Chuyển lương vào tài khoản người được uỷ quyền — hai phương án xử lý hồ sơ đúng luật

Nhân viên nhắn kế toán: “Chị ơi tài khoản em đang bị khoá, chị chuyển lương tháng này qua tài khoản vợ em giúp”. Việc nhỏ, ai cũng muốn giúp. Nhưng chuyển xong, khoản lương đó rời khỏi tay đúng người mà luật quy định phải nhận, và Sếp phải chứng minh được với cơ quan Thuế rằng đó vẫn là tiền lương, không phải một khoản chi khống.

Nhớ một câu: giúp nhân viên một việc nhỏ hôm nay có thể thành một khoản chi phí không chứng minh được vào ngày quyết toán — tử tế với nhân viên và đúng hồ sơ với cơ quan thuế không loại trừ nhau, chỉ cần thêm một tờ giấy.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

1.1. Điều 94 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14: người sử dụng lao động phải trả lương trực tiếp, đầy đủ, đúng hạn cho người lao động. Trường hợp người lao động không thể nhận lương trực tiếp thì người sử dụng lao động có thể trả lương cho người được người lao động uỷ quyền hợp pháp. Đây chính là căn cứ cho phương án uỷ quyền nhận lương ở mục 3.1.
1.2. Điều 96 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14: hình thức trả lương — bằng tiền mặt hoặc trả qua tài khoản cá nhân của người lao động mở tại ngân hàng.
1.3. Khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, hiệu lực 15/12/2025: điều kiện để một khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, trong đó có yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
1.4. Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, hiệu lực 01/07/2026: quy định về khấu trừ, kê khai thuế thu nhập cá nhân đối với khoản chi trả cho cá nhân.

Trạng thái hiệu lực nêu trên tra ngày 28/09/2026 tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (vbpl.vn) và Công báo Chính phủ (congbao.chinhphu.vn). Sếp tự kiểm lại theo số hiệu khi dùng ở thời điểm khác.

2. Vì sao chuyển hộ vào tài khoản người khác lại rủi ro

Luật Lao động buộc Công ty trả lương trực tiếp cho chính người lao động. Khi tiền lương chảy vào một tài khoản mang tên người khác — vợ, chồng, người thân — mà không có gì chứng minh, khoản chi đó mất tính liên kết với đúng người nhận. Tới lúc quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc thanh tra, cơ quan Thuế có quyền hỏi: ai là người thực nhận khoản tiền này, và Công ty lấy gì chứng minh đây là lương chứ không phải chi khống. Không trả lời được thì khoản chi đứng trước nguy cơ bị loại khỏi chi phí được trừ.

3. Ba tình huống thường gặp — chọn đúng cách xử lý

Ba tình huống dưới đây đều có mẫu chi tiết, tải về điền ngay:

3.1. Phương án lập giấy uỷ quyền nhận lương — tải mẫu: Giấy uỷ quyền nhận lương

Người lao động lập Giấy uỷ quyền nhận lương, ghi rõ họ tên người được uỷ quyền, số tài khoản, ngân hàng, và chỉ áp dụng cho đúng (các) kỳ lương cụ thể. Kèm theo:

3.1.1. Bản sao giấy tờ tuỳ thân của người lao động và người được uỷ quyền;
3.1.2. Giấy tờ chứng minh mối quan hệ (nếu là người thân), ví dụ giấy đăng ký kết hôn;
3.1.3. Giấy uỷ quyền bản gốc có đủ chữ ký hai bên và xác nhận của Công ty.

Bảng lương và chứng từ chi tiền vẫn ghi người hưởng lương là chính người lao động. Nội dung chuyển khoản ghi rõ, ví dụ: “Thanh toán lương tháng … cho ông/bà [tên người lao động] theo Giấy uỷ quyền ngày …”.

Lưu ý: phương án này chỉ nên dùng trong thời gian ngắn hạn, đúng cho tình huống phát sinh cụ thể. Người lao động có nhu cầu nhận lương qua tài khoản khác lâu dài thì nên mở lại tài khoản chính chủ để việc quản lý dòng tiền lương rõ ràng, thống nhất.

3.2. Phương án hoàn trả rồi chi lại đúng tài khoản người lao động — tải mẫu: Biên bản xác nhận chuyển nhầm và hoàn trả tiền lương

Đây là phương án an toàn và minh bạch hơn khi khoản lương đã trót chuyển nhầm vào tài khoản người khác:

Ba bên (Công ty — người lao động — người nhận hộ) lập Biên bản xác nhận chuyển nhầm và hoàn trả, có đủ chữ ký, làm căn cứ đối chiếu kế toán và quyết toán thuế thu nhập cá nhân về sau.
Người nhận hộ chuyển trả toàn bộ số tiền đã nhận về tài khoản Công ty, nội dung chuyển khoản ghi rõ, ví dụ: “Hoàn trả lương chuyển nhầm tháng … — [họ tên người lao động]”.
Sau khi Công ty xác nhận đã nhận đủ tiền hoàn trả, Công ty chi trả lại đúng, đủ số tiền vào đúng tài khoản đã đăng ký của người lao động.

3.3. Người lao động muốn nhận lương qua tài khoản khác lâu dài — không dùng uỷ quyền kéo dài, mà mở tài khoản mới đứng tên chính mình rồi báo Công ty đổi. Tải mẫu: Giấy đề nghị thay đổi tài khoản nhận lương

4. Bộ hồ sơ cần lưu lại

Để đối chiếu, giải trình khi quyết toán thuế hoặc thanh tra, Sếp giữ đủ:

Biên bản xác nhận chuyển nhầm và hoàn trả (bản gốc, đủ chữ ký các bên, Công ty ký tên đóng dấu).
Uỷ nhiệm chi thể hiện giao dịch chi lương ban đầu vào tài khoản người nhận hộ.
Biên lai hoặc sao kê giao dịch hoàn trả từ người nhận hộ về tài khoản Công ty.
Uỷ nhiệm chi thể hiện Công ty chi trả lại đúng vào tài khoản người lao động.
Bảng lương của (các) kỳ liên quan — bản gốc và bản đã điều chỉnh nếu có, để đối chiếu số liệu chi phí lương giữa hai kỳ.

Trường hợp chưa chuyển tiền, Sếp nên hoàn thiện Giấy uỷ quyền (mục 3.1) trước khi chi, thay vì để tiền đi rồi mới lập giấy tờ chạy theo.

5. Ba lỗi làm mất khoản chi phí lương

Chuyển hộ mà không có giấy uỷ quyền hoặc biên bản xác nhận nào — không có gì chứng minh mối liên kết giữa khoản tiền và đúng người lao động.
Bảng lương ghi người nhận là người nhận hộ thay vì tên người lao động, làm mất dấu vết đúng người hưởng lương.
Dùng phương án uỷ quyền lâu dài cho một tài khoản không chính chủ, thay vì chỉ áp dụng ngắn hạn rồi yêu cầu người lao động mở lại tài khoản của mình.

6. Việc cần làm ngay trong tuần này

Rà lại các kỳ lương gần đây, xem có khoản nào từng chuyển vào tài khoản không chính chủ của người lao động chưa.
Có rồi thì chọn phương án 3.2, lập đủ hồ sơ 5 loại giấy tờ ở mục 4.
Ban hành mẫu Giấy uỷ quyền nhận lương dùng sẵn, để lần sau phát sinh có ngay, không phải soạn gấp.
Nhắc bộ phận nhân sự: mọi thay đổi số tài khoản nhận lương phải có giấy tờ, không xử lý qua tin nhắn miệng.

Lương là khoản chi lớn nhất mỗi tháng của phần lớn doanh nghiệp. Giữ đúng hồ sơ thì khoản chi đó vừa tới đúng tay người lao động, vừa giữ được quyền tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế.

Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, xem lại bảng lương và hồ sơ nhân sự hiện có.

Nhắn tụi mình. Sếp có tình huống tương tự thì gửi tụi mình xem hồ sơ hiện có, tụi mình rà giúp trước khi tới kỳ quyết toán, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#chiphiluong
#thuetndn

Tổng hợp chứng từ ghi nhận chi phí công tác phí — nhân viên tự thanh toán vẫn được trừ theo Nghị định 320/2025

Nhân viên đi tỉnh gặp khách, tự quẹt thẻ mua vé máy bay, tự trả tiền khách sạn, về công ty thanh toán lại. Trước đây khoản này hay bị hỏi vì tiền ra từ thẻ cá nhân chứ không phải tài khoản công ty. Nghị định 320/2025/NĐ-CP đã ghi rõ trường hợp này được tính, kèm ba điều kiện.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

1.1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 116/2025/QH15, Luật số 127/2025/QH15, Luật số 133/2025/QH15, Luật số 141/2025/QH15, Luật số 143/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16), hiệu lực 01/10/2025.
1.2. Nghị định 320/2025/NĐ-CP, hiệu lực 15/12/2025. Khoản 8 Điều 10 nói về công tác phí và việc người lao động tự thanh toán.
1.3. Thông tư 20/2026/TT-BTC, hiệu lực 12/03/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025, thay toàn bộ Thông tư 78/2014 và Thông tư 96/2015.

2. Nhân viên tự trả tiền, công ty vẫn được trừ

Nghị định 320/2025/NĐ-CP ghi: doanh nghiệp cử người lao động đi công tác, trong nước hoặc nước ngoài, có khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên mà cá nhân thanh toán bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt, thì được coi là đủ điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp. Điều kiện gồm ba việc, phải có đủ cả ba:

2.1	Có hoá đơn, chứng từ theo pháp luật về kế toán, pháp luật về hoá đơn chứng từ, do người bán hàng hoá, dịch vụ xuất ra.
2.2	Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
2.3	Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động tự thanh toán công tác phí và vé đi lại bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân. Quy chế cũng phải ghi rõ khoản đó sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Điều kiện 2.3 là điều kiện hay thiếu nhất. Nhiều công ty làm việc này mỗi tháng mà trong quy chế tài chính không có một dòng nào cho phép. Sửa mất đúng một buổi: thêm một điều vào quy chế, giám đốc ký, lưu lại. Làm trước chuyến công tác tiếp theo.

Lưu ý: nhân viên phải trả bằng thẻ, chuyển khoản, ví điện tử, không phải tiền mặt. Trả tiền mặt trên 5 triệu thì điều khoản này không cứu được.

3. Khoán công tác phí: cách gọn nhất

Nghị định cũng ghi: doanh nghiệp khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ thì khoản khoán đó được tính vào chi phí được trừ.

Khoán thì không cần hoá đơn từng bữa ăn, từng chuyến xe. Chỉ cần:

3.1. Quy chế khoán ghi mức cụ thể: đi trong tỉnh bao nhiêu một ngày, đi ngoại tỉnh bao nhiêu, ở lại qua đêm bao nhiêu.
3.2. Quyết định cử đi công tác.
3.3. Bảng thanh toán công tác phí có chữ ký người đi và người duyệt.

Mức khoán do doanh nghiệp tự quyết, nhưng phải hợp lý và áp dụng thống nhất. Khoán 3 triệu một ngày cho chuyến đi trong tỉnh là mức khó giải thích.

Hai cách kết hợp được: vé máy bay và khách sạn thì lấy hoá đơn thật, còn ăn uống và xe đi lại tại chỗ thì khoán. Cách này vừa gọn cho nhân viên, vừa đủ chứng từ cho khoản lớn.

4. Bộ chứng từ đầy đủ cho một chuyến công tác

Quy chế công tác phí trong quy chế tài chính, ghi mức khoán và việc cho phép cá nhân tự thanh toán.
Quyết định hoặc văn bản cử đi công tác, ghi rõ đi đâu, từ ngày nào tới ngày nào, làm việc gì.
Vé, thẻ lên máy bay, hoá đơn khách sạn, hoá đơn vé xe, ghi tên công ty với các khoản lấy hoá đơn.
Chứng từ thanh toán: chuyển khoản của công ty, hoặc sao kê thẻ của nhân viên kèm phiếu hoàn tiền.
Bảng thanh toán công tác phí có chữ ký người đi và người duyệt.
Báo cáo kết quả công tác ngắn gọn, một trang. Tờ này chứng minh chuyến đi phục vụ việc kinh doanh.

Tờ số 6 không bắt buộc theo luật, nhưng là tờ dễ nhất để trả lời câu hỏi chuyến đi này liên quan gì tới kinh doanh. Với các chuyến tới nơi vốn là điểm du lịch, tờ này quan trọng hơn hẳn.

5. Đi công tác nước ngoài

Khoản chi vẫn được trừ theo cùng nguyên tắc, nhưng chú ý thêm ba việc:

5.1. Hoá đơn nước ngoài thì lưu bản gốc, kèm bản dịch những nội dung chính khi cần giải trình.
5.2. Tỷ giá quy đổi theo quy định về kế toán, ghi nhận đúng ngày phát sinh.
5.3. Hộ chiếu có dấu xuất nhập cảnh, hoặc thẻ lên máy bay, giữ lại làm bằng chứng chuyến đi có thật.

