Tổng hợp chứng từ ghi nhận chi phí công tác phí — nhân viên tự thanh toán vẫn được trừ theo Nghị định 320/2025

Nhân viên đi tỉnh gặp khách, tự quẹt thẻ mua vé máy bay, tự trả tiền khách sạn, về công ty thanh toán lại. Trước đây khoản này hay bị hỏi vì tiền ra từ thẻ cá nhân chứ không phải tài khoản công ty. Nghị định 320/2025/NĐ-CP đã ghi rõ trường hợp này được tính, kèm ba điều kiện.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

1.1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 116/2025/QH15, Luật số 127/2025/QH15, Luật số 133/2025/QH15, Luật số 141/2025/QH15, Luật số 143/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16), hiệu lực 01/10/2025.
1.2. Nghị định 320/2025/NĐ-CP, hiệu lực 15/12/2025. Khoản 8 Điều 10 nói về công tác phí và việc người lao động tự thanh toán.
1.3. Thông tư 20/2026/TT-BTC, hiệu lực 12/03/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025, thay toàn bộ Thông tư 78/2014 và Thông tư 96/2015.

2. Nhân viên tự trả tiền, công ty vẫn được trừ

Nghị định 320/2025/NĐ-CP ghi: doanh nghiệp cử người lao động đi công tác, trong nước hoặc nước ngoài, có khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên mà cá nhân thanh toán bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt, thì được coi là đủ điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp. Điều kiện gồm ba việc, phải có đủ cả ba:

2.1	Có hoá đơn, chứng từ theo pháp luật về kế toán, pháp luật về hoá đơn chứng từ, do người bán hàng hoá, dịch vụ xuất ra.
2.2	Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
2.3	Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động tự thanh toán công tác phí và vé đi lại bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân. Quy chế cũng phải ghi rõ khoản đó sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Điều kiện 2.3 là điều kiện hay thiếu nhất. Nhiều công ty làm việc này mỗi tháng mà trong quy chế tài chính không có một dòng nào cho phép. Sửa mất đúng một buổi: thêm một điều vào quy chế, giám đốc ký, lưu lại. Làm trước chuyến công tác tiếp theo.

Lưu ý: nhân viên phải trả bằng thẻ, chuyển khoản, ví điện tử, không phải tiền mặt. Trả tiền mặt trên 5 triệu thì điều khoản này không cứu được.

3. Khoán công tác phí: cách gọn nhất

Nghị định cũng ghi: doanh nghiệp khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ thì khoản khoán đó được tính vào chi phí được trừ.

Khoán thì không cần hoá đơn từng bữa ăn, từng chuyến xe. Chỉ cần:

3.1. Quy chế khoán ghi mức cụ thể: đi trong tỉnh bao nhiêu một ngày, đi ngoại tỉnh bao nhiêu, ở lại qua đêm bao nhiêu.
3.2. Quyết định cử đi công tác.
3.3. Bảng thanh toán công tác phí có chữ ký người đi và người duyệt.

Mức khoán do doanh nghiệp tự quyết, nhưng phải hợp lý và áp dụng thống nhất. Khoán 3 triệu một ngày cho chuyến đi trong tỉnh là mức khó giải thích.

Hai cách kết hợp được: vé máy bay và khách sạn thì lấy hoá đơn thật, còn ăn uống và xe đi lại tại chỗ thì khoán. Cách này vừa gọn cho nhân viên, vừa đủ chứng từ cho khoản lớn.

4. Bộ chứng từ đầy đủ cho một chuyến công tác

Quy chế công tác phí trong quy chế tài chính, ghi mức khoán và việc cho phép cá nhân tự thanh toán.
Quyết định hoặc văn bản cử đi công tác, ghi rõ đi đâu, từ ngày nào tới ngày nào, làm việc gì.
Vé, thẻ lên máy bay, hoá đơn khách sạn, hoá đơn vé xe, ghi tên công ty với các khoản lấy hoá đơn.
Chứng từ thanh toán: chuyển khoản của công ty, hoặc sao kê thẻ của nhân viên kèm phiếu hoàn tiền.
Bảng thanh toán công tác phí có chữ ký người đi và người duyệt.
Báo cáo kết quả công tác ngắn gọn, một trang. Tờ này chứng minh chuyến đi phục vụ việc kinh doanh.

Tờ số 6 không bắt buộc theo luật, nhưng là tờ dễ nhất để trả lời câu hỏi chuyến đi này liên quan gì tới kinh doanh. Với các chuyến tới nơi vốn là điểm du lịch, tờ này quan trọng hơn hẳn.

5. Đi công tác nước ngoài

Khoản chi vẫn được trừ theo cùng nguyên tắc, nhưng chú ý thêm ba việc:

5.1. Hoá đơn nước ngoài thì lưu bản gốc, kèm bản dịch những nội dung chính khi cần giải trình.
5.2. Tỷ giá quy đổi theo quy định về kế toán, ghi nhận đúng ngày phát sinh.
5.3. Hộ chiếu có dấu xuất nhập cảnh, hoặc thẻ lên máy bay, giữ lại làm bằng chứng chuyến đi có thật.

