Hướng dẫn đặt lịch trên Google Calendar: mời khách, nhắc giờ, lặp lại

Chuyện thật trong một nhóm bạn học, đã giấu tên. Tối thứ Tư, nhóm Zalo có tin: “Sáng mai 8h–12h thứ 5 nha, địa điểm cũ hay sao?”

Sáng hôm sau, một bạn nhắn lại: “Có hẹn hả?”
Không ai sai. Chỉ là không ai đặt lịch.

Tin nhắn trôi sau mười tin khác. Lịch thì không trôi: nó nằm sẵn trên điện thoại, tới giờ tự nhắc.
Hẹn qua tin nhắn là nhờ trí nhớ người khác. Đặt lịch là để chiếc điện thoại nhớ giùm.

Hình minh hoạ, tụi mình tự vẽ: lời hẹn trong nhóm chat, sáng hôm sau có người hỏi “Có hẹn hả?”.

Hình 1.1 là ảnh chụp màn thật. Các hình còn lại là mẫu minh hoạ tự vẽ, dữ liệu giả (Công ty TNHH A, tên người giả), vì màn thật có thông tin của người khác. Chữ trên nút lấy theo trang trợ giúp tiếng Việt của Google, tra ngày 21/10/2026. Giao diện thật có thể khác đôi chút theo phiên bản.

1. Tạo một cuộc hẹn trong một phút

Bấm Tạo, điền bốn ô, bấm Lưu. Chưa tới một phút.

Hình 1.1 — Màn tạo sự kiện thật trên Google Calendar (chụp 21/10/2026). Số 1 tiêu đề, số 2 ngày giờ, số 3 Thêm khách, số 4 Quyền của khách, số 5 Lưu. Tên lịch đã được che.

Hình 1.2 — Mẫu minh hoạ lưới tuần. Ô số 1 là nút Tạo ở góc trên bên trái.

1.1. Trên máy tính, mở calendar.google.com. Trên điện thoại, mở ứng dụng Lịch Google.

1.2. Bấm Tạo ở góc trên bên trái. Hoặc bấm thẳng vào ô giờ trống trên lưới.

1.3. Gõ tiêu đề (ô số 1, Hình 1.1) nói rõ việc gì. Ví dụ “Học nhóm thứ Năm”, đừng ghi “Hẹn”.

1.4. Chọn ngày và giờ (ô số 2, Hình 1.1): thứ Năm 22/10, 8:00 đến 12:00.

1.5. Gõ địa điểm. Lịch gợi ý địa chỉ trên Google Maps, khách bấm vào là ra đường đi.

1.6. Ghi mô tả: mang gì, ai vắng báo trước mấy giờ.

1.7. Bấm Lưu (ô số 5, Hình 1.1).

Mẹo trên máy tính: phím tắt Shift + C mở nhanh ô tạo sự kiện.

2. Mời người khác, gắn họp trực tuyến, đặt nhắc và lặp lại

Mời khách, gắn họp trực tuyến, đặt nhắc, lặp lại: cùng một hộp, đi theo số 2 đến 9.

Hình 2 — Mẫu minh hoạ hộp chi tiết sự kiện, gộp đủ các ô của mục 2. Ô đỏ là chỗ cần bấm.

2.1. Mời khách bằng email (ô số 3 Hình 1.1, ô số 7 Hình 2)

2.1.1. Ở phần Khách bên phải, gõ tên trong danh bạ hoặc gõ thẳng địa chỉ email.

2.1.2. Người không có trong danh bạ vẫn mời được, miễn có email.

2.1.3. Bấm Lưu thì Lịch hỏi có gửi thư mời không. Chọn Gửi.

2.1.4. Người tổ chức thấy ai đã nhận lời, ai từ chối, ai chưa trả lời.

Vì sao nên mời bằng email thay vì nhắn link? Vì lời mời bằng email tự rơi vào lịch của người nhận. Họ bấm “Có” là lịch của họ tự nhắc, không cần nhớ.

2.2. Quyền của khách (ô số 4 Hình 1.1, ô số 8 Hình 2)

2.2.1. Sửa đổi sự kiện: khách được đổi giờ, thêm phòng, đính kèm tệp. Mặc định tắt.

2.2.2. Mời những người khác: mặc định bật. Họp nội bộ kín thì bỏ chọn ô này.

2.2.3. Xem danh sách khách mời: mặc định bật (thấy trên màn thật, Hình 1.1). Bỏ chọn khi mời nhiều khách hàng khác nhau, để khách không thấy email của nhau.