6. Hạch toán

Định khoản dưới đây áp theo chế độ kế toán doanh nghiệp, Thông tư 99/2025/TT-BTC, ban hành 27/10/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 200/2014/TT-BTC. Các chế độ khác ghi khác nhau:

6.1. Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (ban hành 26/08/2016, còn hiệu lực): dùng tài khoản 642 Chi phí quản lý kinh doanh gộp cả bán hàng và quản lý, không có tài khoản 641 riêng; chi phí sản xuất theo dõi ở tài khoản 154.
6.2. Doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC (ban hành 25/05/2026, hiệu lực 01/07/2026, thay Thông tư 132/2018): không ghi sổ kép, ghi một dòng vào sổ chi tiết chi phí.
6.3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành 31/12/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021): không dùng tài khoản kế toán, ghi vào sổ chi tiết doanh thu và chi phí mẫu S2c-HKD.
6.4. Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo Thông tư 71/2024/TT-BTC (hiệu lực 07/10/2024, áp dụng cho năm tài chính từ 01/01/2025, thay Thông tư 24/2017). Đơn vị hành chính, sự nghiệp theo Thông tư 24/2024/TT-BTC (ban hành 17/04/2024, hiệu lực 01/01/2025). Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo quy định riêng của Ngân hàng Nhà nước. Doanh nghiệp bảo hiểm, công ty chứng khoán, quỹ đầu tư, tổ chức tài chính vi mô có chế độ kế toán riêng theo ngành.
6.5. Năm tài chính 2025 vẫn ghi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016. Thông tư 200 hết hiệu lực từ 01/01/2026.

Bảng tra đầy đủ có ngày ban hành, ngày hiệu lực và trạng thái từng văn bản: Chế độ kế toán nào đang áp dụng cho ai.

Trạng thái hiệu lực nêu trên tra ngày 27/09/2026 tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (vbpl.vn) và Công báo Chính phủ (congbao.chinhphu.vn). Sếp tự kiểm lại theo số hiệu khi dùng ở thời điểm khác.

6.6. Tạm ứng trước cho nhân viên

6.6.1. Nợ tài khoản 141
6.6.2. Có tài khoản 112

6.7. Quyết toán sau chuyến đi

6.7.1. Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627
6.7.2. Nợ tài khoản 133 nếu có hoá đơn khấu trừ
6.7.3. Có tài khoản 141, phần chênh thu hoặc trả thêm qua tài khoản 112

6.8. Nhân viên tự ứng tiền, công ty trả lại sau

6.8.1. Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627
6.8.2. Nợ tài khoản 133 nếu có
6.8.3. Có tài khoản 334 hoặc 338, rồi chuyển khoản trả lại qua tài khoản 112

Trả lại tiền cho nhân viên nên chuyển khoản, không đưa tiền mặt. Vết chuyển khoản là bằng chứng công ty đã thanh toán lại, đúng điều kiện 2.3.

7. Năm lỗi làm mất khoản công tác phí

Quy chế tài chính không cho phép nhân viên tự thanh toán, dù thực tế vẫn làm vậy.
Không có quyết định cử đi công tác, chỉ nhắn tin bảo nhân viên đi.
Nhân viên trả tiền mặt trên 5 triệu rồi về xin hoàn.
Khoán không có quy chế, mỗi chuyến một mức khác nhau.
Hoá đơn khách sạn, vé máy bay ghi tên cá nhân mà không giải thích được.

8. Việc cần làm ngay trong tuần này

Mở quy chế tài chính, thêm hai điều: mức khoán công tác phí, và cho phép nhân viên tự thanh toán không dùng tiền mặt rồi công ty hoàn lại.
Dựng sẵn hai biểu mẫu: quyết định cử đi công tác và bảng thanh toán công tác phí.
Soát các chuyến đã đi từ đầu năm, thiếu quyết định thì lập bù khi còn nhớ ngày.
Nhắc nhân viên: đi công tác thì trả bằng thẻ hoặc chuyển khoản, giữ hoá đơn ghi tên công ty.
Chuyển sang hoàn tiền qua chuyển khoản thay vì đưa tiền mặt.

Công tác phí là khoản chi ra đều đặn, nên chỉ cần một lần bổ sung quy chế là yên cho cả năm sau. Tờ quy chế đó đáng một buổi làm việc.

Sếp gửi tụi mình quy chế tài chính đang dùng, tụi mình soạn thêm hai điều còn thiếu để Sếp ký một lượt.

Biểu mẫu tải về cho việc này

Tụi mình soạn sẵn theo văn bản đang còn hiệu lực. Sếp bấm vào tên là tải, mở bằng Word hoặc Google Docs, điền vào chỗ có dấu chấm là dùng được. Không mất phí, không cần đăng ký.

8.1. Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi
8.2. Bảng chấm công theo ngày
8.3. Bảng chấm công theo giờ
8.4. Bảng thanh toán tiền lương
8.5. Bảng chấm chỉ tiêu công việc
8.6. Quyết định điều chỉnh tiền lương

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Nhớ một câu: Công tác phí không có chứng từ không phải là mất tiền, mà là mất luôn phần được trừ thuế của đúng khoản tiền mình đã bỏ ra thật.

Bước tiếp theo

Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, xem hồ sơ, việc cần làm và tình trạng chứng từ hiện tại của công ty mình.

Cần người xem cùng. Sếp gửi tụi mình hồ sơ hoặc chứng từ liên quan, tụi mình soát giúp, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#chiphiduoctru
#thuetndn

Tổng hợp chứng từ ghi nhận chi phí trang phục cho người lao động — mức 05 triệu đồng/người/năm theo Nghị định 320/2025

May áo đồng phục cho nhân viên, phát tiền cho nhân viên tự may, mua áo bảo hộ cho bộ phận kho. Ba cách làm, ba cách tính thuế khác nhau. Có một con số Sếp cần nhớ, và một chỗ rất nhiều nơi làm mất tiền mà không biết.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

1.1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 116/2025/QH15, Luật số 127/2025/QH15, Luật số 133/2025/QH15, Luật số 141/2025/QH15, Luật số 143/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16), hiệu lực 01/10/2025.
1.2. Nghị định 320/2025/NĐ-CP, hiệu lực 15/12/2025. Điểm đ khoản 8 Điều 10 quy định về chi trang phục.
1.3. Thông tư 20/2026/TT-BTC, hiệu lực 12/03/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025, thay toàn bộ Thông tư 78/2014 và Thông tư 96/2015.

2. Hai cách chi, hai luật khác nhau

Nguyên văn Nghị định 320/2025/NĐ-CP, điểm đ khoản 8 Điều 10 ghi hai trường hợp không được trừ:

2.1. Chi bằng hiện vật (may áo, mua áo phát cho nhân viên)	Không có mức khống chế. Chi bao nhiêu cũng được trừ, miễn là có hoá đơn, chứng từ. Thiếu hoá đơn thì bị loại.
2.2. Chi bằng tiền (phát tiền cho nhân viên tự may, tự mua)	Tối đa 05 triệu đồng một người một năm. Phần vượt bị loại.
2.3. Chi cả tiền lẫn hiện vật	Phần bằng tiền không vượt 05 triệu đồng một người một năm, phần bằng hiện vật phải có hoá đơn, chứng từ. Hai phần tính riêng.

Đây là chỗ nhiều Sếp mất tiền oan. Chi bằng hiện vật không bị giới hạn 5 triệu. Công ty may đồng phục 8 triệu một người, có hoá đơn đầy đủ, thì được trừ cả 8 triệu. Nhưng nếu phát 8 triệu tiền mặt cho nhân viên tự may, thì 3 triệu phần vượt bị loại. Cùng một số tiền, cách chi khác nhau cho kết quả khác nhau.

Nói ngắn: công ty tự đi mua rồi phát áo thì có lợi hơn phát tiền, với điều kiện lấy được hoá đơn.

3. Bộ chứng từ cho trang phục bằng hiện vật

Quy chế lao động hoặc quy chế tài chính ghi chế độ trang phục: bộ phận nào được cấp, mấy bộ một năm, bao lâu cấp lại.
Quyết định cấp trang phục của người có thẩm quyền.
Hợp đồng đặt may hoặc đơn đặt hàng với nhà cung cấp.
Hoá đơn ghi đúng tên, mã số thuế, địa chỉ công ty.
Chứng từ chuyển khoản, bắt buộc với khoản từ 5 triệu đồng trở lên.
Danh sách nhận trang phục có chữ ký của từng người.

Tờ số 6 là tờ hay thiếu nhất. Mua 200 bộ áo mà không có danh sách ai nhận thì khó chứng minh áo đã phát cho người lao động, chứ không phải đem bán hoặc để đâu mất.

4. Bộ chứng từ cho trang phục bằng tiền

Quy chế ghi rõ mức tiền trang phục một người một năm.
Quyết định chi kèm danh sách người nhận và số tiền từng người.
Bảng kê chi tiền có chữ ký người nhận, hoặc chứng từ chuyển khoản vào tài khoản từng người.

Trả tiền trang phục qua bảng lương là cách gọn nhất: có vết chuyển khoản, có bảng lương, không cần thu chữ ký từng người.

5. Quần áo bảo hộ lao động thì khác

Đây là điểm cần tách cho rõ. Phương tiện bảo vệ cá nhân cấp theo quy định của pháp luật về an toàn, vệ sinh lao động không phải là chi trang phục. Nhóm này gồm mũ bảo hộ, găng tay, giày chống đinh, áo phản quang, khẩu trang chuyên dụng.

Đây là khoản chi bắt buộc theo pháp luật lao động, tính vào chi phí theo định mức đã ban hành, không chịu mức khống chế 5 triệu đồng. Hồ sơ cần: danh mục trang bị theo nghề, quyết định cấp phát, hoá đơn, danh sách nhận có chữ ký.

Xếp lẫn hai loại là tự làm hẹp phần được trừ của mình. Áo bảo hộ của bộ phận kho đừng ghi vào cùng cột với áo đồng phục nhân viên bán hàng.

6. Thuế thu nhập cá nhân của người nhận

Trang phục cấp bằng hiện vật theo chế độ chung của doanh nghiệp thì thông thường không tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động. Trang phục chi bằng tiền thì bản chất là khoản tiền trả cho cá nhân, nên phải xét khi tính thuế thu nhập cá nhân, và mức xét cũng gắn với mức khống chế ở mục 2.

Đây là lý do thứ hai để ưu tiên phát áo thay vì phát tiền. Nội dung cụ thể theo từng ca thì Sếp nhắn tụi mình xem cùng.

7. Hạch toán

7.1. Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (ban hành 26/08/2016, còn hiệu lực): dùng tài khoản 642 Chi phí quản lý kinh doanh gộp cả bán hàng và quản lý, không có tài khoản 641 riêng; chi phí sản xuất theo dõi ở tài khoản 154.
7.2. Doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC (ban hành 25/05/2026, hiệu lực 01/07/2026, thay Thông tư 132/2018): không ghi sổ kép, ghi một dòng vào sổ chi tiết chi phí.
7.3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành 31/12/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021): không dùng tài khoản kế toán, ghi vào sổ chi tiết doanh thu và chi phí mẫu S2c-HKD.
7.4. Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo Thông tư 71/2024/TT-BTC (hiệu lực 07/10/2024, áp dụng cho năm tài chính từ 01/01/2025, thay Thông tư 24/2017). Đơn vị hành chính, sự nghiệp theo Thông tư 24/2024/TT-BTC (ban hành 17/04/2024, hiệu lực 01/01/2025). Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo quy định riêng của Ngân hàng Nhà nước. Doanh nghiệp bảo hiểm, công ty chứng khoán, quỹ đầu tư, tổ chức tài chính vi mô có chế độ kế toán riêng theo ngành.
7.5. Năm tài chính 2025 vẫn ghi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016. Thông tư 200 hết hiệu lực từ 01/01/2026.

Bảng tra đầy đủ có ngày ban hành, ngày hiệu lực và trạng thái từng văn bản: Chế độ kế toán nào đang áp dụng cho ai.

7.6. Mua trang phục phát ngay

7.6.1. Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627
7.6.2. Nợ tài khoản 133 nếu có hoá đơn khấu trừ
7.6.3. Có tài khoản 112 hoặc 331

7.7. Mua nhập kho rồi phát dần

7.7.1. Khi mua: Nợ tài khoản 153; Nợ tài khoản 133; Có tài khoản 112 hoặc 331
7.7.2. Khi phát: Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627; Có tài khoản 153

7.8. Chi tiền trang phục

7.8.1. Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627
7.8.2. Có tài khoản 334, rồi trả qua tài khoản 112

8. Sáu lỗi làm mất khoản trang phục

Phát tiền quá 5 triệu đồng một người một năm, phần vượt bị loại.
Chi hiện vật mà không có hoá đơn, đặt may ở cơ sở nhỏ rồi không lấy hoá đơn.
Không có quy chế trang phục, nên khoản chi thiếu cơ sở.
Không có danh sách nhận có chữ ký.
Xếp quần áo bảo hộ vào cùng nhóm trang phục, tự đưa mình vào mức khống chế.
Trả tiền mặt từ 5 triệu đồng cho cơ sở may.

9. Việc cần làm ngay trong tuần này

Xem công ty đang chi trang phục theo cách nào. Đang phát tiền trên 5 triệu thì chuyển sang tự mua rồi phát áo, được trừ cả khoản.
Bổ sung quy chế trang phục nếu chưa có: bộ phận nào, mấy bộ, bao lâu cấp lại.
Tách riêng trang phục và phương tiện bảo vệ cá nhân thành hai khoản mục trong sổ.
Soát các lần cấp phát đã có, thiếu danh sách chữ ký thì thu bù ngay khi người lao động còn làm việc.
Kiểm hoá đơn đặt may có ghi đúng tên và mã số thuế công ty.

Trang phục là khoản nhỏ, nhưng cách chi quyết định Sếp được trừ hết hay mất một phần. Đổi cách chi thì không tốn thêm đồng nào.

Sếp gửi tụi mình bảng chi trang phục năm nay, tụi mình tính giúp cách nào lợi hơn trước khi Sếp đặt may lô tới.

