Tổng hợp chứng từ ghi nhận chi phí đào tạo nghề cho người lao động — bốn loại giấy Thông tư 20/2026 yêu cầu

Cho nhân viên đi học nghề, học chứng chỉ, học nâng tay nghề là khoản chi được trừ. Nhưng từ kỳ tính thuế 2025, Thông tư 20/2026/TT-BTC ghi hẳn ra bốn loại giấy phải có. Đây là điểm mới, vì thông tư cũ không liệt kê rõ như vậy. Nhiều Sếp mới trả tiền học rồi giữ tờ hoá đơn của trung tâm là thấy đủ, cuối kỳ mới biết còn thiếu ba tờ nữa.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

1.1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 116/2025/QH15, Luật số 127/2025/QH15, Luật số 133/2025/QH15, Luật số 141/2025/QH15, Luật số 143/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16) — hiệu lực 01/10/2025, Điều 9.
1.2. Nghị định 320/2025/NĐ-CP — hiệu lực 15/12/2025, Điều 9 về điều kiện khoản chi được trừ.
1.3. Thông tư 20/2026/TT-BTC — hiệu lực 12/03/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025. Mục 3 Điều 3 quy định hồ sơ của khoản chi giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề cho người lao động.

Thông tư này thay toàn bộ Thông tư 78/2014 và Thông tư 96/2015.

2. Bốn loại giấy Thông tư 20/2026 yêu cầu

2.1. Cơ sở để được chi	Hợp đồng lao động, hoặc thoả ước lao động tập thể, hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp — trong đó có ghi khoản chi cho giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề cho người lao động.
2.2. Quyết định cử người đi học	Quyết định phê duyệt danh sách người lao động tham gia đào tạo.
2.3. Hồ sơ đăng ký học	Bản sao hồ sơ đăng ký học của người lao động.
2.4. Bằng chứng đã học	Văn bằng, chứng chỉ xác nhận kết quả học tập. Khoá không cấp bằng thì thay bằng giấy xác nhận của cơ sở giáo dục nghề nghiệp, hoặc danh sách người lao động đã tham gia đào tạo.

Điểm 2.1 là chỗ hở phổ biến nhất. Nếu không có câu nào trong hợp đồng lao động, thoả ước hay quy chế tài chính nói tới việc công ty chi cho đào tạo, thì khoản chi thiếu cơ sở ngay từ gốc. Sửa việc này mất đúng một buổi: bổ sung một điều vào quy chế tài chính, giám đốc ký, lưu hồ sơ. Làm trước khi cử người đi học, không phải sau.

Điểm 2.4 có đường lùi. Nhiều khoá ngắn không cấp chứng chỉ. Thông tư cho phép thay bằng giấy xác nhận của cơ sở đào tạo, hoặc chỉ cần danh sách người đã học. Sếp xin luôn giấy xác nhận lúc kết thúc khoá, vì xin lại sau vài tháng rất khó.

3. Cộng thêm bộ chứng từ thường

Bốn loại giấy ở mục 2 là hồ sơ bổ sung. Ngoài ra vẫn phải có đủ chứng từ như mọi khoản chi khác:

3.1. Hợp đồng đào tạo với trung tâm, trường, hoặc đơn vị tổ chức khoá học.
3.2. Hoá đơn học phí ghi đúng tên, mã số thuế, địa chỉ công ty.
3.3. Chứng từ chuyển khoản, bắt buộc với khoản từ 5 triệu đồng trở lên theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Học phí một khoá nghề hầu hết vượt 5 triệu, nên gần như luôn phải chuyển khoản. Đưa tiền mặt cho nhân viên tự đi đóng học phí là cách làm mất khoản chi đó.

4. Trả tiền học cho nhân viên thì có tính thuế thu nhập cá nhân không

Đây là câu hỏi Sếp nào cũng hỏi. Nguyên tắc: khoản chi đào tạo phục vụ cho công việc của người lao động tại doanh nghiệp thì không tính vào thu nhập chịu thuế của người đó. Ngược lại, chi học những thứ không liên quan tới công việc thì bản chất là lợi ích trả cho cá nhân, phải tính vào thu nhập.

Ranh giới nằm ở hồ sơ. Quyết định cử đi học ghi rõ học gì, để làm việc gì trong công ty, thì khoản chi đứng vững. Quyết định ghi chung chung một dòng thì khó giải thích. Nội dung cụ thể áp cho từng ca thì Sếp nhắn tụi mình xem cùng, vì còn phụ thuộc ngành nghề và vị trí của người đi học.

5. Điều khoản bồi hoàn nếu nhân viên nghỉ sớm

Việc này không phải quy định thuế, nhưng là chỗ Sếp mất tiền nhiều hơn cả tiền thuế. Công ty bỏ mấy chục triệu cho một người học, xong người đó nghỉ sau hai tháng.

Cách giữ: làm hợp đồng đào tạo với người lao động, ghi rõ ba việc.

