Tổng hợp chứng từ ghi nhận chi phí huỷ hàng tồn kho hư hỏng, hết hạn, lạc hậu theo Thông tư 20/2026

Hàng để lâu hết hạn, vải bị ẩm mốc, hàng mẫu lỗi mốt, linh kiện không còn máy nào dùng tới. Sếp bỏ đi là mất tiền lần một. Bỏ đi mà không lập hồ sơ thì mất tiền lần hai, vì phần giá trị hàng đó bị loại khỏi chi phí và Sếp phải nộp thuế trên số tiền đã mất thật.

Từ kỳ tính thuế 2025, Thông tư 20/2026/TT-BTC ghi rõ hồ sơ huỷ hàng, huỷ tài sản, huỷ phế liệu. Bài này ghi lại đủ từng loại.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

1.1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 116/2025/QH15, Luật số 127/2025/QH15, Luật số 133/2025/QH15, Luật số 141/2025/QH15, Luật số 143/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16): hiệu lực 01/10/2025, Điều 9.
1.2. Nghị định 320/2025/NĐ-CP: hiệu lực 15/12/2025.
1.3. Thông tư 20/2026/TT-BTC: hiệu lực 12/03/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025. Điều 3 có ba mục liền nhau cho ba trường hợp: mục 9g huỷ hàng tồn kho và nguyên vật liệu, mục 9h huỷ tài sản hư hỏng, mục 9i huỷ phế liệu phế phẩm. Ngoài ra mục 7 dành riêng cho tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, bất khả kháng.

2. Bốn trường hợp, bốn bộ hồ sơ khác nhau

2.1. Huỷ hàng tồn kho, nguyên liệu, vật tư, linh kiện (mục 9g)

Áp dụng cho hàng hư hỏng, lạc hậu, hết hạn, không đủ điều kiện lưu thông, và nguyên liệu vật tư không còn nhu cầu sử dụng. Bộ hồ sơ gồm bốn tờ:

Quyết định huỷ của người có thẩm quyền trong doanh nghiệp.
Biên bản kiểm kê giá trị do doanh nghiệp lập, ghi rõ nguyên nhân, chủng loại, số lượng, giá trị, phương án xử lý, có chữ ký xác nhận của người đại diện hợp pháp doanh nghiệp.
Quyết định thành lập Hội đồng xử lý.
Quyết định xử lý của Hội đồng xử lý.

Hai tờ về Hội đồng xử lý là điểm nhiều Sếp bỏ qua. Đây là hội đồng nội bộ, không phải hội đồng của cơ quan nhà nước. Sếp lập bằng một quyết định của công ty, thành viên là người trong nhà: kế toán, kho, bộ phận kỹ thuật hoặc chất lượng. Với doanh nghiệp nhỏ thì ba người là đủ.

2.2. Huỷ tài sản hư hỏng, không còn nhu cầu sử dụng (mục 9h)

Cũng bốn tờ như trên, nhưng biên bản kiểm kê ghi nguyên nhân hư hỏng của tài sản, chủng loại, số lượng, giá trị, phương án xử lý, có chữ ký người đại diện hợp pháp.

2.3. Huỷ phế liệu, phế phẩm trong quá trình gia công, sản xuất (mục 9i)

Trường hợp này nhẹ nhất, chỉ cần một tờ: biên bản xác định việc huỷ phế liệu, phế phẩm do doanh nghiệp lập, được người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp xác nhận. Không cần Hội đồng xử lý.

2.4. Tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, bất khả kháng không được bồi thường (mục 7)

Đây là trường hợp khác hẳn, và hồ sơ cũng khác:

2.1. Biên bản kiểm kê
2.2. Bảng kê xuất nhập tồn
2.3. Hồ sơ bảo hiểm, bồi thường nếu có

Chỉ phần không được bồi thường mới được tính vào chi phí. Bảo hiểm trả một phần thì phần đó không được trừ nữa.

3. Bảng tra nhanh: hàng của Sếp thuộc loại nào

Hàng hết hạn dùng, hàng mốc, hàng lỗi mốt còn trong kho	Mục 9g: bốn tờ, có Hội đồng xử lý
Máy móc, thiết bị, đồ dùng của công ty bị hỏng	Mục 9h: bốn tờ, có Hội đồng xử lý
Đầu mẩu, vụn, hàng lỗi sinh ra khi đang sản xuất	Mục 9i: một tờ biên bản
Hàng mất vì bão lụt, cháy, dịch bệnh	Mục 7: biên bản kiểm kê, bảng kê xuất nhập tồn, hồ sơ bảo hiểm

4. Làm theo thứ tự này, đừng làm ngược

Phát hiện và tách riêng hàng ra khỏi hàng bán được. Chưa huỷ, chưa bỏ.
Lập quyết định thành lập Hội đồng xử lý nếu thuộc mục 9g hoặc 9h.
Kiểm kê và lập biên bản, ghi đủ nguyên nhân, chủng loại, số lượng, giá trị.
Hội đồng ra quyết định xử lý: huỷ, bán thanh lý, hay tái chế.
Người có thẩm quyền ra quyết định huỷ.
Huỷ thật, và chụp ảnh, ghi hình lúc huỷ.
Ghi sổ theo mục 5 bên dưới.

