Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ và cách đặt tên — theo đúng sáu ngăn tủ hồ sơ trên cổng khách hàng

image_print 237
image_print 236
image_print 236
image_print 236
image_print 236

Cơ quan thuế kiểm tra năm nay, hỏi tập chứng từ của bốn năm trước. Sếp mở ổ đĩa ra: thư mục tên moi nhat, bên cạnh là ban cuoi, rồi ban cuoi 2, rồi ban cuoi sua lai. Người làm hồ sơ đó đã nghỉ việc từ lâu.

Chứng từ có đủ. Nhưng không ai chỉ ra được bản nào là bản đúng.

Lưu trữ hỏng thì không mất giấy, chỉ mất thứ khác: mất thời gian giải trình, mất luôn sự tin cậy của con số.

Bài này ghi cách xếp hồ sơ theo đúng tủ hồ sơ Sếp đang có trên cổng khách hàng, kèm thời hạn lưu theo luật và cách đặt tên để năm năm sau mở ra vẫn tìm được.

1. Tủ hồ sơ của Sếp đã chia sẵn sáu ngăn

Nếu Sếp đang dùng dịch vụ của tụi mình thì không phải tự nghĩ ra khung. Tủ hồ sơ trên cổng khách hàng hotro.tckn.vn đã chia sẵn, mỗi ngăn có thời hạn lưu riêng theo luật:

Ngăn Đựng gì Thời hạn lưu
1.1. Pháp Lý Giấy đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, thay đổi đăng ký kinh doanh, giấy phép con 10 năm — khoản 4 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP
1.2. Sổ Sách Sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán 10 năm — Điều 13
1.3. Chứng Từ Hoá đơn, phiếu thu chi, phiếu nhập xuất kho, sao kê ngân hàng 5 năm — Điều 12
1.4. Thuế Tờ khai đã nộp, thông báo của cơ quan thuế, biên lai nộp thuế 10 năm — Điều 13
1.5. Bảo hiểm xã hội Hồ sơ báo tăng báo giảm, sổ bảo hiểm, quyết định hưởng chế độ Pháp luật kế toán chưa quy định riêng — tụi mình khuyên giữ bằng thời gian làm việc của người lao động cộng thêm, vì hồ sơ này còn dùng khi họ nghỉ hưu
1.6. Quy trình kế toán Quy chế nội bộ, quy trình làm việc. Ngăn này dùng trong nội bộ, khách không thấy Nội bộ tự đặt

Chứng từ 5 năm, còn sổ sách 10 năm. Đây là chỗ hay nhầm nhất. Hoá đơn để riêng với sổ thì 5 năm, nhưng chính tờ hoá đơn đó nếu dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính thì phải giữ 10 năm theo Điều 13. Không chắc thì giữ theo mức dài hơn.

2. Ba thứ tủ hồ sơ tự làm mà ổ đĩa thường không làm được

  1. 2.1. Đếm bản, không đè bản cũ. Mỗi lần cập nhật một hồ sơ, tủ tăng số bản: bản 1, bản 2, bản 3. Bản cũ vẫn còn. Đây chính là cách hết cảnh ban cuoi 2.
  2. 2.2. Tự tính hạn lưu và báo trạng thái. Mỗi hồ sơ hiện rõ: Còn hạn · Sắp tới hạn · Tới hạn cần xử lý · Lưu vĩnh viễn, kèm căn cứ điều khoản ngay cạnh. Không phải nhớ, không phải tự đếm năm.
  3. 2.3. Ghi rõ nguồn của từng bản. Bản nào tụi mình làm ra, bản nào tải về từ cổng thuế, bản nào từ cổng hoá đơn điện tử. Nhờ vậy mới đối chiếu được tờ khai mình tính với tờ khai đã nộp thật. Tải lại nhiều lần cũng không sinh bản trùng, vì mỗi bản có mã tham chiếu riêng.

3. Quy tắc đặt tên — ba điều, không hơn

  1. 3.1. Bắt đầu bằng ngày, dạng NĂM THÁNG NGÀY. Viết 261028 cho ngày 28/10/2026. Máy tự xếp đúng thứ tự thời gian, không cần sắp tay.
  2. 3.2. Không dấu, không ký tự lạ. Dấu tiếng Việt và các ký tự như / \ : * ? " < > | làm hỏng tên khi chuyển máy hoặc tải lên. Dùng gạch dưới thay khoảng trắng.
  3. 3.3. Ba phần, ngăn bằng gạch dưới: ngày_loại giấy_tên bên kia.

