Tổng hợp chứng từ ghi nhận chi phí phúc lợi cho người lao động — mức trần 01 tháng lương bình quân theo Nghị định 320/2025

Đám cưới nhân viên, phong bì đám tang, chuyến nghỉ mát cả công ty, tiền hỗ trợ lúc người nhà nằm viện, thưởng con nhân viên học giỏi. Những khoản này chi vì tình người, và luật cho tính vào chi phí. Chỉ có một mức khống chế Sếp cần nhớ, và một cách tính mà nhiều nơi tính sai.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

• 1.1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 116/2025/QH15, Luật số 127/2025/QH15, Luật số 133/2025/QH15, Luật số 141/2025/QH15, Luật số 143/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16), hiệu lực 01/10/2025.
• 1.2. Nghị định 320/2025/NĐ-CP, hiệu lực 15/12/2025. Điểm d khoản 4 Điều 10 quy định mức khống chế của khoản chi phúc lợi.
• 1.3. Thông tư 20/2026/TT-BTC, hiệu lực 12/03/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025. Thông tư này thay toàn bộ Thông tư 78/2014 và Thông tư 96/2015.

Kế toán nào còn dẫn điểm 2.30 Thông tư 96/2015 cho khoản phúc lợi thì đang dẫn văn bản hết hiệu lực. Nội dung mức khống chế giữ như cũ, nhưng căn cứ phải ghi lại cho đúng: điểm d khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

2. Mức khống chế: một tháng lương bình quân

Nguyên văn Nghị định 320/2025/NĐ-CP: phần chi cho các khoản có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế thì không được trừ.

Cách tính đúng:

• 2.1. Một tháng lương bình quân bằng tổng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia 12 tháng.
• 2.2. Đây là mức cho toàn bộ doanh nghiệp trong cả năm, không phải mức cho từng người.
• 2.3. Lấy quỹ lương thực hiện, tức số đã chi thật, không phải quỹ lương theo kế hoạch.

Ví dụ: cả năm công ty chi lương 2 tỷ 400 triệu. Một tháng lương bình quân là 200 triệu. Tổng các khoản phúc lợi trong năm tới 240 triệu thì 40 triệu phần vượt bị loại, 200 triệu còn lại được trừ.

Đây là mức gộp. Nhiều Sếp tính riêng từng khoản rồi thấy khoản nào cũng nhỏ, tới cuối năm cộng lại mới vượt. Nên theo dõi tổng phúc lợi ngay từ đầu năm, đừng chờ quyết toán.

3. Mười khoản được xếp vào phúc lợi

Nghị định 320/2025/NĐ-CP liệt kê rõ, Sếp đối chiếu cho đúng:

1. Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động.
2. Chi nghỉ mát.
3. Chi hỗ trợ điều trị, khám bệnh, chữa bệnh.
4. Chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở giáo dục, cơ sở hoạt động giáo dục nghề nghiệp.
5. Chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau.
6. Chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập.
7. Chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết.
8. Chi bảo hiểm tai nạn, không bao gồm bảo hiểm tai nạn bắt buộc theo pháp luật chuyên ngành.
9. Chi bảo hiểm sức khỏe.
10. Chi bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động.

Lưu ý về bảo hiểm: bảo hiểm tai nạn bắt buộc theo pháp luật chuyên ngành không nằm trong nhóm phúc lợi, nên không bị tính vào mức khống chế. Xếp lẫn hai loại là tự làm hẹp phần được trừ của mình.

4. Bộ chứng từ cho từng nhóm

4.1. Chung cho mọi khoản phúc lợi	Quy chế phúc lợi hoặc thoả ước lao động tập thể, quy chế tài chính có ghi khoản chi đó, và quyết định của giám đốc cho từng lần chi.
4.2. Hiếu, hỷ	Quyết định chi, danh sách người nhận có chữ ký, thiệp mời hoặc giấy báo tử nếu có.
4.3. Nghỉ mát	Kế hoạch chuyến đi, danh sách người tham gia, hợp đồng với công ty du lịch, hoá đơn, chứng từ chuyển khoản.
4.4. Hỗ trợ khám chữa bệnh	Đơn đề nghị của người lao động, giấy tờ bệnh viện, quyết định chi, chứng từ chi.
4.5. Thưởng con học giỏi	Quy chế có tiêu chuẩn thưởng, bản sao giấy khen, danh sách nhận thưởng có chữ ký.
4.6. Bảo hiểm sức khoẻ, tai nạn tự nguyện	Hợp đồng bảo hiểm, danh sách người được bảo hiểm, hoá đơn, chứng từ chuyển khoản.

