Hướng dẫn đăng nhập hotro.tckn.vn bằng Zalo hoặc Gmail và gửi chứng từ theo tháng, theo quý

Cuối tháng, tụi mình gửi Sếp một thư nhắc: “Mời Sếp gửi chứng từ tháng này.” Sếp bấm vào đường dẫn, thấy ô đòi số điện thoại, rồi ô đòi mã. Sếp khựng lại: “Mã gì? Nhập sai có bị khoá không? Gửi nhầm tháng thì sao?”

Chuyện này rất thường gặp ở người lớn tuổi hoặc người mới dùng điện thoại thông minh. Sợ bấm sai nên không bấm. Không bấm thì chứng từ nằm trong ngăn kéo. Tới kỳ khai thuế mới đi gom, mới thấy thiếu.

Đây là tình huống minh hoạ do tụi mình dựng từ các câu hỏi hay gặp khi hỗ trợ khách, không phải ca của một khách cụ thể. Không có tên, không có số liệu thật.

Gửi đúng hộp, đúng kỳ ngay từ đầu thì kế toán không phải hỏi lại Sếp. Gom cuối quý mới thấy thiếu thì chỉ còn biết tiếc.

1. Trước khi bắt đầu, Sếp chuẩn bị ba thứ

Chỉ cần ba thứ, không cần cài thêm gì.

1.1. Điện thoại hoặc máy tính có mạng, và một trình duyệt bất kỳ (Chrome, Safari, Cốc Cốc).

1.2. Một trong hai: số điện thoại có Zalo, hoặc tài khoản Gmail. Cả hai phải là số và Gmail tụi mình đã ghi trong hồ sơ công ty hoặc hộ kinh doanh của Sếp.

1.3. Chứng từ cần gửi: hoá đơn mua vào, sao kê ngân hàng, bảng lương. Chụp rõ, đủ bốn góc, không bị chói đèn.

Chưa chắc số điện thoại hay Gmail của mình có trong hồ sơ? Gọi tổng đài 028 7101 9191 trước. Tụi mình thêm giúp Sếp chỉ mất vài phút.

2. Đăng nhập bằng Zalo

Dùng số điện thoại và mã 4 số. Không có mật khẩu để quên.

2.1. Mở hotro.tckn.vn/dang-nhap. Địa chỉ đúng có chữ dang-nhap. Gõ thiếu hoặc gõ login sẽ ra trang báo không tìm thấy.

2.2. Bấm nút xanh ĐĂNG NHẬP QUA ZALO ở khung bên phải (trên điện thoại, khung này nằm ngay đầu trang).

2.3. Hiện ô Nhập số điện thoại Zalo. Gõ số, không dấu cách, không dấu chấm. Số phải có từ 9 đến 12 chữ số.

2.4. Bấm GỬI MÃ OTP. Chữ OTP nghĩa là mã dùng một lần. Tụi mình gửi mã này vào Zalo của Sếp.

Hình 2.4. Ô nhập số điện thoại Zalo (số trong ô là số mẫu của cổng, chưa nhập số nào). Khung cam là chỗ phải bấm, số tròn là số bước trong thư.

2.5. Mở Zalo. Tìm tin của Tài Chính Khởi Nghiệp, lấy mã 4 chữ số. Quay lại trình duyệt, gõ 4 số vào ô, bấm XÁC NHẬN OTP.

Hình 2.5. Ví dụ minh hoạ, không phải ảnh chụp thật: tin Zalo từ Tài Chính Khởi Nghiệp có mã 4 số (mã 1234 chỉ là ví dụ). Khung cam là mã khách nhập vào cổng.

Mã chỉ để Sếp tự gõ vào màn hình đăng nhập. Không đọc mã cho ai qua điện thoại hay tin nhắn, kể cả người nói là nhân viên.

2.6. Đúng mã thì Sếp vào trang Tổng quan. Nếu Sếp bấm vào từ một thư nhắc có đường dẫn riêng, cổng đưa Sếp về đúng trang đó.

3. Đăng nhập bằng Gmail

Dùng khi Sếp không có Zalo, hoặc không nhận được mã Zalo.