Biểu mẫu tải về cho việc này

9.1. Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi
9.2. Bảng chấm công theo ngày
9.3. Bảng chấm công theo giờ
9.4. Bảng thanh toán tiền lương
9.5. Bảng chấm chỉ tiêu công việc
9.6. Quyết định điều chỉnh tiền lương
9.7. Bảng kê thu mua — Mẫu số 02/TNDN

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Nhớ một câu: Trang phục cho người lao động là chi phí được trừ, miễn có đủ giấy — thiếu một tờ hoá đơn, cả khoản đó thành tiền công ty tự bỏ túi riêng mà không được tính.

Bước tiếp theo

Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, xem hồ sơ, việc cần làm và tình trạng chứng từ hiện tại của công ty mình.

Cần người xem cùng. Sếp gửi tụi mình hồ sơ hoặc chứng từ liên quan, tụi mình soát giúp, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#chiphiduoctru
#thuetndn

Chế độ kế toán nào đang áp dụng cho ai — bảng tra 2026 (Thông tư 99/2025, 133/2016, 58/2026, 152/2025, 71/2024, 24/2024)

Cùng một khoản chi, hộ kinh doanh ghi một kiểu, công ty nhỏ ghi kiểu khác, hợp tác xã lại khác nữa. Nhiều Sếp đọc hướng dẫn trên mạng rồi ghi theo, tới lúc kiểm tra mới biết mình đang dùng chế độ kế toán không phải của mình.

Năm 2026 là năm đổi nhiều nhất từ trước tới nay: Thông tư 200/2014 đã hết hiệu lực, có thông tư mới cho doanh nghiệp, cho hộ kinh doanh, cho doanh nghiệp siêu nhỏ. Bài này là bảng tra để Sếp biết mình thuộc loại nào, dùng văn bản nào.

Ngày tra: 27/09/2026. Bảng này có hạn dùng, quá ba tháng thì tra lại.

1. Bảng tra nhanh: Sếp thuộc loại nào

1.1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh	Thông tư 152/2025/TT-BTC
1.2. Doanh nghiệp siêu nhỏ	Thông tư 58/2026/TT-BTC (từ 01/07/2026)
1.3. Doanh nghiệp nhỏ và vừa	Thông tư 133/2016/TT-BTC, hoặc tự nguyện chuyển sang Thông tư 99/2025/TT-BTC
1.4. Doanh nghiệp còn lại, mọi lĩnh vực	Thông tư 99/2025/TT-BTC (bắt buộc từ 01/01/2026, thay Thông tư 200/2014)
1.5. Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã	Thông tư 71/2024/TT-BTC
1.6. Đơn vị hành chính, sự nghiệp	Thông tư 24/2024/TT-BTC
1.7. Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài	Quy định riêng của Ngân hàng Nhà nước, không áp dụng Thông tư 99/2025
1.8. Doanh nghiệp bảo hiểm, công ty chứng khoán, quỹ đầu tư, tổ chức tài chính vi mô	Có chế độ kế toán riêng theo ngành, phải tra theo từng loại tại thời điểm áp dụng

1b. Điều kiện áp dụng từng chế độ — khi nào dùng cái nào

Bảng ở mục 1 là tra nhanh. Mục này ghi điều kiện cụ thể, vì có chế độ là bắt buộc, có chế độ được chọn.

1b.1. Khi nào dùng Thông tư 99/2025

1b.1.1. Bắt buộc với doanh nghiệp đang áp dụng Thông tư 200/2014. Phải chuyển sang từ năm tài chính bắt đầu ngày 01/01/2026 trở đi.
1b.1.2. Áp dụng cho doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế, theo Điều 2 Thông tư 99/2025/TT-BTC.
1b.1.3. Được chọn với doanh nghiệp nhỏ và vừa, và cơ sở ngoài công lập, nếu thấy cần hệ thống tài khoản đầy đủ hơn.
1b.1.4. Không áp dụng cho tổ chức tín dụng và chi nhánh ngân hàng nước ngoài. Nhóm này theo quy định riêng của Ngân hàng Nhà nước.

1b.2. Khi nào dùng Thông tư 133/2016

Áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, gồm cả doanh nghiệp siêu nhỏ, thuộc mọi lĩnh vực và mọi thành phần kinh tế. Trừ bốn nhóm sau:

Doanh nghiệp Nhà nước.
Doanh nghiệp do Nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ.
Công ty đại chúng theo pháp luật về chứng khoán.
Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

Doanh nghiệp đang dùng Thông tư 133 không bắt buộc chuyển sang Thông tư 99. Muốn chuyển thì được, và nên chốt bằng văn bản vì quyết định áp cho cả năm tài chính.

Lưu ý: Thông tư 133 hướng dẫn ghi sổ và lập báo cáo tài chính, không dùng để xác định nghĩa vụ thuế. Nghĩa vụ thuế theo pháp luật thuế.

1b.3. Khi nào dùng Thông tư 58/2026, và Thông tư 132/2018 còn dùng tới đâu

1b.3.1. Áp dụng cho doanh nghiệp siêu nhỏ, từ 01/07/2026.
1b.3.2. Trước ngày 01/07/2026 thì vẫn theo Thông tư 132/2018. Đây là chỗ hay nhầm trong năm 2026: nửa đầu năm một chế độ, nửa sau một chế độ.
1b.3.3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được chọn áp dụng Thông tư 58/2026 nếu thấy phù hợp hơn, thay vì Thông tư 152/2025.
1b.3.4. Doanh nghiệp siêu nhỏ nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu thì không bắt buộc lập báo cáo tài chính để nộp cơ quan thuế. Nếu nộp thuế theo phương pháp tính trên thu nhập tính thuế thì vẫn phải lập báo cáo tài chính hằng năm.

1b.4. Khi nào dùng Thông tư 152/2025

1b.4.1. Áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, không phân biệt quy mô hay lĩnh vực, từ 01/01/2026.
1b.4.2. Từ năm 2026, mọi hộ kinh doanh đều phải ghi sổ, không còn chuyện chỉ nộp khoán rồi thôi.
1b.4.3. Tài liệu kế toán lưu tối thiểu 05 năm, được chọn lưu bản giấy hoặc bản điện tử.

1b.5. Khi nào dùng Thông tư 71/2024 và Thông tư 24/2024

1b.5.1. Thông tư 71/2024/TT-BTC: hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã. Áp dụng cho năm tài chính từ 01/01/2025.
1b.5.2. Thông tư 24/2024/TT-BTC: đơn vị hành chính, sự nghiệp, từ 01/01/2025.
1b.5.3. Hợp tác xã không dùng Thông tư 133/2016, vì thông tư đó loại trừ hẳn nhóm này.

1c. Phân nhóm doanh nghiệp: siêu nhỏ, nhỏ, vừa

Muốn biết mình dùng chế độ nào thì trước tiên phải biết mình thuộc nhóm nào. Tiêu chí theo Điều 5 Nghị định 80/2021/NĐ-CP, văn bản này còn hiệu lực tính tới ngày tra 27/09/2026.

Cách đọc bảng: phải đạt điều kiện về số lao động, và đạt một trong hai điều kiện còn lại là doanh thu hoặc nguồn vốn. Không cần đạt cả doanh thu lẫn nguồn vốn.

Lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản và công nghiệp, xây dựng:

Nhóm	Lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm	Tổng doanh thu năm	Tổng nguồn vốn năm
1c.1. Siêu nhỏ	không quá 10 người	không quá 3 tỷ đồng	hoặc không quá 3 tỷ đồng
1c.2. Nhỏ	không quá 100 người	không quá 50 tỷ đồng	hoặc không quá 20 tỷ đồng
1c.3. Vừa	không quá 200 người	không quá 200 tỷ đồng	hoặc không quá 100 tỷ đồng

Lĩnh vực thương mại, dịch vụ:

Nhóm	Lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm	Tổng doanh thu năm	Tổng nguồn vốn năm
1c.4. Siêu nhỏ	không quá 10 người	không quá 10 tỷ đồng	hoặc không quá 3 tỷ đồng
1c.5. Nhỏ	không quá 50 người	không quá 100 tỷ đồng	hoặc không quá 50 tỷ đồng
1c.6. Vừa	không quá 100 người	không quá 300 tỷ đồng	hoặc không quá 100 tỷ đồng

Ba chỗ hay nhầm:

Số lao động tính theo người tham gia bảo hiểm xã hội, bình quân năm, không phải tổng số người đang làm.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ là cách gọi gộp ba nhóm siêu nhỏ, nhỏ, vừa. Doanh nghiệp siêu nhỏ nằm trong đó, nhưng có chế độ kế toán riêng hẳn là Thông tư 58/2026.
Cùng số doanh thu mà khác lĩnh vực thì khác nhóm. Doanh thu 8 tỷ đồng: bên thương mại dịch vụ vẫn là siêu nhỏ, bên sản xuất xây dựng đã là nhỏ.

1d. Phân nhóm hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Hộ kinh doanh không chia theo lao động hay nguồn vốn, mà chia theo doanh thu năm. Căn cứ: Nghị định 68/2026/NĐ-CP ban hành 05/03/2026, được sửa bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP ban hành 29/04/2026, hiệu lực 01/01/2026.

Nghị định 141 nâng mọi mốc 500 triệu đồng thành 01 tỷ đồng. Các điều khoản được sửa: Điều 3, Điều 4, khoản 1 Điều 8, Điều 9, Điều 10, khoản 3 Điều 11, khoản 1 và khoản 2 Điều 12, khoản 4 Điều 17, khoản 3 Điều 18 của Nghị định 68/2026. Tài liệu nào còn ghi mốc 500 triệu đồng là tài liệu chưa cập nhật.

1d.1. Doanh thu năm từ 01 tỷ đồng trở xuống	Không chịu thuế giá trị gia tăng theo Điều 3. Chỉ phải thông báo doanh thu thực tế với cơ quan thuế, chậm nhất ngày 31/01 của năm sau, theo khoản 1 Điều 8. Vẫn phải ghi sổ theo Thông tư 152/2025.
1d.2. Doanh thu năm trên 01 tỷ đồng	Chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp tính trực tiếp, tỷ lệ phần trăm nhân doanh thu. Khai thuế theo Điều 10. Phải dùng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hoặc hoá đơn từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
1d.3. Doanh thu năm từ 50 tỷ đồng trở xuống	Khai và nộp thuế giá trị gia tăng theo quý, điểm a khoản 1 Điều 10.
1d.4. Doanh thu năm trên 50 tỷ đồng	Khai và nộp thuế giá trị gia tăng theo tháng, điểm b khoản 1 Điều 10.

Hai việc quan trọng kèm theo:

1d.5. Hộ vượt mốc 01 tỷ đồng giữa năm thì khai thuế từ quý phát sinh doanh thu vượt mốc, và phải đăng ký hoá đơn điện tử trong 30 ngày kể từ ngày cuối của kỳ tính thuế có doanh thu luỹ kế vượt 01 tỷ đồng.
1d.6. Hộ nộp thuế thu nhập cá nhân có hai cách chọn: theo thuế suất nhân doanh thu, hoặc tính trên thu nhập, tức doanh thu trừ chi phí. Chọn cách thứ hai thì phải ghi chép chi phí đầy đủ, và Điều 6 Nghị định 68/2026 có danh mục riêng các khoản chi được trừ và không được trừ của hộ kinh doanh, khác danh mục của doanh nghiệp.

1e. Doanh nghiệp doanh thu từ 01 tỷ đồng trở xuống được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp

Đây là quy định mới nhiều Sếp chưa biết. Điều 2 Nghị định 141/2026/NĐ-CP bổ sung khoản 15 Điều 4 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Nội dung: doanh nghiệp, tổ chức thành lập theo pháp luật Việt Nam có tổng doanh thu năm từ 01 tỷ đồng trở xuống thì thu nhập thuộc diện miễn thuế thu nhập doanh nghiệp.

1e.1. Cách xác định: cộng ba phần lấy trên Phụ lục kết quả hoạt động kinh doanh kèm tờ khai quyết toán của kỳ tính thuế năm trước liền kề. Một là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, không trừ các khoản giảm trừ doanh thu. Hai là doanh thu hoạt động tài chính. Ba là thu nhập khác.
1e.2. Hoạt động chưa đủ 12 tháng: lấy doanh thu thực tế chia số tháng hoạt động rồi nhân 12.
1e.3. Doanh nghiệp mới thành lập dự kiến doanh thu không quá 01 tỷ đồng thì không phải tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp. Cuối kỳ mà vượt mốc thì kê khai, quyết toán bình thường và không bị tính tiền chậm nộp.
1e.4. Đã tạm nộp quý I năm 2026 mà đủ điều kiện miễn thì không phải tạm nộp các quý sau. Số nộp thừa được bù trừ hoặc hoàn theo pháp luật quản lý thuế.
1e.5. Không áp dụng cho doanh nghiệp là công ty con, hoặc công ty có quan hệ liên kết mà doanh nghiệp trong quan hệ liên kết đó không đủ điều kiện miễn thuế. Quy định này chặn việc chia nhỏ công ty để lách.

Được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp không có nghĩa là khỏi giữ chứng từ. Sổ sách vẫn phải ghi theo chế độ kế toán của mình, hoá đơn vẫn phải lấy, và thuế giá trị gia tăng cùng các nghĩa vụ khác vẫn theo pháp luật thuế tương ứng.

