Tổng hợp chứng từ ghi nhận – Chi phí quà tặng cho nhân viên

Việc tặng quà cho nhân viên vào các dịp lễ, Tết, sinh nhật, hiếu hỷ… là hoạt động phổ biến tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên, để khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần lưu ý về căn cứ pháp lý, nguyên tắc, chứng từ và cách hạch toán kế toán như sau:

1. Căn cứ pháp lý

Điểm 2.30 khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính (được sửa đổi bởi khoản 4 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC) quy định về các khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động.
Điều 4 Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.
Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về nội dung hóa đơn.
Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 1 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ.

2. Nguyên tắc xác định chi phí quà tặng cho nhân viên

Quà tặng cho nhân viên được coi là khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động.
Tổng mức chi có tính chất phúc lợi (bao gồm cả quà tặng) không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN (điểm 2.30 khoản 2 Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC).
Nếu vượt quá mức này, phần vượt sẽ không được tính vào chi phí được trừ.
Không bắt buộc phải xuất hóa đơn đầu ra khi tặng quà cho nhân viên nếu khoản chi này được hạch toán là chi phí phúc lợi.
Nếu xuất hóa đơn GTGT, trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa cho khách hàng. Trong đó, giá tính thuế GTGT là giá tính thuế của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này

3. Chứng từ cần tổng hợp và lưu trữ:

Để khoản chi quà tặng cho nhân viên được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ sau:

3.1. Chứng từ mua vào

Hóa đơn mua hàng: Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng (bánh trung thu, quà Tết, lịch treo tường…).
Hợp đồng/phiếu đặt hàng: Nếu có.
Chứng từ thanh toán qua ngân hàng: Bắt buộc với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên, để đủ điều kiện khấu trừ theo quy định về thanh toán không dùng tiền mặt.

3.2. Chứng từ bán ra

Hóa đơn GTGT xuất nội bộ: Doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT cho quà tặng nhân viên, ghi rõ:
- Tên hàng hóa quà tặng.
- Giá tính thuế GTGT là giá của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng.
- Các chỉ tiêu về thuế suất, tiền thuế GTGT.
Quyết định/Thông báo của Ban giám đốc: Nêu rõ đối tượng, lý do, giá trị và thời gian tặng quà.
Danh sách nhân viên nhận quà: Có chữ ký xác nhận.
Biên bản giao nhận quà: Nếu có, để minh chứng việc quà đã được phân phát đúng đối tượng.

4. Hạch toán kế toán chi phí quà tặng cho nhân viên

a) Trường hợp mua về tặng ngay cho nhân viên

Khi mua quà tặng:
- Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
- Nợ TK 133 (Thuế GTGT đầu vào, nếu có)
- Có TK 111/112/331 (Thanh toán tiền mặt, chuyển khoản hoặc công nợ)
Không cần nhập kho, xuất thẳng cho nhân viên.

b) Trường hợp mua về nhập kho, sau đó xuất tặng

Khi mua quà tặng:
- Nợ TK 152, 156 (Nguyên vật liệu, hàng hóa)
- Nợ TK 133 (Thuế GTGT đầu vào, nếu có)
- Có TK 111/112/331 (Thanh toán)
Khi xuất tặng cho nhân viên:
- Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
- Có TK 152, 156 (Xuất kho)

c) Một số lưu ý khác

Nếu quà tặng là hàng hóa, sản phẩm do doanh nghiệp tự sản xuất, khi xuất tặng cho nhân viên, kế toán ghi nhận giá vốn vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Trường hợp quà tặng là hiện vật có giá trị lớn, cần có thêm biên bản bàn giao, quyết định của lãnh đạo công ty.

5. Một số tình huống thực tế

Nếu doanh nghiệp tặng quà cho nhân viên nhưng không có đầy đủ chứng từ (hóa đơn, quyết định tặng quà, danh sách nhận quà…) thì khoản chi này sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Nếu doanh nghiệp tặng quà cho nhân viên nhưng tổng mức chi phúc lợi vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm thì phần vượt sẽ không được tính vào chi phí được trừ.

6. Kết luận

Để khoản chi quà tặng cho nhân viên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần đảm bảo:

Khoản chi có tính chất phúc lợi, tổng mức chi không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm.
Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ.
Có quyết định/tờ trình tặng quà, danh sách nhận quà có xác nhận của nhân viên.
Thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên.

Việc tuân thủ đúng quy định về chứng từ, hạch toán sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hợp lý, hợp lệ và tránh rủi ro về thuế.

Tài liệu tham khảo:

Lưu ý:

Các quy định về hóa đơn, chứng từ, chi phí phúc lợi, hạch toán kế toán có thể thay đổi theo từng thời kỳ. Doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật mới nhất để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
Kể từ ngày 01/03/2025, Bộ Tài chính đã hợp nhất với Bộ Kế hoạch và Đầu tư thành Bộ Tài chính. Các văn bản do Bộ Tài chính ban hành trước thời điểm này vẫn còn hiệu lực cho đến khi có quy định thay thế.

Hy vọng bài viết trên sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về chứng từ ghi nhận chi phí quà tặng cho nhân viên!

Was this helpful?

0 / 0

#Doanh nghiệp lớn #Doanh nghiệp vừa nhỏ