Quy chế phúc lợi là tờ gốc. Không có quy chế thì mỗi lần chi đều phải giải trình riêng, và khoản chi dễ bị coi là chi hộ cá nhân. Một bản quy chế hai trang, giám đốc ký, dùng được nhiều năm.

Từ 5 triệu đồng trở lên phải chuyển khoản theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Chi nghỉ mát, mua bảo hiểm gần như luôn vượt mức này.

5. Thuế thu nhập cá nhân của người nhận

Đây là câu hỏi đi kèm mà nhiều nơi bỏ qua. Khoản phúc lợi ghi rõ tên từng người nhận thì về nguyên tắc là thu nhập của người đó và phải xét tính thuế thu nhập cá nhân. Khoản chi mang tính tập thể, không xác định được của ai, như tiệc cuối năm hay chuyến nghỉ mát chung, thì khác.

Ranh giới này ảnh hưởng tới số thuế của nhân viên, nên Sếp nhắn tụi mình xem theo từng khoản cụ thể trước khi chi. Đừng để tới lúc quyết toán thuế thu nhập cá nhân mới phát hiện.

6. Hạch toán

Định khoản dưới đây áp theo chế độ kế toán doanh nghiệp, Thông tư 99/2025/TT-BTC, ban hành 27/10/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 200/2014/TT-BTC. Các chế độ khác ghi khác nhau:

• Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (ban hành 26/08/2016, còn hiệu lực): dùng tài khoản 642 Chi phí quản lý kinh doanh gộp cả bán hàng và quản lý, không có tài khoản 641 riêng; chi phí sản xuất theo dõi ở tài khoản 154.
• Doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC (ban hành 25/05/2026, hiệu lực 01/07/2026, thay Thông tư 132/2018): không ghi sổ kép, ghi một dòng vào sổ chi tiết chi phí.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành 31/12/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021): không dùng tài khoản kế toán, ghi vào sổ chi tiết doanh thu và chi phí mẫu S2c-HKD.
• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo Thông tư 71/2024/TT-BTC (hiệu lực 07/10/2024, áp dụng cho năm tài chính từ 01/01/2025, thay Thông tư 24/2017). Đơn vị hành chính, sự nghiệp theo Thông tư 24/2024/TT-BTC (ban hành 17/04/2024, hiệu lực 01/01/2025). Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo quy định riêng của Ngân hàng Nhà nước. Doanh nghiệp bảo hiểm, công ty chứng khoán, quỹ đầu tư, tổ chức tài chính vi mô có chế độ kế toán riêng theo ngành.
• Năm tài chính 2025 vẫn ghi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016. Thông tư 200 hết hiệu lực từ 01/01/2026.

Bảng tra đầy đủ có ngày ban hành, ngày hiệu lực và trạng thái từng văn bản: Chế độ kế toán nào đang áp dụng cho ai.

Trạng thái hiệu lực nêu trên tra ngày 27/09/2026 tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (vbpl.vn) và Công báo Chính phủ (congbao.chinhphu.vn). Sếp tự kiểm lại theo số hiệu khi dùng ở thời điểm khác.

6.1. Chi trực tiếp bằng tiền

• Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627
• Có tài khoản 112 hoặc 111

6.2. Chi từ quỹ khen thưởng, phúc lợi đã trích

• Nợ tài khoản 353
• Có tài khoản 112 hoặc 111

Khoản chi từ quỹ 353 do doanh nghiệp trích từ lợi nhuận sau thuế thì không đưa vào chi phí được trừ nữa, vì phần đó đã nằm sau thuế. Đưa cả hai lần là tính trùng.

