do bảo hiểm chi trả, không do ngân sách hỗ trợ, không do doanh nghiệp trả thay.

Việc của doanh nghiệp trong mục này: thông báo cho người lao động biết hai khoản giảm trừ trên và điều kiện tự quyết toán; giữ lại chứng từ các khoản doanh nghiệp đã chi thay cho nhân viên về y tế và học phí, để nhân viên không khai trùng.

Công văn là văn bản hướng dẫn của một cơ quan thuế, áp dụng cho trường hợp được hỏi. Trước khi áp cho hồ sơ của mình, Sếp đối chiếu lại quy định gốc về giảm trừ tại pháp luật thuế thu nhập cá nhân đang có hiệu lực, hoặc nhắn tụi mình xem cùng.

9. Hạch toán — tách theo bảy chế độ kế toán, đừng dùng chung một bộ tài khoản

Mỗi loại đơn vị áp một chế độ kế toán khác nhau, số hiệu tài khoản khác nhau. Dưới đây là bảng tra để khỏi ghi sai tài khoản.

Áp dụng cho	Văn bản	Ban hành · hiệu lực	Tài khoản dùng cho lương và bảo hiểm
9.1. Doanh nghiệp nói chung (thay Thông tư 200/2014)	Thông tư 99/2025/TT-BTC	Ban hành 27/10/2025 · hiệu lực 01/01/2026	Phải trả người lao động · các khoản phải trả, phải nộp khác cho phần bảo hiểm · chi phí theo bộ phận sử dụng lao động
9.2. Doanh nghiệp nhỏ và vừa	Thông tư 133/2016/TT-BTC — còn hiệu lực	Ban hành 26/08/2016 · hiệu lực 01/01/2017	Tài khoản 334 phải trả người lao động · 338 phải trả khác · chi phí gộp vào 642 chi phí quản lý kinh doanh, hoặc 154 nếu là chi phí sản xuất
9.3. Doanh nghiệp siêu nhỏ (thay Thông tư 132/2018)	Thông tư 58/2026/TT-BTC	Ban hành 25/05/2026 · hiệu lực 01/07/2026	Đơn vị nộp thuế theo tỷ lệ trên doanh thu không phải ghi kép, chỉ ghi sổ theo dõi tiền lương thực trả
9.4. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (thay Thông tư 88/2021)	Thông tư 152/2025/TT-BTC	Ban hành 31/12/2025 · hiệu lực 01/01/2026	Ghi vào Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh, có cột riêng cho chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương
9.5. Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã	Thông tư 71/2024/TT-BTC	Ban hành 01/10/2024 · hiệu lực 01/01/2025	Tài khoản 334 và 338, có mục riêng cho thù lao thành viên hội đồng quản trị hợp tác xã
9.6. Đơn vị hành chính, sự nghiệp	Thông tư 24/2024/TT-BTC	Ban hành 17/04/2024 · hiệu lực 01/01/2025	Tài khoản 334 phải trả người lao động · 332 các khoản phải nộp theo lương
9.7. Doanh nghiệp siêu nhỏ vẫn đang theo chế độ cũ trong giai đoạn chuyển tiếp	Thông tư 132/2018/TT-BTC (đã hết hiệu lực từ 01/07/2026)	—	Chỉ dùng cho kỳ kế toán trước 01/07/2026. Sau mốc đó chuyển sang 8.3

Ba bút toán khung, áp cho đơn vị ghi kép (8.1, 8.2, 8.5, 8.6):

• Khi tính lương phải trả: ghi Nợ tài khoản chi phí theo bộ phận sử dụng lao động, ghi Có tài khoản phải trả người lao động.
• Khi trích bảo hiểm phần doanh nghiệp chịu: ghi Nợ tài khoản chi phí, ghi Có tài khoản phải trả phải nộp khác.
• Khi trừ vào lương phần người lao động chịu và thuế thu nhập cá nhân: ghi Nợ tài khoản phải trả người lao động, ghi Có tài khoản phải trả phải nộp khác và tài khoản thuế phải nộp.

10. Bảy lỗi làm mất chi phí lương, gặp nhiều nhất khi tụi mình soát sổ

• 10.1. Có bảng lương nhưng không có quy chế lương thưởng. Mất phần thưởng.
• 10.2. Chủ công ty một thành viên tự trả lương cho mình rồi đưa vào chi phí. Mất toàn bộ khoản đó theo điểm d khoản 8 Điều 10.
• 10.3. Trả tiền công từ 05 triệu đồng bằng tiền mặt. Mất vì thiếu chứng từ không dùng tiền mặt.
• 10.4. Thuê thợ tự do mà không khấu trừ 10%, không có bảng kê Mẫu 02/TNDN. Mất chi phí, lại bị truy thu thuế thu nhập cá nhân.
• 10.5. Ký “hợp đồng khoán việc” cho người thực chất là người lao động để né bảo hiểm. Bị truy thu bảo hiểm và tiền chậm nộp, chưa kể tiền phạt.
• 10.6. Còn dùng mẫu “hợp đồng thời vụ”, loại hợp đồng đã bị bỏ từ 01/01/2021.
• 10.7. Trích trước lương tháng 13 rồi không chi, hoặc chi sang năm sau mà không rà lại. Mất theo điểm a khoản 8 Điều 10.