6. Hạch toán

Định khoản dưới đây áp theo chế độ kế toán doanh nghiệp, Thông tư 99/2025/TT-BTC, ban hành 27/10/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 200/2014/TT-BTC. Các chế độ khác ghi khác nhau:

Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (ban hành 26/08/2016, còn hiệu lực): dùng tài khoản 642 Chi phí quản lý kinh doanh gộp cả bán hàng và quản lý, không có tài khoản 641 riêng; chi phí sản xuất theo dõi ở tài khoản 154.
Doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC (ban hành 25/05/2026, hiệu lực 01/07/2026, thay Thông tư 132/2018): không ghi sổ kép, ghi một dòng vào sổ chi tiết chi phí.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành 31/12/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021): không dùng tài khoản kế toán, ghi vào sổ chi tiết doanh thu và chi phí mẫu S2c-HKD.
Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo Thông tư 71/2024/TT-BTC (hiệu lực 07/10/2024, áp dụng cho năm tài chính từ 01/01/2025, thay Thông tư 24/2017). Đơn vị hành chính, sự nghiệp theo Thông tư 24/2024/TT-BTC (ban hành 17/04/2024, hiệu lực 01/01/2025). Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo quy định riêng của Ngân hàng Nhà nước. Doanh nghiệp bảo hiểm, công ty chứng khoán, quỹ đầu tư, tổ chức tài chính vi mô có chế độ kế toán riêng theo ngành.
Năm tài chính 2025 vẫn ghi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016. Thông tư 200 hết hiệu lực từ 01/01/2026.

Bảng tra đầy đủ có ngày ban hành, ngày hiệu lực và trạng thái từng văn bản: Chế độ kế toán nào đang áp dụng cho ai.

Trạng thái hiệu lực nêu trên tra ngày 27/09/2026 tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (vbpl.vn) và Công báo Chính phủ (congbao.chinhphu.vn). Sếp tự kiểm lại theo số hiệu khi dùng ở thời điểm khác.

6.1. Tạm ứng trước cho nhân viên

Nợ tài khoản 141
Có tài khoản 112

6.2. Quyết toán sau chuyến đi

Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627
Nợ tài khoản 133 nếu có hoá đơn khấu trừ
Có tài khoản 141, phần chênh thu hoặc trả thêm qua tài khoản 112

6.3. Nhân viên tự ứng tiền, công ty trả lại sau

Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627
Nợ tài khoản 133 nếu có
Có tài khoản 334 hoặc 338, rồi chuyển khoản trả lại qua tài khoản 112

Trả lại tiền cho nhân viên nên chuyển khoản, không đưa tiền mặt. Vết chuyển khoản là bằng chứng công ty đã thanh toán lại, đúng điều kiện 2.3.

7. Năm lỗi làm mất khoản công tác phí

Quy chế tài chính không cho phép nhân viên tự thanh toán, dù thực tế vẫn làm vậy.
Không có quyết định cử đi công tác, chỉ nhắn tin bảo nhân viên đi.
Nhân viên trả tiền mặt trên 5 triệu rồi về xin hoàn.
Khoán không có quy chế, mỗi chuyến một mức khác nhau.
Hoá đơn khách sạn, vé máy bay ghi tên cá nhân mà không giải thích được.

8. Việc cần làm ngay trong tuần này

Mở quy chế tài chính, thêm hai điều: mức khoán công tác phí, và cho phép nhân viên tự thanh toán không dùng tiền mặt rồi công ty hoàn lại.
Dựng sẵn hai biểu mẫu: quyết định cử đi công tác và bảng thanh toán công tác phí.
Soát các chuyến đã đi từ đầu năm, thiếu quyết định thì lập bù khi còn nhớ ngày.
Nhắc nhân viên: đi công tác thì trả bằng thẻ hoặc chuyển khoản, giữ hoá đơn ghi tên công ty.
Chuyển sang hoàn tiền qua chuyển khoản thay vì đưa tiền mặt.

Công tác phí là khoản chi ra đều đặn, nên chỉ cần một lần bổ sung quy chế là yên cho cả năm sau. Tờ quy chế đó đáng một buổi làm việc.

Sếp gửi tụi mình quy chế tài chính đang dùng, tụi mình soạn thêm hai điều còn thiếu để Sếp ký một lượt.

Biểu mẫu tải về cho việc này

Tụi mình soạn sẵn theo văn bản đang còn hiệu lực. Sếp bấm vào tên là tải, mở bằng Word hoặc Google Docs, điền vào chỗ có dấu chấm là dùng được. Không mất phí, không cần đăng ký.

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#chiphiduoctru
#thuetndn