7. Năm lỗi làm mất khoản phúc lợi

1. Không có quy chế phúc lợi, hoặc quy chế không ghi khoản đang chi.
2. Không theo dõi tổng phúc lợi trong năm, tới quyết toán mới biết vượt một tháng lương bình quân.
3. Tính mức khống chế theo từng người thay vì theo tổng quỹ lương của doanh nghiệp.
4. Thiếu danh sách người nhận có chữ ký, chi mà không chứng minh được ai nhận.
5. Chi tiền mặt từ 5 triệu đồng, nhất là khoản nghỉ mát và bảo hiểm.

8. Việc cần làm ngay trong tuần này

1. Mở quy chế phúc lợi ra đối chiếu với mười khoản ở mục 3, thiếu khoản nào đang chi thật thì bổ sung.
2. Cộng tổng phúc lợi đã chi từ đầu năm, chia cho quỹ lương, xem còn cách mức trần bao nhiêu.
3. Tách riêng bảo hiểm tai nạn bắt buộc ra khỏi nhóm phúc lợi, để không bị tính vào mức khống chế.
4. Soát lại các lần chi đã có, xem đủ quyết định và danh sách người nhận chưa.
5. Đổi cách chi: mọi khoản từ 5 triệu đồng đều chuyển khoản.

Phúc lợi là khoản Sếp chi để giữ người. Giữ đủ giấy thì khoản đó vừa giữ được người, vừa giữ được quyền trừ khi tính thuế.

Sếp gửi tụi mình bảng phúc lợi đã chi từ đầu năm, tụi mình tính giúp mức còn lại trước khi tới mùa lễ tết, để Sếp biết chi tới đâu là vừa.

Tải văn bản mẫu — điền là dùng được ngay

Tụi mình soạn sẵn chín biểu mẫu dưới đây theo đúng các văn bản đang còn hiệu lực tại ngày 28/09/2026. Sếp bấm vào tên là tải về, mở bằng Word hoặc Google Docs, điền vào chỗ có dấu chấm là dùng được. Tải không mất phí, không cần đăng ký.

#	Tên biểu mẫu	Dùng khi nào
1	Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi	Văn bản quan trọng nhất. Thiếu nó thì tiền thưởng và phúc lợi không được trừ, theo điểm b khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025. Có sẵn bảng điền điều kiện hưởng và mức hưởng từng khoản.
2	Bảng chấm công theo ngày	Đủ 31 ngày, có ký hiệu chấm công và cột công thêm giờ.
3	Bảng chấm công theo giờ	Dành cho đơn vị trả lương theo giờ. Có cột giờ vào, giờ ra từng ngày — thiếu cột này thì không chứng minh được số tiền đã trả.
4	Bảng thanh toán tiền lương	Đủ cột phụ cấp, thưởng, bảo hiểm người lao động đóng, thuế thu nhập cá nhân, thực lĩnh, ký nhận.
5	Bảng chấm chỉ tiêu công việc	Chấm theo trọng số, quy ra điểm và xếp loại. Đây là giấy chứng minh điều kiện được hưởng của khoản thưởng theo chỉ tiêu.
6	Hợp đồng khoán việc	Dùng cho nhóm thợ, phụ hồ, người làm tự do. Có sẵn điều khoản khấu trừ thuế 10% và cảnh báo khi nào giấy này không đứng được.
7	Biên bản nghiệm thu khối lượng	Đi kèm hợp đồng khoán việc. Đây là chứng từ chứng minh công việc đã làm thật.
8	Bảng kê thu mua — Mẫu số 02/TNDN	Dùng khi mua hàng hoá, dịch vụ của cá nhân hoặc hộ kinh doanh không có hoá đơn. Mẫu 02/TNDN của Thông tư 20/2026, không phải 01/TNDN của thông tư cũ đã hết hiệu lực.
9	Quyết định điều chỉnh tiền lương	Có bảng so mức cũ và mức mới, kèm nhắc ký phụ lục hợp đồng.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#chiphiduoctru
#thuetndn