Nghị định 283/2026/NĐ-CP: mức phạt lao động, BHXH, kinh phí công đoàn và checklist rà soát từ A-Z
Tình huống giả định, hay gặp ở doanh nghiệp vừa và nhỏ: mỗi tháng đều đóng BHXH đều đặn, bảng lương làm tử tế, nhưng không ai để ý tới một dòng rất nhỏ trong bảng lương — kinh phí công đoàn. Tới lúc thanh tra lao động ghé qua, công ty mới biết mình đã chậm đóng khoản này gần một năm. Số tiền gốc không lớn, nhưng tiền phạt thì không nhỏ.
Đó chính là insight của bài này: doanh nghiệp không trốn, chỉ là không biết khoản này tồn tại độc lập với BHXH — và từ ngày 10/09/2026, mức phạt cho nhóm hành vi này đã tăng, quy về một nghị định duy nhất: Nghị định 283/2026/NĐ-CP.
Bài này gộp hai việc: (1) đọc đúng Nghị định 283/2026/NĐ-CP — nghị định xử phạt vi phạm hành chính lao động, BHXH, trong đó có hẳn một điều riêng cho kinh phí công đoàn; và (2) nói rõ nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn năm 2026 — ai phải đóng, đóng bao nhiêu, đóng khi nào. Đi từ A đến Z, kèm checklist để Sếp tự rà trong công ty mình.
1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng
Nghị định 283/2026/NĐ-CP — Chính phủ ban hành 15/07/2026, có hiệu lực 10/09/2026, quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội và người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng. Nghị định này thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP đã hết hiệu lực. Mọi văn bản, mọi bài viết cũ còn dẫn Nghị định 12/2022 đều đã lạc hậu kể từ mốc này.
Luật Công đoàn 2024 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 97/2025/QH15) — có hiệu lực từ 01/07/2025, 6 chương, quy định về tổ chức, hoạt động công đoàn và trách nhiệm đóng góp tài chính công đoàn của người sử dụng lao động.
Nghị định 105/2026/NĐ-CP — hướng dẫn chi tiết về tài chính công đoàn theo Luật Công đoàn 2024, có hiệu lực từ 16/05/2026, thay thế Nghị định 191/2013/NĐ-CP đã hết hiệu lực.
⚠ Mức độ chắc chắn: phần mức phạt (mục 3–4) đã được đối chiếu với bản scan gốc từ Cổng Chính phủ (mức 2 — dùng nội bộ). Phần căn cứ Luật Công đoàn 2024 và Nghị định 105/2026/NĐ-CP lấy từ nguồn tổng hợp (thuvienphapluat.vn, luatvietnam.vn), chưa đối chiếu bản gốc Công báo — dùng để định hướng, khách cần số chính xác tuyệt đối thì đại lý thuế của Sếp sẽ tra lại bản gốc trước khi nộp hồ sơ. Ngày tra: 06/10/2026.
2. Kinh phí công đoàn là gì, ai phải đóng, đóng bao nhiêu
Trả lời ngay: mọi doanh nghiệp có sử dụng lao động đều phải đóng kinh phí công đoàn, kể cả khi công ty chưa thành lập công đoàn cơ sở. Đây là điểm doanh nghiệp hay hiểu nhầm nhất.
- 2.1. Đối tượng phải đóng: doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, đơn vị sự nghiệp không hưởng 100% lương từ ngân sách nhà nước, và các cơ quan, tổ chức khác có sử dụng lao động theo hợp đồng lao động.
- 2.2. Mức đóng: 2% của quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động. Không phải 2% doanh thu, không phải 2% lợi nhuận — là 2% trên đúng quỹ lương đã dùng để đóng BHXH.
- 2.3. Ai trả khoản này: người sử dụng lao động (công ty) trả, không trừ vào lương người lao động. Khoản trừ vào lương người lao động (nếu có) là đoàn phí công đoàn — một khoản khác, chỉ áp dụng cho người đã là đoàn viên, mức phổ biến 1% tiền lương đóng BHXH của đoàn viên đó.