Lỗi hay gặp là làm ngược: bỏ hàng ra bãi rác trước, vài tháng sau kế toán mới dựng hồ sơ. Lúc đó hàng không còn để kiểm kê, ảnh cũng không có, biên bản ghi số nào cũng khó tin. Ảnh và video lúc huỷ là bằng chứng rẻ nhất, chụp mất một phút.

5. Hạch toán

Định khoản dưới đây áp theo chế độ kế toán doanh nghiệp, Thông tư 99/2025/TT-BTC, ban hành 27/10/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 200/2014/TT-BTC. Các chế độ khác ghi khác nhau:

Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (ban hành 26/08/2016, còn hiệu lực): dùng tài khoản 642 Chi phí quản lý kinh doanh gộp cả bán hàng và quản lý, không có tài khoản 641 riêng; chi phí sản xuất theo dõi ở tài khoản 154.
Doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC (ban hành 25/05/2026, hiệu lực 01/07/2026, thay Thông tư 132/2018): không ghi sổ kép, ghi một dòng vào sổ chi tiết chi phí.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành 31/12/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021): không dùng tài khoản kế toán, ghi vào sổ chi tiết doanh thu và chi phí mẫu S2c-HKD.
Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo Thông tư 71/2024/TT-BTC (hiệu lực 07/10/2024, áp dụng cho năm tài chính từ 01/01/2025, thay Thông tư 24/2017). Đơn vị hành chính, sự nghiệp theo Thông tư 24/2024/TT-BTC (ban hành 17/04/2024, hiệu lực 01/01/2025). Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo quy định riêng của Ngân hàng Nhà nước. Doanh nghiệp bảo hiểm, công ty chứng khoán, quỹ đầu tư, tổ chức tài chính vi mô có chế độ kế toán riêng theo ngành.
Năm tài chính 2025 vẫn ghi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016. Thông tư 200 hết hiệu lực từ 01/01/2026.

Bảng tra đầy đủ có ngày ban hành, ngày hiệu lực và trạng thái từng văn bản: Chế độ kế toán nào đang áp dụng cho ai.

Trạng thái hiệu lực nêu trên tra ngày 27/09/2026 tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (vbpl.vn) và Công báo Chính phủ (congbao.chinhphu.vn). Sếp tự kiểm lại theo số hiệu khi dùng ở thời điểm khác.

5.1. Huỷ hàng tồn kho, nguyên vật liệu

Nợ tài khoản 632: giá vốn hàng bán, phần tổn thất
Có tài khoản 152, 155, 156: theo giá trị ghi sổ

Đã trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho thì dùng phần dự phòng trước:

Nợ tài khoản 229: phần đã lập dự phòng
Nợ tài khoản 632: phần còn lại
Có tài khoản 152, 155, 156

5.2. Huỷ tài sản cố định

Nợ tài khoản 214: giá trị đã khấu hao
Nợ tài khoản 811: giá trị còn lại
Có tài khoản 211

5.3. Bán thanh lý được một phần

Nợ tài khoản 111 hoặc 112, 131
Có tài khoản 711 và tài khoản 3331

Bán thanh lý phải xuất hoá đơn. Đây là chỗ hay bị bỏ sót: hàng huỷ nhưng bán được phần xác, tiền thu về mà không xuất hoá đơn thì thành doanh thu ngoài sổ.

6. Năm lỗi làm mất khoản này

Huỷ trước, dựng hồ sơ sau: không còn hàng để kiểm kê.
Thiếu hai tờ về Hội đồng xử lý với hàng thuộc mục 9g, 9h.
Biên bản không ghi nguyên nhân, chỉ ghi số lượng và giá trị.
Bán được phần xác mà không xuất hoá đơn.
Tổn thất do thiên tai nhưng không lấy hồ sơ bảo hiểm, hoặc tính cả phần đã được bồi thường vào chi phí.

7. Việc cần làm ngay trong tuần này

Đi một vòng kho, tách riêng hàng hết hạn, hàng hỏng đang nằm lẫn với hàng bán được.
Đối chiếu số trong sổ với số đếm thật, ra danh sách hàng cần xử lý.
Ra quyết định thành lập Hội đồng xử lý một lần, dùng cho cả năm.
Dựng sẵn ba biểu mẫu để lần sau chỉ điền: quyết định huỷ, biên bản kiểm kê, quyết định của Hội đồng.
Xem lại các lần đã huỷ hàng từ đầu năm, thiếu tờ nào thì bổ sung khi còn kịp.

Hàng hỏng thì đã mất rồi, không lấy lại được. Điều lấy lại được là phần thuế trên khoản đã mất, và điều đó phụ thuộc vào mấy tờ giấy Sếp lập trước khi đem hàng đi bỏ.

Sếp đang có lô hàng tính huỷ, nhắn tụi mình trước khi bỏ. Tụi mình gửi bộ biểu mẫu và ngồi kiểm kê cùng, để hồ sơ lập đúng lúc hàng còn đó.

Biểu mẫu tải về cho việc này

Tụi mình soạn sẵn theo văn bản đang còn hiệu lực. Chỗ nào phải điền đã tô nền vàng cho dễ thấy, và trang sau của mỗi biểu mẫu có hướng dẫn điền chi tiết, kèm cách sắp bộ hồ sơ và thời hạn lưu trữ. Tải không mất phí, không cần đăng ký.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#chiphiduoctru
#thuetndn