2.3. Gắn họp trực tuyến Google Meet (ô số 4)

2.3.1. Bấm Thêm hội nghị truyền hình trên Google Meet, rồi Lưu.

2.3.2. Tài khoản công ty (Google Workspace) thường tự gắn đường dẫn Meet khi có khách.

2.4. Nhắc trước giờ hẹn (ô số 5)

2.4.1. Ở dòng thông báo, chọn Thông báo (hiện trên điện thoại) hoặc Email.

2.4.2. Gõ số phút, giờ hoặc ngày nhắc trước. Bấm “Thêm thông báo” nếu muốn nhắc hai lần.

2.4.3. Muốn mọi cuộc hẹn đều nhắc giống nhau: vào biểu tượng bánh răng, chọn Cài đặt, chỉnh trong cài đặt thông báo.

Họp giao ban đặt lặp lại một lần, cả nhóm tự được nhắc. Ảnh: Mikhail Nilov / Pexels.

2.5. Lặp lại: họp giao ban, học nhóm hằng tuần (ô số 6)

2.5.1. Bấm mũi tên cạnh chữ Không lặp lại.

2.5.2. Chọn Hằng ngày, Hằng tuần vào thứ Năm, hoặc Tuỳ chỉnh (ví dụ thứ Hai đến thứ Sáu).

2.5.3. Chọn ngày kết thúc. Một chuỗi lặp tối đa 730 lần.

2.5.4. Bấm Lưu (ô số 9).

3. Tìm giờ mọi người cùng rảnh

Bấm “Tìm thời gian” để thấy giờ trống chung, nhưng chỉ của người đã chia sẻ lịch với mình.

3.1. Ở thanh bên trái, gõ tên người cần gặp vào ô tìm người.

3.2. Bấm Tạo, chọn Tìm thời gian. Lịch của từng người hiện cạnh nhau.

3.3. Chọn khung trống chung, bấm Lưu.

3.4. Người chưa chia sẻ lịch thì ô của họ trống. Nhờ họ chia sẻ ở mức “Chỉ xem thông tin rảnh/bận”, xem mục 5.

4. Trang đặt lịch hẹn: khách tự chọn giờ

Tạo một “Lịch hẹn”, gửi đường dẫn, khách tự chọn giờ còn trống.

Đây là chỗ đỡ nhất cho công ty dịch vụ. Hết cảnh nhắn qua lại năm tin chỉ để chốt giờ.

Khách tự chọn giờ trên trang đặt lịch, tới hẹn chỉ việc ngồi vào bàn. Ảnh: RDNE Stock project / Pexels.

Hình 3. Trang khách nhìn thấy. Giờ bận của người tư vấn không hiện ra.

4.1. Trên máy tính, bấm Tạo, chọn Lịch hẹn. Ứng dụng điện thoại chưa tạo được.

4.2. Đặt tiêu đề, thời lượng (ví dụ 30 phút), giờ nhận hẹn trong tuần.

4.3. Chọn thêm nếu cần: thời gian nghỉ giữa hai cuộc, số cuộc tối đa mỗi ngày. Bấm Tiếp theo.

4.4. Chọn cách gặp: Google Meet, gặp trực tiếp hoặc gọi điện. Thêm câu hỏi khách phải điền. Bấm Lưu.

4.5. Lấy đường dẫn trang đặt lịch, dán vào chữ ký email, Zalo, trang web.

4.6. Tài khoản: dùng được với tài khoản Google cá nhân lẫn Google Workspace. Một số tính năng nâng cao cần gói Google Workspace hoặc Google One đủ điều kiện.

Khách tự chọn giờ thì khách tự nhớ giờ: lời hẹn nằm trong lịch của chính họ.

4.7. Muốn thấy trang đặt lịch chạy thật ra sao? Sếp đặt thử một buổi với tụi mình tại trang hẹn gặp tư vấn.

5. Lịch dùng chung và khi nhân viên nghỉ việc

Lịch chung phải thuộc về công ty, không thuộc về một nhân viên.

Hình 4. Chia sẻ một lịch cho cả nhóm.