- 2.4. Thời hạn đóng: chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo (đóng theo tháng).
- 2.5. Không có công đoàn cơ sở vẫn phải đóng — nghĩa vụ 2% không phụ thuộc việc công ty đã thành lập công đoàn hay chưa.
3. Bốn nhóm hành vi hay bị phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP
Nghị định có 6 chương, 68 điều — không ai đọc hết để làm việc hàng ngày. Bốn nhóm dưới đây là chỗ doanh nghiệp vừa và nhỏ dễ dính nhất.
- 3.1. Nhóm tiền lương (Điều 23) — không xây dựng hoặc không công bố thang bảng lương; trả lương thiếu; trả dưới mức lương tối thiểu vùng; không trả khoản tương đương mức đóng bảo hiểm cho người không thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.
- 3.2. Nhóm nội quy lao động (Điều 25) — không thông báo, không niêm yết nội quy; dùng từ 10 lao động trở lên mà không có nội quy bằng văn bản hoặc không đăng ký.
- 3.3. Nhóm báo cáo, quản lý lao động (Điều 11 khoản 2) — không báo cáo tình hình thay đổi lao động định kỳ, không lập sổ quản lý lao động.
- 3.4. Nhóm kinh phí công đoàn (Điều 42) — chậm đóng, không trích đóng, hoặc không đóng đầy đủ kinh phí công đoàn.
4. Mức phạt cụ thể — bảng tra nhanh
⛔ Lưu ý quan trọng trước khi đọc bảng: mọi mức tiền trong Nghị định 283/2026/NĐ-CP là mức phạt cho CÁ NHÂN; tổ chức (công ty) bị phạt GẤP ĐÔI (Điều 7 khoản 2). Riêng hộ kinh doanh và hộ gia đình bị phạt NHƯ CÁ NHÂN, không nhân đôi (Điều 7 khoản 3).
| Điều | Hành vi | Mức phạt cá nhân / hộ kinh doanh | Mức phạt công ty (×2) |
|---|---|---|---|
| 23 | Không xây/công bố thang bảng lương | 5 – 10 triệu đồng | 10 – 20 triệu đồng |
| 23 | Trả lương thiếu (theo bậc số người) | 5 – 50 triệu đồng | 10 – 100 triệu đồng |
| 23 | Trả dưới lương tối thiểu vùng | 20 – 75 triệu đồng | 40 – 150 triệu đồng |
| 25 | Không niêm yết/thông báo nội quy | 1 – 3 triệu đồng | 2 – 6 triệu đồng |
| 25 | Dùng ≥10 lao động, không có nội quy văn bản/không đăng ký | 5 – 10 triệu đồng | 10 – 20 triệu đồng |
| 11.2 | Không báo cáo thay đổi lao động, không lập sổ quản lý | 5 – 10 triệu đồng | 10 – 20 triệu đồng |
| 42 | Chậm đóng kinh phí công đoàn | 12% – dưới 15% số tiền phải đóng, tối đa 75 triệu đồng | Gấp đôi, tối đa 150 triệu đồng |
| 42 | Không đóng kinh phí công đoàn cho toàn bộ người lao động | 18% – 20% số tiền phải đóng, tối đa 75 triệu đồng | Gấp đôi, tối đa 150 triệu đồng |
5. Ba điều dễ nhầm khi đọc nghị định này
- 5.1. Phạt theo hành vi, không cộng dồn theo từng tháng. Vi phạm kéo dài nhiều tháng (như chậm đóng kinh phí công đoàn) chỉ bị phạt MỘT lần cho hành vi đó, kèm thêm tình tiết tăng nặng — không nhân số tháng vi phạm.
- 5.2. Cách chia bậc theo số lao động KHÔNG giống nhau giữa các điều. Điều 23, 24 (lương) chia bậc kiểu “đóng”: từ 01 đến 10 người, từ 11 đến 50 người. Điều 43, 44 (BHXH) chia bậc kiểu “mở”: dưới 10 người, từ 10 đến dưới 50 người. Công ty đúng 10 người rơi vào bậc khác nhau tuỳ điều đang xét — đừng áp nhầm bảng.
