Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ và cách đặt tên

I. NGUYÊN TẮC CHUNG

1. Phân loại theo năm tài chính:

• VD: 2024_KETOAN; 2025_KETOAN

2. Trong mỗi năm, chia thành các nhóm hồ sơ chính như sau:

• 2.1 BAN HANG: Hợp đồng bán, Hóa đơn bán hàng, Biên bản đối soát / nghiệm thu, Chứng từ khác
• 2.2 MUA HANG: Hợp đồng mua, Hóa đơn mua hàng, Biên bản đối soát / nghiệm thu, Chứng từ khác
• 2.3 TIEN: Phiếu thu – chi, Sao kê ngân hàng
• 2.4 NHAN SU: Hợp đồng lao động, căn cước công dân, Hồ sơ BHXH, Chứng từ khác
• 2.5 TAI SAN_VON: Hợp đồng mua sắm tài sản, hồ sơ thành lập công ty, Chứng từ khác

3. Quy tắc đặt tên file

• Không để dấu
• Không có ký tự đặc biệt

II. CẤU TRÚC THƯ MỤC

FOLDER 2025_KETOAN

1. BAN HANG

• 1.1 HOP DONG
  • 251030_HDBAN_NGUYEN VAN A251031_HDBAN_NGUYEN VAN B
  • Cấu trúc khuyến khích dùng: [YYMMDD]_HDBAN_TENKH
• 1.2 HOA DON
  • 251030_10000_NGUYEN VAN A
  • 251031_10001_NGUYEN VAN B
  • Cấu trúc khuyến khích dùng: [YYMMDD]_SO HOA DON_TENKH
• 1.3 BIEN BAN NGHIEM THU
  • 251030_NGHIEM THU_NGUYEN VAN A
  • 251031_NGHIEM THU_NGUYEN VAN B
  • Cấu trúc khuyến khích dùng: [YYMMDD]_NGHIEM THU_TENKH
• 1.4 BIEN BAN DOI SOAT
  • 251030_DOI_SOAT_NGUYEN VAN A
  • 251030_DOI_SOAT_NGUYEN VAN B
  • Cấu trúc khuyến khích dùng: [YYMMDD]_DOI_SOAT_TENKH
• 1.5 CHUNG TU KHAC
  • Cấu trúc khuyến khích dùng: [YYMMDD]_TEN HO SO

2. MUA_HANG

• 2.1 HOP DONG
  • 251030_HDMUA_NGUYEN VAN A251031_HDMUA_NGUYEN VAN B
  • Cấu trúc khuyến khích dùng: [YYMMDD]_HDMUA_TENNCC
• 2.2 HOA DON
  • 251030_10000_NGUYEN VAN A
  • 251031_10001_NGUYEN VAN B
  • Cấu trúc khuyến khích dùng: [YYMMDD]_SO HOA DON_TENNCC
• 2.3 BIEN BAN NGHIEM THU
  • 251030_NGHIEM THU_NGUYEN VAN A
  • 251031_NGHIEM THU_NGUYEN VAN B
  • Cấu trúc khuyến khích dùng: [YYMMDD]_NGHIEM THU_TENNCC
• 2.4 BIEN BAN DOI SOAT
  • 251030_DOI_SOAT_NGUYEN VAN A
  • 251030_DOI_SOAT_NGUYEN VAN B
  • Cấu trúc khuyến khích dùng: [YYMMDD]_DOI_SOAT_TENNCC
• 2.5 CHUNG TU KHAC
  • Cấu trúc khuyến khích dùng: [YYMMDD]_TEN HO SO

3. TIEN

• 3.1 TIEN MAT
  • 3.1.1 Phieu thu
    • 251030_PHIEU_THU_NGUYEN VAN A
    • Cấu trúc khuyến khích dùng: [YYMMDD]_PHIEU_THU_Tên người nộp tiền
  • 3.1.2 Phieu chi
    • 251030_PHIEU_CHI_NGUYEN VAN A
    • Cấu trúc khuyến khích dùng: [YYMMDD]_PHIEU_THU_Tên người nhận tiền
• 3.2 NGAN HANG
  • 3.2.1 Sao ke ngan hang
    • 2510_ACB_12345678
    • Cấu trúc khuyến khích dùng: [YYMM]_TEN_NGAN_HANG_Số tài khoản (nếu có nhiều số Tài khoản trong cùng 01 ngân hàng)

4. NHAN SU

• 4.1 HOP DONG LAO DONG
• 4.2 CCCD
• 4.3 BHXH

5. TAI SAN VA VON

• 5.1 VON THANH LAP CONG TY
• 5.2 HO SO MUA TSCD

Was this helpful?

YesNo

0 / 0