2. Bảng căn cứ đầy đủ

2.1. Văn bản	Ban hành	Hiệu lực	Trạng thái ngày 27/09/2026	Ghi chú
2.2. Thông tư 99/2025/TT-BTC Chế độ kế toán doanh nghiệp	27/10/2025	01/01/2026, áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau 01/01/2026	Còn hiệu lực	Đối tượng áp dụng ở Điều 2. Thay Thông tư 200/2014, Thông tư 75/2015, Thông tư 53/2016, Thông tư 195/2012. Hệ thống 71 tài khoản cấp 1, ít hơn Thông tư 200 năm tài khoản
2.3. Thông tư 200/2014/TT-BTC Chế độ kế toán doanh nghiệp	22/12/2014	từ năm tài chính 2015	Hết hiệu lực từ 01/01/2026	Chỉ còn dùng cho năm tài chính 2025 trở về trước. Đang dẫn văn bản này cho kỳ 2026 là dẫn văn bản đã hết hiệu lực
2.4. Thông tư 133/2016/TT-BTC Doanh nghiệp nhỏ và vừa	26/08/2016	từ năm tài chính 2017	Còn hiệu lực	Thông tư 99/2025 không thay thông tư này. Doanh nghiệp nhỏ và vừa được chọn: tiếp tục Thông tư 133, hoặc tự nguyện sang Thông tư 99 từ năm tài chính bắt đầu ngày 01/01/2026
2.5. Thông tư 58/2026/TT-BTC Doanh nghiệp siêu nhỏ	25/05/2026	01/07/2026	Còn hiệu lực	Thay Thông tư 132/2018. Bỏ ghi sổ kép, ghi đơn vào sổ chi tiết. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được chọn áp dụng thông tư này nếu có nhu cầu
2.6. Thông tư 152/2025/TT-BTC Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh	31/12/2025	01/01/2026	Còn hiệu lực	Thay Thông tư 88/2021. Không dùng tài khoản kế toán, ghi theo mẫu sổ. Thời hạn lưu tài liệu kế toán tối thiểu 05 năm
2.7. Thông tư 71/2024/TT-BTC Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã	2024	07/10/2024, áp dụng cho năm tài chính từ 01/01/2025	Còn hiệu lực	Thay Thông tư 24/2017
2.8. Thông tư 24/2024/TT-BTC Đơn vị hành chính, sự nghiệp	17/04/2024	01/01/2025	Còn hiệu lực	Thay bốn thông tư về kế toán hành chính sự nghiệp
2.9. Thông tư 132/2018/TT-BTC Doanh nghiệp siêu nhỏ	28/12/2018	từ 2019	Hết hiệu lực từ 01/07/2026	Bị Thông tư 58/2026 thay
2.10. Thông tư 88/2021/TT-BTC Hộ kinh doanh	11/10/2021	từ 01/01/2022	Hết hiệu lực từ 01/01/2026	Bị Thông tư 152/2025 thay

Cách tự kiểm bản gốc: mở vbpl.vn (Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật) hoặc congbao.chinhphu.vn (Công báo Chính phủ), tìm theo số hiệu ghi trong bảng, xem trạng thái hiệu lực ở đầu trang văn bản. Đây là hai nguồn của cơ quan nhà nước, tra được miễn phí.

3. Ghi sổ ở mỗi chế độ khác nhau thế nào

3.1. Thông tư 99/2025: doanh nghiệp, ghi kép đầy đủ

Ghi Nợ và Có theo hệ thống tài khoản. Các tài khoản quen dùng giữ nguyên số hiệu: 111, 133, 141, 152, 153, 155, 156, 211, 214, 229, 242, 331, 334, 338, 353, 621, 627, 632, 641, 642, 711, 811, 3331.

Hai thay đổi về tên gọi Sếp cần biết:

3.1.1. Tài khoản 112 đổi tên thành Tiền gửi không kỳ hạn, trước là Tiền gửi Ngân hàng.
3.1.2. Tài khoản 242 đổi tên thành Chi phí chờ phân bổ.
3.1.3. Thêm tài khoản 215 Tài sản sinh học, dùng cho súc vật nuôi và cây trồng.
3.1.4. Bỏ tài khoản 461 và 466 về nguồn kinh phí.

3.2. Thông tư 133/2016: doanh nghiệp nhỏ và vừa, ghi kép gọn hơn

Cũng ghi kép, nhưng hệ thống tài khoản gọn hơn. Khác biệt lớn nhất khi ghi chi phí:

3.2.1. Chỉ có tài khoản 642 Chi phí quản lý kinh doanh, gộp cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý. Chi tiết tách bằng tài khoản cấp hai.
3.2.2. Không có tài khoản 641 riêng.
3.2.3. Chi phí sản xuất theo dõi ở tài khoản 154, không tách 621, 622, 627 như chế độ doanh nghiệp.

3.3. Thông tư 58/2026: doanh nghiệp siêu nhỏ, ghi đơn

Không phải ghi Nợ Có. Kế toán ghi một dòng trực tiếp vào sổ chi tiết để theo dõi tiền, doanh thu, chi phí, hàng hoá. Mọi khoản chi ghi vào sổ chi phí, kèm chứng từ.

Áp dụng từ 01/07/2026. Trước ngày đó, doanh nghiệp siêu nhỏ vẫn theo Thông tư 132/2018.

3.4. Thông tư 152/2025: hộ kinh doanh, ghi theo mẫu sổ

Không dùng tài khoản kế toán. Ghi vào các mẫu sổ:

3.4.1. S1a-HKD	Sổ doanh thu, cho hộ không chịu thuế giá trị gia tăng và không phải nộp thuế thu nhập cá nhân
3.4.2. S2a-HKD, S2b-HKD	Sổ doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ, cho hộ nộp thuế theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu
3.4.3. S2c-HKD	Sổ chi tiết doanh thu và chi phí, dùng để xác định thu nhập tính thuế thu nhập cá nhân. Đây là sổ ghi các khoản chi phí
3.4.4. S2d-HKD	Sổ chi tiết vật liệu, hàng hoá, theo dõi nhập xuất tồn
3.4.5. S3a-HKD	Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác

Hộ kinh doanh được bổ sung thêm sổ hoặc điều chỉnh biểu mẫu cho nhu cầu quản lý của mình, miễn là giữ đủ các thông tin bắt buộc.

3.5. Hợp tác xã, đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức tín dụng

3.5.1. Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã: ghi theo hệ thống tài khoản của Thông tư 71/2024/TT-BTC.
3.5.2. Đơn vị hành chính, sự nghiệp: ghi theo Thông tư 24/2024/TT-BTC, hệ thống tài khoản khác hẳn doanh nghiệp.
3.5.3. Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài: theo quy định của Ngân hàng Nhà nước, không dùng hệ thống tài khoản của Thông tư 99/2025.
3.5.4. Doanh nghiệp bảo hiểm, công ty chứng khoán, quỹ đầu tư, tổ chức tài chính vi mô: có chế độ kế toán riêng theo ngành. Sếp thuộc nhóm này thì phải tra văn bản của ngành mình, đừng lấy hướng dẫn của doanh nghiệp thường áp vào.

4. Chuyện riêng của năm 2026: một năm hai chế độ

Đây là chỗ dễ nhầm nhất, Sếp lưu ý:

4.1. Quyết toán thuế năm 2025: sổ sách theo Thông tư 200/2014 hoặc Thông tư 133/2016, vì năm tài chính 2025 kết thúc trước ngày Thông tư 99 có hiệu lực.
4.2. Năm tài chính 2026: doanh nghiệp đang dùng Thông tư 200 phải chuyển sang Thông tư 99/2025.
4.3. Doanh nghiệp siêu nhỏ: nửa đầu năm 2026 theo Thông tư 132/2018, từ 01/07/2026 theo Thông tư 58/2026.

Chế độ kế toán khác với quy định thuế. Sổ sách ghi theo thông tư kế toán, còn khoản chi có được trừ hay không thì theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 116/2025/QH15, Luật số 127/2025/QH15, Luật số 133/2025/QH15, Luật số 141/2025/QH15, Luật số 143/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16), Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC. Hai hệ thống này phải phản ánh cùng một việc thật, nhưng cách trình bày khác nhau.

5. Việc cần làm ngay trong tuần này

Xác định công ty mình thuộc dòng nào ở bảng mục 1.
Hỏi kế toán: sổ năm 2026 đang ghi theo thông tư nào. Còn trả lời Thông tư 200 thì phải chuyển ngay.
Doanh nghiệp nhỏ và vừa thì quyết định: giữ Thông tư 133 hay chuyển sang Thông tư 99. Quyết định này nên ghi thành văn bản, vì nó áp cho cả năm tài chính.
Hộ kinh doanh thì mở đủ bộ mẫu sổ theo Thông tư 152/2025, nhất là sổ S2c-HKD để ghi chi phí.
Mở lại các hướng dẫn nội bộ, tài liệu đào tạo trong công ty, bỏ chỗ nào còn dẫn Thông tư 200, Thông tư 88/2021, Thông tư 132/2018.

Ghi đúng chế độ của mình thì con số mới nói đúng, và lúc cơ quan thuế hỏi Sếp trả lời được ngay mình theo văn bản nào.

Sếp chưa chắc mình thuộc loại nào, nhắn tụi mình mã số thuế và quy mô. Tụi mình xác định giúp và nói rõ Sếp cần mở những sổ nào.

Biểu mẫu tải về cho việc này

5.1. Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi
5.2. Bảng chấm công theo ngày
5.3. Bảng chấm công theo giờ
5.4. Bảng thanh toán tiền lương
5.5. Bảng chấm chỉ tiêu công việc
5.6. Quyết định điều chỉnh tiền lương

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Nhớ một câu: Chọn sai chế độ kế toán không phải lỗi nhỏ — sổ sách dựng sai khung từ đầu năm thì cuối năm phải làm lại từ đầu, tốn gấp đôi thời gian so với chọn đúng ngay từ ngày đầu tiên.

Bước tiếp theo

Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, xem hồ sơ, việc cần làm và tình trạng chứng từ hiện tại của công ty mình.

Cần người xem cùng. Sếp gửi tụi mình hồ sơ hoặc chứng từ liên quan, tụi mình soát giúp, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#chedoketoan
#thuetndn

Tổng hợp chứng từ ghi nhận chi phí phúc lợi cho người lao động — mức trần 01 tháng lương bình quân theo Nghị định 320/2025

Đám cưới nhân viên, phong bì đám tang, chuyến nghỉ mát cả công ty, tiền hỗ trợ lúc người nhà nằm viện, thưởng con nhân viên học giỏi. Những khoản này chi vì tình người, và luật cho tính vào chi phí. Chỉ có một mức khống chế Sếp cần nhớ, và một cách tính mà nhiều nơi tính sai.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

1.1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 116/2025/QH15, Luật số 127/2025/QH15, Luật số 133/2025/QH15, Luật số 141/2025/QH15, Luật số 143/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16), hiệu lực 01/10/2025.
1.2. Nghị định 320/2025/NĐ-CP, hiệu lực 15/12/2025. Điểm d khoản 4 Điều 10 quy định mức khống chế của khoản chi phúc lợi.
1.3. Thông tư 20/2026/TT-BTC, hiệu lực 12/03/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025. Thông tư này thay toàn bộ Thông tư 78/2014 và Thông tư 96/2015.

Kế toán nào còn dẫn điểm 2.30 Thông tư 96/2015 cho khoản phúc lợi thì đang dẫn văn bản hết hiệu lực. Nội dung mức khống chế giữ như cũ, nhưng căn cứ phải ghi lại cho đúng: điểm d khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

2. Mức khống chế: một tháng lương bình quân

Nguyên văn Nghị định 320/2025/NĐ-CP: phần chi cho các khoản có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế thì không được trừ.

Cách tính đúng:

2.1. Một tháng lương bình quân bằng tổng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia 12 tháng.
2.2. Đây là mức cho toàn bộ doanh nghiệp trong cả năm, không phải mức cho từng người.
2.3. Lấy quỹ lương thực hiện, tức số đã chi thật, không phải quỹ lương theo kế hoạch.

Ví dụ: cả năm công ty chi lương 2 tỷ 400 triệu. Một tháng lương bình quân là 200 triệu. Tổng các khoản phúc lợi trong năm tới 240 triệu thì 40 triệu phần vượt bị loại, 200 triệu còn lại được trừ.

Đây là mức gộp. Nhiều Sếp tính riêng từng khoản rồi thấy khoản nào cũng nhỏ, tới cuối năm cộng lại mới vượt. Nên theo dõi tổng phúc lợi ngay từ đầu năm, đừng chờ quyết toán.

3. Mười khoản được xếp vào phúc lợi

Nghị định 320/2025/NĐ-CP liệt kê rõ, Sếp đối chiếu cho đúng:

Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động.
Chi nghỉ mát.
Chi hỗ trợ điều trị, khám bệnh, chữa bệnh.
Chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở giáo dục, cơ sở hoạt động giáo dục nghề nghiệp.
Chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau.
Chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập.
Chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết.
Chi bảo hiểm tai nạn, không bao gồm bảo hiểm tai nạn bắt buộc theo pháp luật chuyên ngành.
Chi bảo hiểm sức khỏe.
Chi bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động.

Lưu ý về bảo hiểm: bảo hiểm tai nạn bắt buộc theo pháp luật chuyên ngành không nằm trong nhóm phúc lợi, nên không bị tính vào mức khống chế. Xếp lẫn hai loại là tự làm hẹp phần được trừ của mình.