- 5.3. Kinh phí công đoàn KHÔNG phải nghĩa vụ báo cáo lao động định kỳ. Hai việc này nằm ở hai điều khác nhau (Điều 42 và Điều 11.2), một số bài tóm tắt trên mạng đã gộp nhầm hai việc này làm một — đã kiểm chéo và tách lại đúng.
6. Ba dòng phải khớp
Kinh phí công đoàn, giống mọi khoản trích theo lương, phải để ba dòng sau kể cùng một câu chuyện:
- Chủ thể: quỹ lương làm căn cứ đóng BHXH trên bảng lương đã khai với cơ quan bảo hiểm.
- Nội dung: 2% đúng trên quỹ lương đó, không phải con số áng chừng.
- Dòng tiền: tiền thật đã chuyển vào đúng tài khoản công đoàn cấp trên (số tài khoản thay đổi theo từng địa phương, Sếp cần tra lại đúng Liên đoàn Lao động nơi công ty đặt trụ sở, đừng dùng số tài khoản cũ).
Lệch cặp nào trong ba dòng này là chỗ thanh tra lao động hỏi đầu tiên.
7. Hạch toán kinh phí công đoàn
| Chế độ | Văn bản | Cách ghi |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp | Thông tư 99/2025/TT-BTC (thay Thông tư 200/2014) | Nợ 642/154 (chi phí) / Có 3382 — kinh phí công đoàn |
| Doanh nghiệp nhỏ và vừa | Thông tư 133/2016/TT-BTC | Nợ 642 (gộp, không có 641) / Có 3382 |
| Doanh nghiệp siêu nhỏ | Thông tư 58/2026/TT-BTC (thay Thông tư 132/2018) | Không ghi kép, ghi một dòng vào sổ chi tiết chi phí nhân công |
| Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh | Thông tư 152/2025/TT-BTC (thay Thông tư 88/2021) | Không dùng tài khoản, ghi sổ S2c-HKD |
8. Checklist rà soát tuân thủ — tự kiểm trước khi bị kiểm
In bảng này ra, đánh dấu ☑ từng dòng. Dòng nào chưa chắc thì hỏi ngay bộ phận kế toán hoặc nhân sự phụ trách — đừng đoán.
| Tick | Mục | Việc cần rà |
|---|---|---|
| ☐ | 8.1 | Công ty đã đăng ký mã số đóng kinh phí công đoàn với Liên đoàn Lao động địa phương chưa? |
| ☐ | 8.2 | Có đang đóng đủ 2% trên ĐÚNG quỹ lương làm căn cứ BHXH, không phải quỹ lương thực trả (hai số này có thể khác nhau)? |
| ☐ | 8.3 | Đã đóng đúng hạn — chậm nhất ngày cuối tháng tiếp theo — hay đang trễ? |
| ☐ | 8.4 | Số tài khoản nhận tiền có phải số MỚI NHẤT theo thông báo của Liên đoàn Lao động địa phương không (số có thể đã đổi)? |
| ☐ | 8.5 | Thang bảng lương đã xây dựng, công bố, lưu hồ sơ chưa? |
| ☐ | 8.6 | Lương thực trả có đang thấp hơn lương tối thiểu vùng ở bất kỳ vị trí nào không? |
| ☐ | 8.7 | Nội quy lao động đã niêm yết/thông báo chưa? Nếu công ty từ 10 lao động trở lên — đã có nội quy bằng văn bản và đăng ký chưa? |
| ☐ | 8.8 | Sổ quản lý lao động đã lập chưa? Báo cáo tình hình thay đổi lao động định kỳ có đang nộp đúng hạn không? |
| ☐ | 8.9 | Nếu công ty là hộ kinh doanh có thuê lao động — đã biết mình bị phạt NHƯ CÁ NHÂN (không nhân đôi) nhưng vẫn phải tuân thủ đủ các nghĩa vụ trên chưa? |
9. Checklist hàng tháng — việc lặp lại, không chờ ai nhắc
Chín dòng ở mục 8 chỉ rà một lần để biết hiện trạng. Chín dòng dưới đây làm LẠI mỗi tháng, gắn vào đúng chu kỳ trả lương và đóng BHXH.