5.1. Chia sẻ lịch cho nhóm

5.1.1. Ở mục “Lịch của tôi”, rê chuột vào tên lịch, bấm ba chấm, chọn Cài đặt và chia sẻ.

5.1.2. Chọn Đã chia sẻ với, bấm Thêm người dùng và nhóm, gõ email.

5.1.3. Chọn mức quyền, bấm Gửi.

Ví dụ: Công ty TNHH A có 3 nhân viên tư vấn. Lịch “Hẹn khách” chia sẻ mức 5.1.6 cho cả 3. Một người nghỉ thì chỉ cần gỡ người đó ra, 40 cuộc hẹn đã đặt vẫn còn nguyên.

5.2. Nhân viên nghỉ: giữ lịch lại cho công ty

5.2.1. Lịch phụ (ví dụ “Lịch hẹn khách”) chuyển quyền sở hữu được. Lịch chính mang tên người dùng thì không chuyển được.

5.2.2. Tài khoản công ty: chủ mới phải cùng tổ chức. Chủ mới có 60 ngày để nhận.

5.2.3. Xoá tài khoản Google là xoá luôn mọi lịch người đó sở hữu. Chuyển trước, xoá sau.

5.2.4. Bài học rút ra: lịch hẹn khách nên do một lịch phụ của công ty sở hữu ngay từ đầu, nhân viên chỉ được chia sẻ quyền sửa.

6. Dùng lịch cho công ty dịch vụ: ba lịch nên có

Tách ba lịch riêng: hẹn khách, hạn nộp thuế, việc nội bộ.

Nhiều người vẫn quen lịch giấy. Lịch trên điện thoại thì tự nhắc, khỏi mở sổ. Ảnh: Anete Lusina / Pexels.

6.1. Lịch hẹn khách: một lịch phụ của công ty, gắn trang đặt lịch hẹn ở mục 4.

6.2. Lịch hạn nộp thuế: tạo các mốc lặp hằng tháng, hằng quý, nhắc trước 5 ngày. Mốc cụ thể lấy theo bài Lịch nộp báo cáo thuế 2026 — theo tháng, theo quý, theo năm.

6.3. Lịch nội bộ: giao ban hằng ngày, họp tuần, lặp lại theo mục 2.5.

6.4. Hồ sơ đi kèm cuộc hẹn thì lưu theo bài Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ và cách đặt tên.

7. Việc làm ngay hôm nay

7.1. Cuộc hẹn kế tiếp đang nằm trong tin nhắn: đưa nó vào lịch, mời đủ người.

7.2. Tạo một lịch phụ “Lịch hạn nộp thuế”, nhập mốc tháng này.

7.3. Rà danh sách lịch được chuyển từ nhân viên cũ: lịch nào còn dùng, giao cho ai giữ.

7.4. Khách đang dùng dịch vụ của tụi mình: mở cổng khách hàng hotro.tckn.vn xem các mốc việc cần làm của công ty.

Tin nhắn thì trôi. Lịch thì nhắc. Sếp chọn cái nào giữ lời hẹn cho mình?

8. Nguồn đã đọc

8.1. Trung tâm trợ giúp Lịch Google, tra ngày 21/10/2026: Tạo sự kiện.

8.2. Mời người tham gia sự kiện và tìm thời gian họp.

8.3. Thay đổi thông báo của Lịch.

8.4. Tạo sự kiện định kỳ.

8.5. Lịch hẹn đặt trước.

8.6. Chia sẻ lịch với người khác.

8.7. Chuyển quyền sở hữu lịch hoặc sự kiện.

8.8. Ảnh kho theo giấy phép miễn phí của Pexels: Mart Production (ảnh đại diện), Mikhail Nilov, RDNE Stock project, Anete Lusina.

Bước tiếp — gửi tụi mình. Sếp muốn dựng lịch hạn nộp thuế cho riêng công ty mình, hoặc cần người rà hồ sơ trước kỳ nộp, đặt một buổi tại trang hẹn gặp tư vấn — tụi mình dùng đúng cách ở mục 4.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Tên nút và tính năng lấy theo trợ giúp chính thức của Google tại ngày tra; Google có thể đổi giao diện bất cứ lúc nào. Không thay thế cho tư vấn chính thức. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#lichgoogle
#quantrivanphong