4. Bộ chứng từ cho từng nhóm

4.1. Chung cho mọi khoản phúc lợi	Quy chế phúc lợi hoặc thoả ước lao động tập thể, quy chế tài chính có ghi khoản chi đó, và quyết định của giám đốc cho từng lần chi.
4.2. Hiếu, hỷ	Quyết định chi, danh sách người nhận có chữ ký, thiệp mời hoặc giấy báo tử nếu có.
4.3. Nghỉ mát	Kế hoạch chuyến đi, danh sách người tham gia, hợp đồng với công ty du lịch, hoá đơn, chứng từ chuyển khoản.
4.4. Hỗ trợ khám chữa bệnh	Đơn đề nghị của người lao động, giấy tờ bệnh viện, quyết định chi, chứng từ chi.
4.5. Thưởng con học giỏi	Quy chế có tiêu chuẩn thưởng, bản sao giấy khen, danh sách nhận thưởng có chữ ký.
4.6. Bảo hiểm sức khoẻ, tai nạn tự nguyện	Hợp đồng bảo hiểm, danh sách người được bảo hiểm, hoá đơn, chứng từ chuyển khoản.

Quy chế phúc lợi là tờ gốc. Không có quy chế thì mỗi lần chi đều phải giải trình riêng, và khoản chi dễ bị coi là chi hộ cá nhân. Một bản quy chế hai trang, giám đốc ký, dùng được nhiều năm.

Từ 5 triệu đồng trở lên phải chuyển khoản theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Chi nghỉ mát, mua bảo hiểm gần như luôn vượt mức này.

5. Thuế thu nhập cá nhân của người nhận

Đây là câu hỏi đi kèm mà nhiều nơi bỏ qua. Khoản phúc lợi ghi rõ tên từng người nhận thì về nguyên tắc là thu nhập của người đó và phải xét tính thuế thu nhập cá nhân. Khoản chi mang tính tập thể, không xác định được của ai, như tiệc cuối năm hay chuyến nghỉ mát chung, thì khác.

Ranh giới này ảnh hưởng tới số thuế của nhân viên, nên Sếp nhắn tụi mình xem theo từng khoản cụ thể trước khi chi. Đừng để tới lúc quyết toán thuế thu nhập cá nhân mới phát hiện.

6. Hạch toán

6.1. Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (ban hành 26/08/2016, còn hiệu lực): dùng tài khoản 642 Chi phí quản lý kinh doanh gộp cả bán hàng và quản lý, không có tài khoản 641 riêng; chi phí sản xuất theo dõi ở tài khoản 154.
6.2. Doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC (ban hành 25/05/2026, hiệu lực 01/07/2026, thay Thông tư 132/2018): không ghi sổ kép, ghi một dòng vào sổ chi tiết chi phí.
6.3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành 31/12/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021): không dùng tài khoản kế toán, ghi vào sổ chi tiết doanh thu và chi phí mẫu S2c-HKD.
6.4. Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo Thông tư 71/2024/TT-BTC (hiệu lực 07/10/2024, áp dụng cho năm tài chính từ 01/01/2025, thay Thông tư 24/2017). Đơn vị hành chính, sự nghiệp theo Thông tư 24/2024/TT-BTC (ban hành 17/04/2024, hiệu lực 01/01/2025). Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo quy định riêng của Ngân hàng Nhà nước. Doanh nghiệp bảo hiểm, công ty chứng khoán, quỹ đầu tư, tổ chức tài chính vi mô có chế độ kế toán riêng theo ngành.
6.5. Năm tài chính 2025 vẫn ghi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016. Thông tư 200 hết hiệu lực từ 01/01/2026.

Bảng tra đầy đủ có ngày ban hành, ngày hiệu lực và trạng thái từng văn bản: Chế độ kế toán nào đang áp dụng cho ai.

6.6. Chi trực tiếp bằng tiền

6.6.1. Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627
6.6.2. Có tài khoản 112 hoặc 111

6.7. Chi từ quỹ khen thưởng, phúc lợi đã trích

6.7.1. Nợ tài khoản 353
6.7.2. Có tài khoản 112 hoặc 111

Khoản chi từ quỹ 353 do doanh nghiệp trích từ lợi nhuận sau thuế thì không đưa vào chi phí được trừ nữa, vì phần đó đã nằm sau thuế. Đưa cả hai lần là tính trùng.

7. Năm lỗi làm mất khoản phúc lợi

Không có quy chế phúc lợi, hoặc quy chế không ghi khoản đang chi.
Không theo dõi tổng phúc lợi trong năm, tới quyết toán mới biết vượt một tháng lương bình quân.
Tính mức khống chế theo từng người thay vì theo tổng quỹ lương của doanh nghiệp.
Thiếu danh sách người nhận có chữ ký, chi mà không chứng minh được ai nhận.
Chi tiền mặt từ 5 triệu đồng, nhất là khoản nghỉ mát và bảo hiểm.

8. Việc cần làm ngay trong tuần này

Mở quy chế phúc lợi ra đối chiếu với mười khoản ở mục 3, thiếu khoản nào đang chi thật thì bổ sung.
Cộng tổng phúc lợi đã chi từ đầu năm, chia cho quỹ lương, xem còn cách mức trần bao nhiêu.
Tách riêng bảo hiểm tai nạn bắt buộc ra khỏi nhóm phúc lợi, để không bị tính vào mức khống chế.
Soát lại các lần chi đã có, xem đủ quyết định và danh sách người nhận chưa.
Đổi cách chi: mọi khoản từ 5 triệu đồng đều chuyển khoản.

Phúc lợi là khoản Sếp chi để giữ người. Giữ đủ giấy thì khoản đó vừa giữ được người, vừa giữ được quyền trừ khi tính thuế.

Sếp gửi tụi mình bảng phúc lợi đã chi từ đầu năm, tụi mình tính giúp mức còn lại trước khi tới mùa lễ tết, để Sếp biết chi tới đâu là vừa.

Tải văn bản mẫu — điền là dùng được ngay

Tụi mình soạn sẵn chín biểu mẫu dưới đây theo đúng các văn bản đang còn hiệu lực tại ngày 28/09/2026. Sếp bấm vào tên là tải về, mở bằng Word hoặc Google Docs, điền vào chỗ có dấu chấm là dùng được. Tải không mất phí, không cần đăng ký.

#	Tên biểu mẫu	Dùng khi nào
1	Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi	Văn bản quan trọng nhất. Thiếu nó thì tiền thưởng và phúc lợi không được trừ, theo điểm b khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025. Có sẵn bảng điền điều kiện hưởng và mức hưởng từng khoản.
2	Bảng chấm công theo ngày	Đủ 31 ngày, có ký hiệu chấm công và cột công thêm giờ.
3	Bảng chấm công theo giờ	Dành cho đơn vị trả lương theo giờ. Có cột giờ vào, giờ ra từng ngày — thiếu cột này thì không chứng minh được số tiền đã trả.
4	Bảng thanh toán tiền lương	Đủ cột phụ cấp, thưởng, bảo hiểm người lao động đóng, thuế thu nhập cá nhân, thực lĩnh, ký nhận.
5	Bảng chấm chỉ tiêu công việc	Chấm theo trọng số, quy ra điểm và xếp loại. Đây là giấy chứng minh điều kiện được hưởng của khoản thưởng theo chỉ tiêu.
6	Hợp đồng khoán việc	Dùng cho nhóm thợ, phụ hồ, người làm tự do. Có sẵn điều khoản khấu trừ thuế 10% và cảnh báo khi nào giấy này không đứng được.
7	Biên bản nghiệm thu khối lượng	Đi kèm hợp đồng khoán việc. Đây là chứng từ chứng minh công việc đã làm thật.
8	Bảng kê thu mua — Mẫu số 02/TNDN	Dùng khi mua hàng hoá, dịch vụ của cá nhân hoặc hộ kinh doanh không có hoá đơn. Mẫu 02/TNDN của Thông tư 20/2026, không phải 01/TNDN của thông tư cũ đã hết hiệu lực.
9	Quyết định điều chỉnh tiền lương	Có bảng so mức cũ và mức mới, kèm nhắc ký phụ lục hợp đồng.

Ba mẫu nữa nằm trong phần mềm, vì phải điền sẵn số liệu của chính công ty Sếp

Thang lương bảng lương, biên bản lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động, và biên bản niêm yết công khai tại nơi làm việc — ba giấy này phải khớp với bậc lương và số người thật của công ty, nên tụi mình để trong phần mềm để máy điền sẵn rồi xuất ra. Sếp mở tại crm2.tckn.vn/cham-cong-tinh-luong.

Mẫu tải về ở bảng trên là mẫu trống để tự điền, không chứa số liệu của ai.

Đọc thêm: khám sức khoẻ định kỳ cho người lao động là nghĩa vụ bắt buộc theo Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 84/2015/QH13. Điểm d khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025 không kể tên khoản này trong danh sách phúc lợi, nên tụi mình đề xuất không cộng vào mức khống chế 01 tháng lương; chưa có văn bản nói thẳng, Sếp muốn chắc thì hỏi cơ quan thuế quản lý bằng văn bản. Bảng giá và thuế thu nhập cá nhân của khoản này xem tại bài Chi phí khám sức khoẻ định kỳ cho người lao động.

Đọc thêm: quà Trung thu, quà Tết bằng hiện vật tặng người lao động cũng cộng vào mức khống chế này; cách lập hoá đơn, chứng từ và ví dụ số xem bài quà tặng khách hàng, nhân viên: hoá đơn, thuế, chứng từ.

Nhớ một câu: Phúc lợi cho nhân viên là cách giữ người rẻ nhất — miễn là có đủ chứng từ, không thì phúc lợi thật lại biến thành chi phí không được trừ, công ty vừa mất người vừa mất tiền thuế.

Bước tiếp theo

Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, xem hồ sơ, việc cần làm và tình trạng chứng từ hiện tại của công ty mình.

Cần người xem cùng. Sếp gửi tụi mình hồ sơ hoặc chứng từ liên quan, tụi mình soát giúp, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#chiphiduoctru
#thuetndn

Tổng hợp chứng từ ghi nhận chi phí huỷ hàng tồn kho hư hỏng, hết hạn, lạc hậu theo Thông tư 20/2026

Hàng để lâu hết hạn, vải bị ẩm mốc, hàng mẫu lỗi mốt, linh kiện không còn máy nào dùng tới. Sếp bỏ đi là mất tiền lần một. Bỏ đi mà không lập hồ sơ thì mất tiền lần hai, vì phần giá trị hàng đó bị loại khỏi chi phí và Sếp phải nộp thuế trên số tiền đã mất thật.

Từ kỳ tính thuế 2025, Thông tư 20/2026/TT-BTC ghi rõ hồ sơ huỷ hàng, huỷ tài sản, huỷ phế liệu. Bài này ghi lại đủ từng loại.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

1.1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 116/2025/QH15, Luật số 127/2025/QH15, Luật số 133/2025/QH15, Luật số 141/2025/QH15, Luật số 143/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16): hiệu lực 01/10/2025, Điều 9.
1.2. Nghị định 320/2025/NĐ-CP: hiệu lực 15/12/2025.
1.3. Thông tư 20/2026/TT-BTC: hiệu lực 12/03/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025. Điều 3 có ba mục liền nhau cho ba trường hợp: mục 9g huỷ hàng tồn kho và nguyên vật liệu, mục 9h huỷ tài sản hư hỏng, mục 9i huỷ phế liệu phế phẩm. Ngoài ra mục 7 dành riêng cho tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, bất khả kháng.

2. Bốn trường hợp, bốn bộ hồ sơ khác nhau

2.1. Huỷ hàng tồn kho, nguyên liệu, vật tư, linh kiện (mục 9g)

Áp dụng cho hàng hư hỏng, lạc hậu, hết hạn, không đủ điều kiện lưu thông, và nguyên liệu vật tư không còn nhu cầu sử dụng. Bộ hồ sơ gồm bốn tờ:

Quyết định huỷ của người có thẩm quyền trong doanh nghiệp.
Biên bản kiểm kê giá trị do doanh nghiệp lập, ghi rõ nguyên nhân, chủng loại, số lượng, giá trị, phương án xử lý, có chữ ký xác nhận của người đại diện hợp pháp doanh nghiệp.
Quyết định thành lập Hội đồng xử lý.
Quyết định xử lý của Hội đồng xử lý.

Hai tờ về Hội đồng xử lý là điểm nhiều Sếp bỏ qua. Đây là hội đồng nội bộ, không phải hội đồng của cơ quan nhà nước. Sếp lập bằng một quyết định của công ty, thành viên là người trong nhà: kế toán, kho, bộ phận kỹ thuật hoặc chất lượng. Với doanh nghiệp nhỏ thì ba người là đủ.

2.2. Huỷ tài sản hư hỏng, không còn nhu cầu sử dụng (mục 9h)

Cũng bốn tờ như trên, nhưng biên bản kiểm kê ghi nguyên nhân hư hỏng của tài sản, chủng loại, số lượng, giá trị, phương án xử lý, có chữ ký người đại diện hợp pháp.

2.3. Huỷ phế liệu, phế phẩm trong quá trình gia công, sản xuất (mục 9i)

Trường hợp này nhẹ nhất, chỉ cần một tờ: biên bản xác định việc huỷ phế liệu, phế phẩm do doanh nghiệp lập, được người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp xác nhận. Không cần Hội đồng xử lý.

2.4. Tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, bất khả kháng không được bồi thường (mục 7)

Đây là trường hợp khác hẳn, và hồ sơ cũng khác:

2.4.1. Biên bản kiểm kê
2.4.2. Bảng kê xuất nhập tồn
2.4.3. Hồ sơ bảo hiểm, bồi thường nếu có

Chỉ phần không được bồi thường mới được tính vào chi phí. Bảo hiểm trả một phần thì phần đó không được trừ nữa.