| Tick | Mục | Việc làm mỗi tháng | Khi nào |
|---|---|---|---|
| ☐ | 9.1 | Chốt bảng lương, tính đúng quỹ lương làm căn cứ đóng BHXH tháng đó | Trước ngày 05 tháng sau |
| ☐ | 9.2 | Tính 2% kinh phí công đoàn trên đúng quỹ lương vừa chốt, đối chiếu lại một lần nữa | Trước ngày 20 tháng sau |
| ☐ | 9.3 | Chuyển khoản kinh phí công đoàn, lưu uỷ nhiệm chi làm bằng chứng | Chậm nhất ngày cuối tháng sau |
| ☐ | 9.4 | Đối chiếu 3 số: quỹ lương trên bảng lương — quỹ lương đã khai BHXH — quỹ lương dùng tính kinh phí công đoàn, phải khớp nhau | Cùng kỳ đóng BHXH |
| ☐ | 9.5 | Cập nhật sổ quản lý lao động nếu tháng đó có người vào/ra | Ngay khi có biến động |
| ☐ | 9.6 | Nộp báo cáo tình hình thay đổi lao động định kỳ (nếu công ty thuộc diện phải nộp) | Theo kỳ quy định |
| ☐ | 9.7 | Soát lại: có vị trí nào trả dưới lương tối thiểu vùng mới phát sinh không (nhân viên mới, đổi vị trí) | Mỗi kỳ trả lương |
| ☐ | 9.8 | Lưu đủ chứng từ: bảng lương, uỷ nhiệm chi kinh phí công đoàn, xác nhận của Liên đoàn Lao động (nếu có) | Sau mỗi kỳ đóng |
| ☐ | 9.9 | Hỏi lại kế toán: tháng này có thay đổi gì về mức lương tối thiểu vùng hay văn bản mới không | Đầu mỗi tháng |
10. Checklist tuần này — ba việc làm một lần, bắt đầu ngay
Khác với mục 9 (lặp lại mãi mãi), ba việc dưới đây chỉ làm MỘT LẦN, ngay tuần này, để biết hiện trạng công ty đang ở đâu trước khi vào nhịp hàng tháng.
| Tick | Việc làm ngay trong tuần này |
|---|---|
| ☐ | Lấy bảng lương quý gần nhất, tính thử 2% quỹ lương làm căn cứ BHXH — so với số tiền thực tế công ty đã chuyển cho công đoàn, xem có lệch không. |
| ☐ | Tra lại số tài khoản nhận kinh phí công đoàn đang dùng — gọi trực tiếp Liên đoàn Lao động địa phương để xác nhận còn đúng không. |
| ☐ | In checklist mục 8, đánh dấu từng dòng — dòng nào chưa chắc thì hỏi ngay bộ phận kế toán hoặc nhân sự phụ trách. |
Soi trước khi bị kiểm thì sửa được. Để tới lúc đoàn thanh tra tới mới soi thì chỉ còn biết nộp phạt.
Tụi mình đang cập nhật mẫu rà soát tuân thủ Nghị định 283/2026/NĐ-CP cho khách hàng dịch vụ kế toán trọn gói. Sếp cần rà cho đúng công ty mình, inbox hoặc gọi tổng đài 028.710.19.191 để tụi mình hỗ trợ.
Miễn trừ trách nhiệm: Bài viết nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo chung, không thay thế cho tư vấn pháp lý hoặc thuế cụ thể cho từng trường hợp. Tài Chính Khởi Nghiệp không chịu trách nhiệm với các quyết định dựa hoàn toàn vào nội dung bài viết mà chưa được tư vấn trực tiếp. Mọi thông tin được cập nhật tới ngày 06/10/2026, văn bản pháp luật có thể thay đổi sau thời điểm này.
#tuanthuthue #hoachdinhthue #taichinhkhoinghiep #laodongbhxh #kinhphicongdoan