Mẫu dùng được ngay:

Hợp đồng bán 261028_HDBAN_CONG TY ABC
Hoá đơn bán 261028_HD_10000_CONG TY ABC
Hợp đồng mua 261028_HDMUA_NHA CUNG CAP X
Biên bản nghiệm thu 261028_NGHIEM THU_CONG TY ABC
Phiếu thu, phiếu chi 261028_PHIEU THU_TEN NGUOI NOP
Sao kê ngân hàng 2610_ACB_12345678 — chỉ cần năm và tháng, kèm số tài khoản nếu có nhiều tài khoản cùng một ngân hàng

Đặt tên đúng một lần thì không phải mở file ra mới biết là gì. Đó là toàn bộ mục đích của quy tắc này.

4. Sếp tự lưu trên ổ đĩa riêng thì xếp thế nào

Vẫn dùng đúng sáu ngăn ở mục 1, để sau này đối chiếu với tủ hồ sơ không bị lệch. Trong mỗi ngăn thì chia theo năm tài chính trước, rồi mới chia nhỏ:

  • 4.1. 2026_PHAP LY
  • 4.2. 2026_SO SACH
  • 4.3. 2026_CHUNG TU → bên trong chia tiếp: BAN HANG · MUA HANG · TIEN
  • 4.4. 2026_THUE
  • 4.5. 2026_BAO HIEM XA HOI

Không quá ba tầng thư mục. Sâu hơn ba tầng thì chính người xếp cũng lười mở, và hồ sơ bắt đầu rơi lung tung ra ngoài.

5. Năm lỗi làm hỏng cả kho hồ sơ

  1. 5.1. Đặt tên theo trí nhớ — moi nhat, ban cuoi, sua lan 3. Người đặt tên nghỉ việc là hết đường tra.
  2. 5.2. Đè bản mới lên bản cũ. Sai một lần là mất luôn bản đúng trước đó.
  3. 5.3. Trộn nhiều năm trong một thư mục. Tới lúc hết hạn lưu thì không tách ra được, phải giữ hết hoặc bỏ hết.
  4. 5.4. Chỉ lưu một chỗ. Máy hỏng, mất điện thoại, hết hạn tài khoản lưu trữ là mất sạch.
  5. 5.5. Bỏ hồ sơ khi chưa hết hạn lưu. Chứng từ 5 năm mà dọn máy năm thứ ba là tự bỏ bằng chứng của chính mình.

6. Việc cần làm ngay trong tuần này

  1. 6.1. Mở hotro.tckn.vn, vào mục Hồ sơ, xem tủ của công ty mình đang có gì. Cột Thời hạn lưu cho biết hồ sơ nào sắp tới hạn.
  2. 6.2. Ngăn nào đang trống mà Sếp biết chắc là có giấy, thì gửi lên qua mục Gửi chứng từ ngay trên cổng.
  3. 6.3. Đặt lại tên cho các tệp của năm nay trước, theo quy tắc ba phần ở mục 3. Năm cũ làm sau, đừng ôm hết một lượt rồi bỏ dở.
  4. 6.4. Chọn một người trong công ty chịu trách nhiệm hồ sơ. Không có tên cụ thể thì việc này không ai làm.
  5. 6.5. Kiểm bản sao lưu thứ hai: hồ sơ đang nằm ở mấy chỗ? Chỉ một chỗ thì thêm một chỗ nữa.

7. Tủ hồ sơ còn dùng được việc gì nữa

Ngay trên hotro.tckn.vn, cùng chỗ với tủ hồ sơ, Sếp xem được:

  • 7.1. Việc cần làm — tụi mình đang chờ Sếp gửi giấy gì, hạn tới ngày nào.
  • 7.2. Gửi chứng từ — đưa giấy tờ lên thẳng đúng ngăn, khỏi gửi qua tin nhắn rồi trôi mất.
  • 7.3. Tài khoản phần mềm — nơi giữ tài khoản khai thuế, hoá đơn điện tử, thay cho việc ghi vào sổ tay.
  • 7.4. Hỗ trợ — hỏi thẳng, có ghi lại, không lẫn vào dòng tin nhắn.

Hồ sơ xếp gọn thì lúc bị hỏi Sếp mở ra là có. Không phải đi tìm, không phải giải thích vì sao tên file lại là ban cuoi 2.

Sếp mở hotro.tckn.vn, vào mục Hồ sơ xem tủ của công ty mình. Thấy ngăn nào trống hoặc hồ sơ nào sắp tới hạn thì nhắn tụi mình, tụi mình xếp cùng.

Chưa có tài khoản trên cổng thì gửi tụi mình mã số thuế, tụi mình mở cho Sếp.

Biểu mẫu tải về cho việc này

Tụi mình soạn sẵn theo văn bản đang còn hiệu lực. Sếp bấm vào tên là tải, mở bằng Word hoặc Google Docs, điền vào chỗ có dấu chấm là dùng được. Không mất phí, không cần đăng ký.

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#luutruhoso
#chungtuketoan