3. Bảng tra nhanh: hàng của Sếp thuộc loại nào

3.1. Hàng hết hạn dùng, hàng mốc, hàng lỗi mốt còn trong kho	Mục 9g: bốn tờ, có Hội đồng xử lý
3.2. Máy móc, thiết bị, đồ dùng của công ty bị hỏng	Mục 9h: bốn tờ, có Hội đồng xử lý
3.3. Đầu mẩu, vụn, hàng lỗi sinh ra khi đang sản xuất	Mục 9i: một tờ biên bản
3.4. Hàng mất vì bão lụt, cháy, dịch bệnh	Mục 7: biên bản kiểm kê, bảng kê xuất nhập tồn, hồ sơ bảo hiểm

4. Làm theo thứ tự này, đừng làm ngược

Phát hiện và tách riêng hàng ra khỏi hàng bán được. Chưa huỷ, chưa bỏ.
Lập quyết định thành lập Hội đồng xử lý nếu thuộc mục 9g hoặc 9h.
Kiểm kê và lập biên bản, ghi đủ nguyên nhân, chủng loại, số lượng, giá trị.
Hội đồng ra quyết định xử lý: huỷ, bán thanh lý, hay tái chế.
Người có thẩm quyền ra quyết định huỷ.
Huỷ thật, và chụp ảnh, ghi hình lúc huỷ.
Ghi sổ theo mục 5 bên dưới.

Lỗi hay gặp là làm ngược: bỏ hàng ra bãi rác trước, vài tháng sau kế toán mới dựng hồ sơ. Lúc đó hàng không còn để kiểm kê, ảnh cũng không có, biên bản ghi số nào cũng khó tin. Ảnh và video lúc huỷ là bằng chứng rẻ nhất, chụp mất một phút.

5. Hạch toán

5.1. Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (ban hành 26/08/2016, còn hiệu lực): dùng tài khoản 642 Chi phí quản lý kinh doanh gộp cả bán hàng và quản lý, không có tài khoản 641 riêng; chi phí sản xuất theo dõi ở tài khoản 154.
5.2. Doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC (ban hành 25/05/2026, hiệu lực 01/07/2026, thay Thông tư 132/2018): không ghi sổ kép, ghi một dòng vào sổ chi tiết chi phí.
5.3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành 31/12/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021): không dùng tài khoản kế toán, ghi vào sổ chi tiết doanh thu và chi phí mẫu S2c-HKD.
5.4. Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo Thông tư 71/2024/TT-BTC (hiệu lực 07/10/2024, áp dụng cho năm tài chính từ 01/01/2025, thay Thông tư 24/2017). Đơn vị hành chính, sự nghiệp theo Thông tư 24/2024/TT-BTC (ban hành 17/04/2024, hiệu lực 01/01/2025). Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo quy định riêng của Ngân hàng Nhà nước. Doanh nghiệp bảo hiểm, công ty chứng khoán, quỹ đầu tư, tổ chức tài chính vi mô có chế độ kế toán riêng theo ngành.
5.5. Năm tài chính 2025 vẫn ghi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016. Thông tư 200 hết hiệu lực từ 01/01/2026.

Bảng tra đầy đủ có ngày ban hành, ngày hiệu lực và trạng thái từng văn bản: Chế độ kế toán nào đang áp dụng cho ai.

5.6. Huỷ hàng tồn kho, nguyên vật liệu

5.6.1. Nợ tài khoản 632: giá vốn hàng bán, phần tổn thất
5.6.2. Có tài khoản 152, 155, 156: theo giá trị ghi sổ

Đã trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho thì dùng phần dự phòng trước:

5.6.3. Nợ tài khoản 229: phần đã lập dự phòng
5.6.4. Nợ tài khoản 632: phần còn lại
5.6.5. Có tài khoản 152, 155, 156

5.7. Huỷ tài sản cố định

5.7.1. Nợ tài khoản 214: giá trị đã khấu hao
5.7.2. Nợ tài khoản 811: giá trị còn lại
5.7.3. Có tài khoản 211

5.8. Bán thanh lý được một phần

5.8.1. Nợ tài khoản 111 hoặc 112, 131
5.8.2. Có tài khoản 711 và tài khoản 3331

Bán thanh lý phải xuất hoá đơn. Đây là chỗ hay bị bỏ sót: hàng huỷ nhưng bán được phần xác, tiền thu về mà không xuất hoá đơn thì thành doanh thu ngoài sổ.

6. Năm lỗi làm mất khoản này

Huỷ trước, dựng hồ sơ sau: không còn hàng để kiểm kê.
Thiếu hai tờ về Hội đồng xử lý với hàng thuộc mục 9g, 9h.
Biên bản không ghi nguyên nhân, chỉ ghi số lượng và giá trị.
Bán được phần xác mà không xuất hoá đơn.
Tổn thất do thiên tai nhưng không lấy hồ sơ bảo hiểm, hoặc tính cả phần đã được bồi thường vào chi phí.

7. Việc cần làm ngay trong tuần này

Đi một vòng kho, tách riêng hàng hết hạn, hàng hỏng đang nằm lẫn với hàng bán được.
Đối chiếu số trong sổ với số đếm thật, ra danh sách hàng cần xử lý.
Ra quyết định thành lập Hội đồng xử lý một lần, dùng cho cả năm.
Dựng sẵn ba biểu mẫu để lần sau chỉ điền: quyết định huỷ, biên bản kiểm kê, quyết định của Hội đồng.
Xem lại các lần đã huỷ hàng từ đầu năm, thiếu tờ nào thì bổ sung khi còn kịp.

Hàng hỏng thì đã mất rồi, không lấy lại được. Điều lấy lại được là phần thuế trên khoản đã mất, và điều đó phụ thuộc vào mấy tờ giấy Sếp lập trước khi đem hàng đi bỏ.

Sếp đang có lô hàng tính huỷ, nhắn tụi mình trước khi bỏ. Tụi mình gửi bộ biểu mẫu và ngồi kiểm kê cùng, để hồ sơ lập đúng lúc hàng còn đó.

Nhớ một câu: Hàng tồn kho hư hỏng mà huỷ không đúng thủ tục thì mất hai lần — mất hàng, rồi mất luôn phần chi phí lẽ ra được trừ thuế của chính lô hàng đó.

Bước tiếp theo

Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, xem hồ sơ, việc cần làm và tình trạng chứng từ hiện tại của công ty mình.

Cần người xem cùng. Sếp gửi tụi mình hồ sơ hoặc chứng từ liên quan, tụi mình soát giúp, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#chiphiduoctru
#thuetndn

Tổng hợp chứng từ ghi nhận chi phí đào tạo nghề cho người lao động — bốn loại giấy Thông tư 20/2026 yêu cầu

Cho nhân viên đi học nghề, học chứng chỉ, học nâng tay nghề là khoản chi được trừ. Nhưng từ kỳ tính thuế 2025, Thông tư 20/2026/TT-BTC ghi hẳn ra bốn loại giấy phải có. Đây là điểm mới, vì thông tư cũ không liệt kê rõ như vậy. Nhiều Sếp mới trả tiền học rồi giữ tờ hoá đơn của trung tâm là thấy đủ, cuối kỳ mới biết còn thiếu ba tờ nữa.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

1.1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 116/2025/QH15, Luật số 127/2025/QH15, Luật số 133/2025/QH15, Luật số 141/2025/QH15, Luật số 143/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16) — hiệu lực 01/10/2025, Điều 9.
1.2. Nghị định 320/2025/NĐ-CP — hiệu lực 15/12/2025, Điều 9 về điều kiện khoản chi được trừ.
1.3. Thông tư 20/2026/TT-BTC — hiệu lực 12/03/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025. Mục 3 Điều 3 quy định hồ sơ của khoản chi giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề cho người lao động.

Thông tư này thay toàn bộ Thông tư 78/2014 và Thông tư 96/2015.

2. Bốn loại giấy Thông tư 20/2026 yêu cầu

2.1. Cơ sở để được chi	Hợp đồng lao động, hoặc thoả ước lao động tập thể, hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp — trong đó có ghi khoản chi cho giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề cho người lao động.
2.2. Quyết định cử người đi học	Quyết định phê duyệt danh sách người lao động tham gia đào tạo.
2.3. Hồ sơ đăng ký học	Bản sao hồ sơ đăng ký học của người lao động.
2.4. Bằng chứng đã học	Văn bằng, chứng chỉ xác nhận kết quả học tập. Khoá không cấp bằng thì thay bằng giấy xác nhận của cơ sở giáo dục nghề nghiệp, hoặc danh sách người lao động đã tham gia đào tạo.

Điểm 2.1 là chỗ hở phổ biến nhất. Nếu không có câu nào trong hợp đồng lao động, thoả ước hay quy chế tài chính nói tới việc công ty chi cho đào tạo, thì khoản chi thiếu cơ sở ngay từ gốc. Sửa việc này mất đúng một buổi: bổ sung một điều vào quy chế tài chính, giám đốc ký, lưu hồ sơ. Làm trước khi cử người đi học, không phải sau.

Điểm 2.4 có đường lùi. Nhiều khoá ngắn không cấp chứng chỉ. Thông tư cho phép thay bằng giấy xác nhận của cơ sở đào tạo, hoặc chỉ cần danh sách người đã học. Sếp xin luôn giấy xác nhận lúc kết thúc khoá, vì xin lại sau vài tháng rất khó.

3. Cộng thêm bộ chứng từ thường

Bốn loại giấy ở mục 2 là hồ sơ bổ sung. Ngoài ra vẫn phải có đủ chứng từ như mọi khoản chi khác:

3.1. Hợp đồng đào tạo với trung tâm, trường, hoặc đơn vị tổ chức khoá học.
3.2. Hoá đơn học phí ghi đúng tên, mã số thuế, địa chỉ công ty.
3.3. Chứng từ chuyển khoản, bắt buộc với khoản từ 5 triệu đồng trở lên theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Học phí một khoá nghề hầu hết vượt 5 triệu, nên gần như luôn phải chuyển khoản. Đưa tiền mặt cho nhân viên tự đi đóng học phí là cách làm mất khoản chi đó.

4. Trả tiền học cho nhân viên thì có tính thuế thu nhập cá nhân không

Đây là câu hỏi Sếp nào cũng hỏi. Nguyên tắc: khoản chi đào tạo phục vụ cho công việc của người lao động tại doanh nghiệp thì không tính vào thu nhập chịu thuế của người đó. Ngược lại, chi học những thứ không liên quan tới công việc thì bản chất là lợi ích trả cho cá nhân, phải tính vào thu nhập.

Ranh giới nằm ở hồ sơ. Quyết định cử đi học ghi rõ học gì, để làm việc gì trong công ty, thì khoản chi đứng vững. Quyết định ghi chung chung một dòng thì khó giải thích. Nội dung cụ thể áp cho từng ca thì Sếp nhắn tụi mình xem cùng, vì còn phụ thuộc ngành nghề và vị trí của người đi học.

5. Điều khoản bồi hoàn nếu nhân viên nghỉ sớm

Việc này không phải quy định thuế, nhưng là chỗ Sếp mất tiền nhiều hơn cả tiền thuế. Công ty bỏ mấy chục triệu cho một người học, xong người đó nghỉ sau hai tháng.

Cách giữ: làm hợp đồng đào tạo với người lao động, ghi rõ ba việc.

Công ty chi bao nhiêu, cho khoá nào.
Người lao động cam kết làm việc tiếp bao lâu sau khi học xong.
Nghỉ trước thời hạn thì hoàn lại bao nhiêu, tính theo cách nào.

Tờ này phải ký trước khi đi học. Ký sau thì người lao động có quyền không ký, và công ty không có căn cứ đòi.

6. Hạch toán

6.1. Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (ban hành 26/08/2016, còn hiệu lực): dùng tài khoản 642 Chi phí quản lý kinh doanh gộp cả bán hàng và quản lý, không có tài khoản 641 riêng; chi phí sản xuất theo dõi ở tài khoản 154.
6.2. Doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC (ban hành 25/05/2026, hiệu lực 01/07/2026, thay Thông tư 132/2018): không ghi sổ kép, ghi một dòng vào sổ chi tiết chi phí.
6.3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành 31/12/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021): không dùng tài khoản kế toán, ghi vào sổ chi tiết doanh thu và chi phí mẫu S2c-HKD.
6.4. Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo Thông tư 71/2024/TT-BTC (hiệu lực 07/10/2024, áp dụng cho năm tài chính từ 01/01/2025, thay Thông tư 24/2017). Đơn vị hành chính, sự nghiệp theo Thông tư 24/2024/TT-BTC (ban hành 17/04/2024, hiệu lực 01/01/2025). Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo quy định riêng của Ngân hàng Nhà nước. Doanh nghiệp bảo hiểm, công ty chứng khoán, quỹ đầu tư, tổ chức tài chính vi mô có chế độ kế toán riêng theo ngành.
6.5. Năm tài chính 2025 vẫn ghi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016. Thông tư 200 hết hiệu lực từ 01/01/2026.

Bảng tra đầy đủ có ngày ban hành, ngày hiệu lực và trạng thái từng văn bản: Chế độ kế toán nào đang áp dụng cho ai.