Công ty chi bao nhiêu, cho khoá nào.
Người lao động cam kết làm việc tiếp bao lâu sau khi học xong.
Nghỉ trước thời hạn thì hoàn lại bao nhiêu, tính theo cách nào.

Tờ này phải ký trước khi đi học. Ký sau thì người lao động có quyền không ký, và công ty không có căn cứ đòi.

6. Hạch toán

Định khoản dưới đây áp theo chế độ kế toán doanh nghiệp, Thông tư 99/2025/TT-BTC, ban hành 27/10/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 200/2014/TT-BTC. Các chế độ khác ghi khác nhau:

Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (ban hành 26/08/2016, còn hiệu lực): dùng tài khoản 642 Chi phí quản lý kinh doanh gộp cả bán hàng và quản lý, không có tài khoản 641 riêng; chi phí sản xuất theo dõi ở tài khoản 154.
Doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC (ban hành 25/05/2026, hiệu lực 01/07/2026, thay Thông tư 132/2018): không ghi sổ kép, ghi một dòng vào sổ chi tiết chi phí.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành 31/12/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021): không dùng tài khoản kế toán, ghi vào sổ chi tiết doanh thu và chi phí mẫu S2c-HKD.
Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo Thông tư 71/2024/TT-BTC (hiệu lực 07/10/2024, áp dụng cho năm tài chính từ 01/01/2025, thay Thông tư 24/2017). Đơn vị hành chính, sự nghiệp theo Thông tư 24/2024/TT-BTC (ban hành 17/04/2024, hiệu lực 01/01/2025). Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo quy định riêng của Ngân hàng Nhà nước. Doanh nghiệp bảo hiểm, công ty chứng khoán, quỹ đầu tư, tổ chức tài chính vi mô có chế độ kế toán riêng theo ngành.
Năm tài chính 2025 vẫn ghi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016. Thông tư 200 hết hiệu lực từ 01/01/2026.

Bảng tra đầy đủ có ngày ban hành, ngày hiệu lực và trạng thái từng văn bản: Chế độ kế toán nào đang áp dụng cho ai.

Trạng thái hiệu lực nêu trên tra ngày 27/09/2026 tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (vbpl.vn) và Công báo Chính phủ (congbao.chinhphu.vn). Sếp tự kiểm lại theo số hiệu khi dùng ở thời điểm khác.

6.1. Khoá học ngắn, dùng ngay trong kỳ

Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627 — theo bộ phận có người đi học
Nợ tài khoản 133 — thuế giá trị gia tăng đầu vào, nếu có hoá đơn khấu trừ
Có tài khoản 112

6.2. Khoá học dài, trải nhiều kỳ

Khi trả tiền: Nợ tài khoản 242; Có tài khoản 112
Mỗi kỳ phân bổ: Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627; Có tài khoản 242

6.3. Nhân viên hoàn lại tiền học do nghỉ sớm

Nợ tài khoản 111 hoặc 112, 334
Có tài khoản 711 — thu nhập khác

7. Năm lỗi làm mất khoản chi đào tạo

Quy chế tài chính không có dòng nào về đào tạo — thiếu cơ sở theo mục 2.1.
Không có quyết định cử đi học, chỉ nhắn tin cho nhân viên đi.
Không xin giấy xác nhận hoàn thành khi khoá học không cấp chứng chỉ.
Đưa tiền mặt trên 5 triệu cho nhân viên tự đóng học phí.
Hoá đơn học phí ghi tên cá nhân người học thay vì tên công ty.

8. Việc cần làm ngay trong tuần này

Mở quy chế tài chính ra xem đã có điều khoản chi đào tạo chưa. Chưa có thì bổ sung, ký ngay.
Soát các khoá đã cho người đi học từ đầu năm: đủ bốn loại giấy ở mục 2 chưa, thiếu tờ nào xin bù luôn.
Dựng sẵn hai biểu mẫu để lần sau dùng lại: quyết định cử đi học và hợp đồng đào tạo có điều khoản bồi hoàn.
Kiểm mọi hoá đơn học phí có ghi đúng tên và mã số thuế công ty.

Đào tạo là khoản chi mà doanh nghiệp bỏ tiền để người của mình giỏi hơn. Giữ đủ bốn tờ giấy là giữ được quyền trừ khoản đó, cộng thêm giữ được người sau khi họ học xong.

Sếp đang tính cho nhân viên đi học khoá nào, nhắn tụi mình trước khi đóng tiền. Tụi mình soạn sẵn quyết định và hợp đồng đào tạo để Sếp ký một lượt, khỏi chạy ngược lại xin giấy.

Biểu mẫu tải về cho việc này

Tụi mình soạn sẵn theo văn bản đang còn hiệu lực. Sếp bấm vào tên là tải, mở bằng Word hoặc Google Docs, điền vào chỗ có dấu chấm là dùng được. Không mất phí, không cần đăng ký.

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#chiphiduoctru
#thuetndn