Tổng hợp chứng từ ghi nhận – Chi phí quà tặng cho nhân viên

Tổng hợp chứng từ ghi nhận – Chi phí quà tặng cho nhân viên

Việc tặng quà cho nhân viên vào các dịp lễ, Tết, sinh nhật, hiếu hỷ… là hoạt động phổ biến tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên, để khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần lưu ý về căn cứ pháp lý, nguyên tắc, chứng từ và cách hạch toán kế toán như sau:

1. Căn cứ pháp lý

• 1.1. Nghị định 320/2025/NĐ-CP (hiệu lực 15/12/2025, thay Thông tư 96/2015/TT-BTC đã hết hiệu lực) quy định về các khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động.
• 1.2. Thông tư 99/2025/TT-BTC (ban hành 27/10/2025, thay Thông tư 200/2014/TT-BTC) hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.
• 1.3. Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC (hiệu lực 01/07/2026, thay Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định về nội dung, nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ.

2. Nguyên tắc xác định chi phí quà tặng cho nhân viên

• 2.1. Quà tặng cho nhân viên được coi là khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động.
• 2.2. Tổng mức chi có tính chất phúc lợi (bao gồm cả quà tặng) không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN (Nghị định 320/2025/NĐ-CP).
• 2.3. Nếu vượt quá mức này, phần vượt sẽ không được tính vào chi phí được trừ.
• 2.4. Không bắt buộc phải xuất hóa đơn đầu ra khi tặng quà cho nhân viên nếu khoản chi này được hạch toán là chi phí phúc lợi.
• 2.5. Nếu xuất hóa đơn GTGT, trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa cho khách hàng. Trong đó, giá tính thuế GTGT là giá tính thuế của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này

3. Chứng từ cần tổng hợp và lưu trữ:

Để khoản chi quà tặng cho nhân viên được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ sau:

3.1. Chứng từ mua vào

1. Hóa đơn mua hàng: Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng (bánh trung thu, quà Tết, lịch treo tường…).
2. Hợp đồng/phiếu đặt hàng: Nếu có.
3. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng: Bắt buộc với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên, để đủ điều kiện khấu trừ theo quy định về thanh toán không dùng tiền mặt.

3.2. Chứng từ bán ra

1. Hóa đơn GTGT xuất nội bộ: Doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT cho quà tặng nhân viên, ghi rõ:
   • 3.1. Tên hàng hóa quà tặng.
   • 3.2. Giá tính thuế GTGT là giá của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng.
   • 3.3. Các chỉ tiêu về thuế suất, tiền thuế GTGT.
2. Quyết định/Thông báo của Ban giám đốc: Nêu rõ đối tượng, lý do, giá trị và thời gian tặng quà.
3. Danh sách nhân viên nhận quà: Có chữ ký xác nhận.
4. Biên bản giao nhận quà: Nếu có, để minh chứng việc quà đã được phân phát đúng đối tượng.

4. Hạch toán kế toán chi phí quà tặng cho nhân viên

a) Trường hợp mua về tặng ngay cho nhân viên

• 4.1. Khi mua quà tặng:
  • Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
  • 4.2. Nợ TK 133 (Thuế GTGT đầu vào, nếu có)
  • 4.3. Có TK 111/112/331 (Thanh toán tiền mặt, chuyển khoản hoặc công nợ)
• Không cần nhập kho, xuất thẳng cho nhân viên.

b) Trường hợp mua về nhập kho, sau đó xuất tặng

• 4.1. Khi mua quà tặng:
  • Nợ TK 152, 156 (Nguyên vật liệu, hàng hóa)
  • 4.2. Nợ TK 133 (Thuế GTGT đầu vào, nếu có)
  • 4.3. Có TK 111/112/331 (Thanh toán)
• Khi xuất tặng cho nhân viên:
  • 4.1. Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
  • 4.2. Có TK 152, 156 (Xuất kho)

c) Một số lưu ý khác

• 4.1. Nếu quà tặng là hàng hóa, sản phẩm do doanh nghiệp tự sản xuất, khi xuất tặng cho nhân viên, kế toán ghi nhận giá vốn vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
• 4.2. Trường hợp quà tặng là hiện vật có giá trị lớn, cần có thêm biên bản bàn giao, quyết định của lãnh đạo công ty.

5. Một số tình huống thực tế

• 5.1. Nếu doanh nghiệp tặng quà cho nhân viên nhưng không có đầy đủ chứng từ (hóa đơn, quyết định tặng quà, danh sách nhận quà…) thì khoản chi này sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• 5.2. Nếu doanh nghiệp tặng quà cho nhân viên nhưng tổng mức chi phúc lợi vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm thì phần vượt sẽ không được tính vào chi phí được trừ.

6. Kết luận

Để khoản chi quà tặng cho nhân viên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần đảm bảo:

1. Khoản chi có tính chất phúc lợi, tổng mức chi không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm.
2. Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ.
3. Có quyết định/tờ trình tặng quà, danh sách nhận quà có xác nhận của nhân viên.
4. Thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên.

Việc tuân thủ đúng quy định về chứng từ, hạch toán sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hợp lý, hợp lệ và tránh rủi ro về thuế.

---

Tài liệu tham khảo:

• 6.1. Nghị định 320/2025/NĐ-CP
• 6.2. Thông tư 99/2025/TT-BTC
• 6.3. Nghị định 254/2026/NĐ-CP
• 6.4. Thông tư 91/2026/TT-BTC

---

Lưu ý: trạng thái hiệu lực tra ngày 01/10/2026. Sếp tự kiểm lại tại vbpl.vn khi dùng ở thời điểm khác.

Hy vọng bài viết trên sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về chứng từ ghi nhận chi phí quà tặng cho nhân viên!

Biểu mẫu tải về cho việc này

Tụi mình soạn sẵn theo văn bản đang còn hiệu lực. Sếp bấm vào tên là tải, mở bằng Word hoặc Google Docs, điền vào chỗ có dấu chấm là dùng được. Không mất phí, không cần đăng ký.

• 6.1. Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi
• 6.2. Bảng chấm công theo ngày
• 6.3. Bảng chấm công theo giờ
• 6.4. Bảng thanh toán tiền lương
• 6.5. Bảng chấm chỉ tiêu công việc
• 6.6. Quyết định điều chỉnh tiền lương

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.