6.6. Khoá học ngắn, dùng ngay trong kỳ

6.6.1. Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627 — theo bộ phận có người đi học
6.6.2. Nợ tài khoản 133 — thuế giá trị gia tăng đầu vào, nếu có hoá đơn khấu trừ
6.6.3. Có tài khoản 112

6.7. Khoá học dài, trải nhiều kỳ

6.7.1. Khi trả tiền: Nợ tài khoản 242; Có tài khoản 112
6.7.2. Mỗi kỳ phân bổ: Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627; Có tài khoản 242

6.8. Nhân viên hoàn lại tiền học do nghỉ sớm

6.8.1. Nợ tài khoản 111 hoặc 112, 334
6.8.2. Có tài khoản 711 — thu nhập khác

7. Năm lỗi làm mất khoản chi đào tạo

Quy chế tài chính không có dòng nào về đào tạo — thiếu cơ sở theo mục 2.1.
Không có quyết định cử đi học, chỉ nhắn tin cho nhân viên đi.
Không xin giấy xác nhận hoàn thành khi khoá học không cấp chứng chỉ.
Đưa tiền mặt trên 5 triệu cho nhân viên tự đóng học phí.
Hoá đơn học phí ghi tên cá nhân người học thay vì tên công ty.

8. Việc cần làm ngay trong tuần này

Mở quy chế tài chính ra xem đã có điều khoản chi đào tạo chưa. Chưa có thì bổ sung, ký ngay.
Soát các khoá đã cho người đi học từ đầu năm: đủ bốn loại giấy ở mục 2 chưa, thiếu tờ nào xin bù luôn.
Dựng sẵn hai biểu mẫu để lần sau dùng lại: quyết định cử đi học và hợp đồng đào tạo có điều khoản bồi hoàn.
Kiểm mọi hoá đơn học phí có ghi đúng tên và mã số thuế công ty.

Đào tạo là khoản chi mà doanh nghiệp bỏ tiền để người của mình giỏi hơn. Giữ đủ bốn tờ giấy là giữ được quyền trừ khoản đó, cộng thêm giữ được người sau khi họ học xong.

Sếp đang tính cho nhân viên đi học khoá nào, nhắn tụi mình trước khi đóng tiền. Tụi mình soạn sẵn quyết định và hợp đồng đào tạo để Sếp ký một lượt, khỏi chạy ngược lại xin giấy.

Biểu mẫu tải về cho việc này

8.1. Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi
8.2. Bảng chấm công theo ngày
8.3. Bảng chấm công theo giờ
8.4. Bảng thanh toán tiền lương
8.5. Bảng chấm chỉ tiêu công việc
8.6. Quyết định điều chỉnh tiền lương

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Nhớ một câu: Đào tạo nghề cho người lao động là khoản đầu tư dài hạn — nhưng thiếu đúng bốn loại giấy thì khoản đầu tư đó bị cơ quan thuế coi như chưa từng xảy ra.

Bước tiếp theo

Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, xem hồ sơ, việc cần làm và tình trạng chứng từ hiện tại của công ty mình.

Cần người xem cùng. Sếp gửi tụi mình hồ sơ hoặc chứng từ liên quan, tụi mình soát giúp, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#chiphiduoctru
#thuetndn

Tổng hợp chứng từ ghi nhận chi phí mua hàng của cá nhân không có hoá đơn — Mẫu 02/TNDN theo Thông tư 20/2026

Mua rau của nông dân, mua cá của người đánh bắt, mua đồ thủ công, mua phế liệu của người đi thu gom, thuê người chở hàng lẻ. Những khoản này trả tiền thật mà không có hoá đơn. Rất nhiều Sếp đành bỏ ra ngoài sổ cho nhanh, rồi lãi trên giấy cao hơn lãi thật và nộp thuế nhiều hơn mức phải nộp. Luật có đường để tính, chỉ cần lập đúng một tờ bảng kê.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

1.1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 116/2025/QH15, Luật số 127/2025/QH15, Luật số 133/2025/QH15, Luật số 141/2025/QH15, Luật số 143/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16) — hiệu lực 01/10/2025, Điều 9 về khoản chi được trừ.
1.2. Nghị định 320/2025/NĐ-CP — hiệu lực 15/12/2025, Điều 9 về điều kiện của khoản chi được trừ.
1.3. Thông tư 20/2026/TT-BTC — ban hành và có hiệu lực 12/03/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025. Mục 13 Điều 3 quy định hồ sơ cho trường hợp mua hàng hoá, dịch vụ không có hoá đơn, kèm Mẫu 02/TNDN ban hành cùng thông tư.

Thông tư 20/2026 đã thay toàn bộ Thông tư 78/2014 và Thông tư 96/2015. Mẫu bảng kê trước đây quen gọi là mẫu 01/TNDN theo thông tư cũ, nay là Mẫu 02/TNDN theo Thông tư 20/2026. Dùng mẫu cũ là dùng biểu mẫu của văn bản đã hết hiệu lực.

2. Năm nhóm hàng được lập bảng kê thay hoá đơn

Mục 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC cho phép lập bảng kê với:

Nông sản, lâm sản, thuỷ sản do người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.
Sản phẩm thủ công làm bằng nguyên liệu nông nghiệp, thủ công.
Phế liệu do người đi thu gom bán lại.
Đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân đã qua sử dụng.
Hàng hoá, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng phải chịu thuế giá trị gia tăng.

Nhóm 5 là nhóm rộng nhất và ít người biết nhất. Hộ kinh doanh nhỏ có doanh thu dưới ngưỡng thì không phải xuất hoá đơn, và Sếp vẫn được tính chi phí bằng bảng kê. Lưu ý ngưỡng doanh thu này đã thay đổi từ 01/01/2026 theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP và Nghị định 141/2026/NĐ-CP, nên Sếp đối chiếu theo từng nhà cung cấp.

Không thuộc năm nhóm trên thì không được lập bảng kê. Mua hàng của một công ty đang hoạt động bình thường mà họ không xuất hoá đơn thì Sếp phải yêu cầu họ xuất, chứ không tự lập bảng kê thay được.

3. Hai thứ phải có, thiếu một là mất

3.1. Bảng kê theo Mẫu 02/TNDN	Lập theo đúng mẫu kèm Thông tư 20/2026/TT-BTC. Người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký và chịu trách nhiệm về tính chính xác.
3.2. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt	Bắt buộc với giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên. Dưới 5 triệu thì trả tiền mặt được, vẫn phải có bảng kê.

Mức 5 triệu đồng tính theo từng lần mua. Nghị định 320/2025/NĐ-CP còn nói thêm: mua nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một người bán, tổng từ 5 triệu đồng trở lên thì vẫn phải chuyển khoản. Chia nhỏ hoá đơn trong ngày để lách mức 5 triệu là cách không dùng được.

4. Bảng kê ghi những gì

Mẫu 02/TNDN cần đủ các thông tin sau cho từng lần mua:

4.1. Họ tên, địa chỉ, số căn cước của người bán
4.2. Tên hàng hoá, dịch vụ
4.3. Số lượng, đơn giá, số tiền
4.4. Ngày mua
4.5. Chữ ký người lập bảng kê và người đại diện doanh nghiệp

Ba việc nên làm kèm, để bảng kê đứng được khi bị hỏi:

Chụp ảnh giấy tờ của người bán và lưu vào hồ sơ mua hàng, kèm sự đồng ý của họ.
Có giấy nhận tiền của người bán với các lần trả tiền mặt.
Giữ phiếu nhập kho đúng ngày, đúng số lượng trên bảng kê.

Bảng kê là giấy do chính doanh nghiệp tự lập, nên cơ quan thuế sẽ soi nặng hơn hoá đơn. Ba tờ kèm ở trên là thứ chứng minh hàng về thật, tiền ra thật.

5. Giá mua phải hợp lý với giá thị trường

Bảng kê do Sếp tự lập nên giá cũng do Sếp tự ghi. Đây là chỗ hay bị loại nhất: ghi giá cao hơn giá thị trường để đội chi phí lên. Cách giữ an toàn:

5.1. Ghi giá đúng như đã trả.
5.2. Lưu lại một vài bằng chứng về giá cùng thời điểm: báo giá của nơi khác, giá niêm yết ở chợ đầu mối, bảng giá trên sàn.
5.3. Giá mua chênh nhiều so với mọi nguồn khác thì phải giải thích được vì sao, chẳng hạn mua gấp, mua tận nơi xa, hàng loại đặc biệt.

6. Ba dòng phải khớp nhau

6.1. Dòng chủ thể	Người ghi trên bảng kê = người nhận tiền. Chuyển khoản cho một người rồi ghi bảng kê tên người khác là lệch.
6.2. Dòng nội dung	Hàng trên bảng kê = hàng trên phiếu nhập kho = hàng thực sự dùng để sản xuất, bán ra. Mua nguyên liệu mà cả kỳ không xuất dùng thì bị hỏi.
6.3. Dòng tiền	Số tiền trên bảng kê = số chuyển khoản hoặc số trên giấy nhận tiền. Đúng ngày, đúng người.

7. Hạch toán

7.1. Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (ban hành 26/08/2016, còn hiệu lực): dùng tài khoản 642 Chi phí quản lý kinh doanh gộp cả bán hàng và quản lý, không có tài khoản 641 riêng; chi phí sản xuất theo dõi ở tài khoản 154.
7.2. Doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC (ban hành 25/05/2026, hiệu lực 01/07/2026, thay Thông tư 132/2018): không ghi sổ kép, ghi một dòng vào sổ chi tiết chi phí.
7.3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành 31/12/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021): không dùng tài khoản kế toán, ghi vào sổ chi tiết doanh thu và chi phí mẫu S2c-HKD.
7.4. Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo Thông tư 71/2024/TT-BTC (hiệu lực 07/10/2024, áp dụng cho năm tài chính từ 01/01/2025, thay Thông tư 24/2017). Đơn vị hành chính, sự nghiệp theo Thông tư 24/2024/TT-BTC (ban hành 17/04/2024, hiệu lực 01/01/2025). Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo quy định riêng của Ngân hàng Nhà nước. Doanh nghiệp bảo hiểm, công ty chứng khoán, quỹ đầu tư, tổ chức tài chính vi mô có chế độ kế toán riêng theo ngành.
7.5. Năm tài chính 2025 vẫn ghi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016. Thông tư 200 hết hiệu lực từ 01/01/2026.

Bảng tra đầy đủ có ngày ban hành, ngày hiệu lực và trạng thái từng văn bản: Chế độ kế toán nào đang áp dụng cho ai.

7.6. Mua nguyên liệu, hàng hoá nhập kho

7.6.1. Nợ tài khoản 152 hoặc 156 — theo giá mua thực tế trên bảng kê
7.6.2. Có tài khoản 112 hoặc 111, 331

Không có thuế giá trị gia tăng đầu vào để khấu trừ, nên không ghi tài khoản 133. Toàn bộ số tiền vào giá trị hàng.

7.7. Mua dịch vụ dùng ngay

7.7.1. Nợ tài khoản 627, 641 hoặc 642 — theo bộ phận sử dụng
7.7.2. Có tài khoản 112 hoặc 111

8. Sáu lỗi làm mất khoản chi này

Dùng mẫu bảng kê của thông tư đã hết hiệu lực thay vì Mẫu 02/TNDN.
Trả tiền mặt từ 5 triệu đồng, hoặc chia nhỏ nhiều lần trong ngày để lách mức.
Lập bảng kê cho hàng mua của công ty — nhóm này buộc phải có hoá đơn.
Bảng kê thiếu chữ ký người đại diện doanh nghiệp.
Ghi giá cao hơn giá thị trường mà không giải thích được.
Gom cả kỳ vào một dòng kiểu “mua nông sản tháng 8: 240 triệu”, không ghi từng lần, từng người bán.

9. Việc cần làm ngay trong tuần này

Lọc trong sổ quỹ ra mọi khoản đã trả mà chưa có hoá đơn, từ đầu năm tới nay.
Xem từng khoản có thuộc năm nhóm ở mục 2 không. Thuộc thì lập bảng kê bù, chưa muộn.
Tải Mẫu 02/TNDN kèm Thông tư 20/2026/TT-BTC, thay hẳn mẫu cũ đang dùng.
Đặt lại quy định nội bộ: từ 5 triệu đồng là chuyển khoản, không có ngoại lệ.
Với các nhà cung cấp quen là hộ kinh doanh nhỏ: hỏi rõ họ có phải xuất hoá đơn không, để biết bên nào lấy hoá đơn, bên nào lập bảng kê.

Khoản mua không hoá đơn là chỗ mất chi phí âm thầm nhất. Sếp bỏ ra ngoài sổ thì lãi trên sổ cao hơn lãi thật, nộp thuế thu nhập doanh nghiệp trên phần lãi không có. Một tờ bảng kê đúng mẫu giữ lại được đúng số tiền Sếp đã bỏ ra.

Sếp có nhóm hàng chưa biết xếp vào đâu, gửi tụi mình xem cùng rồi tụi mình chỉ ra bên nào cần hoá đơn, bên nào lập bảng kê được.

Biểu mẫu tải về cho việc này

Bảng kê thu mua — Mẫu số 02/TNDN

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Nhớ một câu: Mua hàng của cá nhân không hoá đơn không có nghĩa là mất quyền được trừ chi phí — chỉ cần đúng mẫu 02/TNDN là giữ được, thiếu mẫu đó mới thật sự mất.

Bước tiếp theo

Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, xem hồ sơ, việc cần làm và tình trạng chứng từ hiện tại của công ty mình.

Cần người xem cùng. Sếp gửi tụi mình hồ sơ hoặc chứng từ liên quan, tụi mình soát giúp, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#chiphiduoctru
#thuetndn

Tổng hợp chứng từ ghi nhận chi phí thuê văn phòng, kho bãi, địa điểm kinh doanh (cập nhật Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025, Thông tư 20/2026)

Tháng nào cũng chuyển tiền thuê mặt bằng. Chuyển đủ, chuyển đúng ngày, không thiếu đồng nào. Tới kỳ quyết toán, cơ quan thuế loại sạch khoản đó.

Không phải vì Sếp chi khống. Vì hợp đồng đứng tên giám đốc chứ không đứng tên công ty.