11. Việc cần làm ngay trong tuần này

• 11.1. Mở danh sách người đang trả tiền, chia làm ba nhóm theo mục 1. Nhóm nào đang sai giấy tờ thì ghi ra.
• 11.2. Kiểm xem có quy chế tiền lương thưởng chưa. Chưa có thì làm ngay, vì quy chế phải có trước khi chi.
• 11.3. Rà mọi khoản trả từ 05 triệu đồng trong năm, xem còn khoản nào trả tiền mặt.
• 11.4. Nếu công ty là trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một cá nhân làm chủ, kiểm ngay xem sổ sách có đang ghi lương cho chủ không.
• 11.5. Rà hợp đồng từ 01 tháng trở lên và người làm bán thời gian, xem đã khai bảo hiểm đủ theo Luật 41/2024 chưa.
• 11.6. Cộng lại các khoản phúc lợi đã chi trong năm, so với 01 tháng lương bình quân. Sắp vượt thì dừng.
• 11.7. Bỏ mọi mẫu hợp đồng thời vụ và mọi chỗ còn ghi mốc 20 triệu đồng trong sổ tay nội bộ.

12. Sếp cần tụi mình xem cùng thì làm ba bước này

Bước 1 — làm thử ngay trên công cụ tụi mình đã dựng. Màn Chấm công và tính lương trong phần mềm của tụi mình có sẵn: thang lương bảng lương, định mức lao động, biên bản lấy ý kiến, biên bản niêm yết công khai, bảng lương từng tháng, phần soát chi phí được trừ, và bảng khung phạt để biết thiếu giấy nào thì phạt bao nhiêu. Sếp mở tại crm2.tckn.vn/cham-cong-tinh-luong.

Bước 2 — mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, tự xem tủ hồ sơ công ty mình đang có giấy gì, thiếu giấy gì trong ngăn Lao động và bảo hiểm.

Bước 3 — nhắn tụi mình xem cùng. Sếp gửi tụi mình bộ hồ sơ nhân sự đang vướng, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van. Tụi mình soát theo đúng bảng ở mục 5 và mục 6, chỉ ra chỗ nào sắp mất tiền.

Tải văn bản mẫu — điền là dùng được ngay

Tụi mình soạn sẵn chín biểu mẫu dưới đây theo đúng các văn bản đang còn hiệu lực tại ngày 28/09/2026. Sếp bấm vào tên là tải về, mở bằng Word hoặc Google Docs, điền vào chỗ có dấu chấm là dùng được. Tải không mất phí, không cần đăng ký.

#	Tên biểu mẫu	Dùng khi nào
1	Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi	Văn bản quan trọng nhất. Thiếu nó thì tiền thưởng và phúc lợi không được trừ, theo điểm b khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025. Có sẵn bảng điền điều kiện hưởng và mức hưởng từng khoản.
2	Bảng chấm công theo ngày	Đủ 31 ngày, có ký hiệu chấm công và cột công thêm giờ.
3	Bảng chấm công theo giờ	Dành cho đơn vị trả lương theo giờ. Có cột giờ vào, giờ ra từng ngày — thiếu cột này thì không chứng minh được số tiền đã trả.
4	Bảng thanh toán tiền lương	Đủ cột phụ cấp, thưởng, bảo hiểm người lao động đóng, thuế thu nhập cá nhân, thực lĩnh, ký nhận.
5	Bảng chấm chỉ tiêu công việc	Chấm theo trọng số, quy ra điểm và xếp loại. Đây là giấy chứng minh điều kiện được hưởng của khoản thưởng theo chỉ tiêu.
6	Hợp đồng khoán việc	Dùng cho nhóm thợ, phụ hồ, người làm tự do. Có sẵn điều khoản khấu trừ thuế 10% và cảnh báo khi nào giấy này không đứng được.
7	Biên bản nghiệm thu khối lượng	Đi kèm hợp đồng khoán việc. Đây là chứng từ chứng minh công việc đã làm thật.
8	Bảng kê thu mua — Mẫu số 02/TNDN	Dùng khi mua hàng hoá, dịch vụ của cá nhân hoặc hộ kinh doanh không có hoá đơn. Mẫu 02/TNDN của Thông tư 20/2026, không phải 01/TNDN của thông tư cũ đã hết hiệu lực.
9	Quyết định điều chỉnh tiền lương	Có bảng so mức cũ và mức mới, kèm nhắc ký phụ lục hợp đồng.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chia sẻ kiến thức tại thời điểm đăng ngày 28/09/2026, không thay cho ý kiến tư vấn cho một hồ sơ cụ thể. Văn bản pháp luật có thể được sửa, thay hoặc bãi bỏ sau ngày đăng. Trước khi áp dụng, Sếp đối chiếu lại bản gốc của văn bản đang còn hiệu lực, hoặc nhắn tụi mình xem cùng hồ sơ của công ty mình.

#tuanthuthue #hoachdinhthue #taichinhkhoinghiep