Tiền thì mất thật, mà mất hai lần: lần một trả cho chủ nhà, lần hai nộp thuế trên khoản lẽ ra được trừ.

Chuyện này không hiếm. Và nó không sửa được lúc quyết toán, vì chữ ký hai bên thì không ký lùi ngày được. Bài này ghi đủ bộ giấy tờ cho tiền thuê văn phòng, kho bãi, nhà xưởng, địa điểm kinh doanh — theo văn bản đang có hiệu lực tính tới ngày 27/09/2026.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

Ba văn bản Sếp cần biết tên:

1.1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 116/2025/QH15, Luật số 127/2025/QH15, Luật số 133/2025/QH15, Luật số 141/2025/QH15, Luật số 143/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16) — hiệu lực từ 01/10/2025. Điều 9 quy định khoản chi nào được trừ, khoản nào không.
1.2. Nghị định 320/2025/NĐ-CP — hiệu lực từ 15/12/2025. Điều 9 nêu điều kiện của một khoản chi được trừ, trong đó có mức tiền phải chuyển khoản.
1.3. Thông tư 20/2026/TT-BTC — Bộ Tài chính ban hành ngày 12/03/2026, có hiệu lực cùng ngày, áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025. Điều 3 liệt kê hồ sơ của từng loại chi phí; mục 14 nói riêng về chi phí thuê tài sản của cá nhân.

Một việc rất nhiều nơi còn làm sai: Thông tư 20/2026/TT-BTC đã thay toàn bộ Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC, đồng thời bỏ phần thuế thu nhập doanh nghiệp ở tám thông tư khác. Nếu kế toán của Sếp vẫn đang dẫn Thông tư 96/2015 để giải trình cho kỳ 2026 thì đó là văn bản đã hết hiệu lực.

Riêng kỳ tính thuế năm 2025 có điều khoản chuyển tiếp: khoản chi phát sinh trước ngày 12/03/2026 mà Thông tư 96/2015 đã quy định rõ điều kiện, hồ sơ thì vẫn làm theo Thông tư 96/2015 cho kỳ 2025.

2. Bốn điều kiện để tiền thuê được tính là chi phí được trừ

Thiếu một trong bốn thì khoản tiền đó bị loại, dù Sếp đã trả tiền thật.

2.1. Chi có thật, phục vụ việc kinh doanh	Mặt bằng thuê để bán hàng, chứa hàng, làm việc. Thuê nhà cho người nhà ở thì không được trừ.
2.2. Hợp đồng đúng pháp nhân	Bên thuê trên hợp đồng phải là công ty của Sếp. Hợp đồng ghi tên giám đốc với tư cách cá nhân thì tiền đó là của cá nhân, không phải của công ty.
2.3. Hoá đơn, chứng từ hợp pháp	Thuê của công ty, hộ kinh doanh có hoá đơn thì phải lấy hoá đơn. Thuê của cá nhân thì thay bằng bộ giấy ở mục 4.
2.4. Trả tiền không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng	Đây là mức đã hạ xuống theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Mỗi lần trả từ 5 triệu đồng trở lên phải chuyển khoản. Trả tay cho chủ nhà 8 triệu tiền thuê là mất quyền tính chi phí khoản đó.

Mức 5 triệu đồng là chỗ nhiều Sếp chưa kịp đổi cách làm, vì mức cũ quen dùng nhiều năm cao hơn hẳn. Tiền thuê mặt bằng hầu hết đều vượt 5 triệu, nên gần như mọi hợp đồng thuê đều phải chuyển khoản.

3. Thuê của công ty, hộ kinh doanh có hoá đơn

Bộ chứng từ cần giữ:

3.1	Hợp đồng thuê — ghi rõ địa chỉ, diện tích, giá thuê, kỳ thanh toán, thời hạn, ai trả tiền điện nước, ai trả phí quản lý.
3.2	Hoá đơn tiền thuê theo từng kỳ. Hoá đơn ghi đúng tên, mã số thuế, địa chỉ công ty Sếp.
3.3	Chứng từ chuyển khoản từ tài khoản công ty sang tài khoản bên cho thuê ghi trên hợp đồng.
3.4	Biên bản bàn giao mặt bằng lúc nhận và lúc trả. Tờ này bảo vệ Sếp khi có tranh chấp tiền cọc, và chứng minh thời gian sử dụng thật.
3.5	Phụ lục điều chỉnh giá mỗi lần tăng giảm tiền thuê. Trả khác giá trên hợp đồng mà không có phụ lục là điểm bị hỏi ngay.

4. Thuê của cá nhân — đúng bộ giấy Thông tư 20/2026 yêu cầu

Cá nhân cho thuê nhà thường không có hoá đơn. Mục 14 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC ghi rõ bộ hồ sơ thay thế:

4.1. Hợp đồng thuê giữa công ty và cá nhân đứng tên tài sản.
4.2. Chứng từ trả tiền thuê: chuyển khoản, giữ đủ từng kỳ.
4.3. Chứng từ nộp thuế thay, nếu hợp đồng thoả thuận công ty nộp thuế thay cho người cho thuê.

Ba tờ nên giữ thêm để chứng minh giao dịch có thật, dù thông tư không đòi. Một là bản sao giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản. Hai là bản sao căn cước của người cho thuê. Ba là giấy uỷ quyền của những người đồng sở hữu.

Về phần thuế của người cho thuê: cá nhân có doanh thu cho thuê tới một mức nhất định thì phát sinh nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân. Từ 01/01/2026, ngưỡng doanh thu và cách tính của hộ, cá nhân kinh doanh đã thay đổi theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP và Nghị định 141/2026/NĐ-CP. Mức áp cho từng hợp đồng phụ thuộc tổng doanh thu cho thuê trong năm của chính người cho thuê. Sếp nhắn tụi mình đối chiếu theo từng hợp đồng cụ thể. Đừng lấy con số của hợp đồng này áp cho hợp đồng khác.

Hợp đồng phải ghi rõ ai nộp thuế. Đây là điều khoản hay bị bỏ trống, rồi cuối năm hai bên đẩy qua đẩy lại. Ghi một câu trong hợp đồng là xong.

5. Chi phí mở địa điểm kinh doanh

Mở thêm địa điểm kinh doanh, chi nhánh thì tiền thành lập cũng được tính vào chi phí, dù địa điểm đó chưa bán được đồng nào. Mục 9đ Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC yêu cầu:

5.1. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hoặc giấy đăng ký hoạt động chi nhánh, địa điểm kinh doanh.
5.2. Giấy xác nhận tạm ngừng hoặc tiếp tục kinh doanh, nếu có giai đoạn tạm dừng.
5.3. Thông báo giải thể hoặc chấm dứt tồn tại chi nhánh, địa điểm kinh doanh, khi đóng.
5.4. Biên bản bàn giao hiện trạng trước và sau, nếu Sếp phải trả tiền hoàn trả mặt bằng về hiện trạng cũ.

Thuê đất, thuê hạ tầng trong khu công nghiệp, khu kinh tế khi chưa hoạt động cũng được trừ, theo mục 9c: cần giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và hợp đồng thuê ghi rõ các khoản phải trả.

6. Ba dòng phải khớp nhau

Một khoản chi bị loại thường không phải vì chi khống, mà vì ba dòng thông tin lệch nhau. Sếp tự soi theo bảng này trước khi cơ quan thuế soi:

6.1. Dòng chủ thể	Người cho thuê trên hợp đồng = người xuất hoá đơn = người nhận tiền. Hợp đồng ký với ông A, tiền chuyển cho bà B là lệch.
6.2. Dòng nội dung	Địa chỉ thuê trên hợp đồng = địa chỉ đang dùng thật = địa chỉ đã đăng ký trên giấy phép. Thuê kho mà giấy phép không có địa điểm đó là điểm hở.
6.3. Dòng tiền	Số tiền trên hợp đồng = số trên hoá đơn = số chuyển khoản, đúng kỳ. Trả gộp nhiều kỳ một lần thì phân bổ vào đúng kỳ phát sinh.

7. Hạch toán

7.1. Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (ban hành 26/08/2016, còn hiệu lực): dùng tài khoản 642 Chi phí quản lý kinh doanh gộp cả bán hàng và quản lý, không có tài khoản 641 riêng; chi phí sản xuất theo dõi ở tài khoản 154.
7.2. Doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC (ban hành 25/05/2026, hiệu lực 01/07/2026, thay Thông tư 132/2018): không ghi sổ kép, ghi một dòng vào sổ chi tiết chi phí.
7.3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành 31/12/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021): không dùng tài khoản kế toán, ghi vào sổ chi tiết doanh thu và chi phí mẫu S2c-HKD.
7.4. Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo Thông tư 71/2024/TT-BTC (hiệu lực 07/10/2024, áp dụng cho năm tài chính từ 01/01/2025, thay Thông tư 24/2017). Đơn vị hành chính, sự nghiệp theo Thông tư 24/2024/TT-BTC (ban hành 17/04/2024, hiệu lực 01/01/2025). Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo quy định riêng của Ngân hàng Nhà nước. Doanh nghiệp bảo hiểm, công ty chứng khoán, quỹ đầu tư, tổ chức tài chính vi mô có chế độ kế toán riêng theo ngành.
7.5. Năm tài chính 2025 vẫn ghi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016. Thông tư 200 hết hiệu lực từ 01/01/2026.

Bảng tra đầy đủ có ngày ban hành, ngày hiệu lực và trạng thái từng văn bản: Chế độ kế toán nào đang áp dụng cho ai.

7.6. Trả tiền thuê từng kỳ

7.6.1. Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627 — tuỳ bộ phận sử dụng mặt bằng
7.6.2. Nợ tài khoản 133 — thuế giá trị gia tăng đầu vào, nếu có hoá đơn khấu trừ
7.6.3. Có tài khoản 112 hoặc 331

7.7. Trả trước tiền thuê nhiều kỳ

7.7.1. Khi trả tiền: Nợ tài khoản 242 — chi phí trả trước dài hạn; Có tài khoản 112
7.7.2. Mỗi kỳ phân bổ: Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627; Có tài khoản 242

Trả trước hai năm tiền thuê rồi đưa hết vào chi phí năm đầu là lỗi hay gặp nhất ở khoản này. Phần vượt sẽ bị loại ra khỏi năm đó.

8. Sáu lỗi làm mất tiền thuê khỏi chi phí

Trả tiền mặt từ 5 triệu đồng. Mức mới theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, thấp hơn mức nhiều Sếp còn quen.
Hợp đồng đứng tên cá nhân giám đốc thay vì tên công ty.
Chuyển tiền cho người không phải bên cho thuê — chuyển cho con, cho vợ chủ nhà mà hợp đồng không ghi.
Thuê thêm kho nhưng chưa đăng ký địa điểm trên giấy phép kinh doanh.
Trả trước nhiều năm mà đưa hết vào một năm.
Không có phụ lục khi đổi giá thuê, dẫn tới số trả khác số trên hợp đồng.

9. Việc cần làm ngay trong tuần này

Mở lại từng hợp đồng thuê đang có, kiểm bên thuê có đúng tên công ty không.
Kiểm cách trả tiền: còn hợp đồng nào đang trả tiền mặt trên 5 triệu thì đổi sang chuyển khoản ngay từ kỳ tới.
Với hợp đồng thuê của cá nhân: soát đủ ba tờ ở mục 4, và xem hợp đồng đã ghi ai nộp thuế chưa.
Đối chiếu mọi địa chỉ đang thuê với địa chỉ đã đăng ký trên giấy phép, thiếu thì bổ sung địa điểm kinh doanh.
Xếp chứng từ theo từng hợp đồng, mỗi kỳ một bộ: hợp đồng, hoá đơn, chứng từ chuyển khoản.

Soát hết mấy việc trên mất một buổi. Để tới lúc bị kiểm thì không dựng lại được, vì biên bản có chữ ký hai bên thì không ký lùi ngày.

Giữ được chi phí hợp lệ là cách kiếm tiền rẻ nhất. Không phải bán thêm hàng, không phải cắt ai. Chỉ là đừng mất quyền trừ thứ mình đã chi thật.

Sếp có hợp đồng thuê chưa chắc, gửi tụi mình coi cùng. Coi trước khi ký thì sửa được. Coi lúc quyết toán thì chỉ còn biết tiếc.

Biểu mẫu tải về cho việc này

Bảng kê thu mua — Mẫu số 02/TNDN

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Nhớ một câu: Tiền thuê văn phòng, kho bãi trả đều mỗi tháng — chứng từ không đủ thì khoản chi thật đó bị cơ quan thuế coi như chưa từng trả.

Bước tiếp theo

Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, xem hồ sơ, việc cần làm và tình trạng chứng từ hiện tại của công ty mình.

Cần người xem cùng. Sếp gửi tụi mình hồ sơ hoặc chứng từ liên quan, tụi mình soát giúp, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#chiphiduoctru
#thuetndn

Tổng hợp chứng từ – Ghi nhận chi phí thuê văn phòng / kho bãi / địa điểm kinh doanh

01_Tong_hop_chung_tu_thue_van_phong

Sếp muốn làm tiếp thì bắt đầu từ đâu

Đọc tiếp theo thứ tự: Bắt đầu tại đây — các bài xếp theo trình tự việc, từ đăng ký tới quyết toán.
Có hồ sơ chưa chắc: gửi tụi mình coi cùng tại hotro.tckn.vn. Coi trước thì sửa được, để tới lúc quyết toán thì chỉ còn biết tiếc.
Muốn nói chuyện trực tiếp: đặt lịch gặp hoặc gọi 028.710.19.191, nhánh 101.