3.1. Mở hotro.tckn.vn/dang-nhap, bấm nút trắng Đăng nhập bằng Gmail.

3.2. Chọn tài khoản Google của Sếp, bấm đồng ý. Google đưa Sếp trở lại cổng.

3.3. Cổng so Gmail của Sếp với Gmail trong hồ sơ. Khớp thì Sếp thấy công ty hoặc hộ kinh doanh của mình. Không khớp thì Sếp vào được nhưng không thấy công ty nào.

Hình 3.2. Màn Google hiện ra khi bấm Đăng nhập bằng Gmail (chụp thật, chưa nhập gì). Khách có tài khoản Google đã đăng nhập sẵn trong máy sẽ thấy danh sách tài khoản để chọn thay cho ô nhập email.

Vào được mà không thấy công ty nào nghĩa là Gmail này chưa có trong hồ sơ. Sếp không làm sai gì. Chỉ cần gọi 028 7101 9191 để tụi mình thêm Gmail vào.

3.4. Gmail ở đây là mọi tài khoản Google. Tụi mình chưa kiểm với email công ty dùng tên miền riêng đi qua Google. Sếp dùng loại này thì nhờ tụi mình thử giúp.

4. Gửi chứng từ theo tháng

Mỗi tháng có một “hộp tháng”. Sếp bỏ chứng từ vào hộp, kế toán mở ra xem.

4.1. Đăng nhập xong, bấm mục Gửi chứng từ trong thanh menu. Sếp bấm từ thư nhắc của tụi mình thì cổng chọn sẵn đúng tháng cần gửi, Sếp chỉ việc kiểm lại.

4.2. Ở khối số 1. Chọn kỳ muốn gửi, bấm Quý (Quý 1 là tháng 1 đến 3, Quý 4 là tháng 10 đến 12), rồi bấm một trong ba tháng bên dưới. Mũi tên hai bên chữ Năm dùng để đổi năm. Cổng chọn sẵn tháng trước.

4.2a. Mỗi tháng có một dòng trạng thái: Đã đủ chứng từ, Còn thiếu, Chưa gửi hoặc Chưa tới kỳ. Tháng chưa tới kỳ thì chưa gửi được.

4.2b. Bấm nút xám xanh Mở hộp tháng 10/2026 để gửi chứng từ (số tháng đổi theo tháng Sếp chọn). Chưa có hộp thì cổng tự tạo.

Hình 4.2. Màn Gửi chứng từ khổ 390 và 1440 (chụp thật, công ty của Tài Chính Khởi Nghiệp). Khung số 4: chọn quý, chọn tháng rồi bấm Mở hộp tháng. Khung cam là chỗ phải bấm, số tròn là số bước trong thư.

4.3. Trong hộp, bấm nút chụp ảnh (máy ảnh sau của điện thoại) hoặc chọn tệp có sẵn trong máy. Chọn được nhiều tệp một lần, mỗi tệp có nút Xóa nếu chọn nhầm.

4.4. Chọn tệp xong, cổng hỏi một câu: Đây là gì? (bấm 1 cái, hoặc bỏ qua). Sếp bấm một nhãn, ví dụ Hoá đơn mua vào, Hoá đơn bán ra, Sao kê ngân hàng, Lương, bảo hiểm hoặc Hợp đồng (kế toán có thể đặt nhãn khác cho từng công ty, nên nhãn trên màn của Sếp có thể không giống hệt). Nhãn chọn áp cho tất cả tệp trong lần gửi đó, nên tệp khác loại thì Sếp gửi thành hai lần. Bấm lại nhãn đang chọn là bỏ chọn. Không biết thì để nguyên nút Không biết, để kế toán xếp (nút này được chọn sẵn). Dưới đó có ô ghi chú cho kế toán, không bắt buộc. Chọn sai cũng không sao, kế toán xếp lại được.

4.5. Chọn tệp xong, bấm nút Gửi 1 tệp (chọn nhiều tệp thì số tệp đổi theo). Khung số 5 trong hình là chỗ bấm.

Hình 4.6, trước khi gửi: màn tháng sau khi mở hộp. Khung số 5 là nút Chụp ảnh và Chọn tệp.

Hình 4.6a. Sau khi chọn tệp, bấm Gửi 1 tệp (khung số 5). Tệp trong ảnh là tệp mẫu minh hoạ.

Hình 4.6b. Màn xác nhận Đã gửi tháng này (1 tệp), chờ kế toán (khung số 6). Tệp mẫu minh hoạ, không phải chứng từ thật.

4.6. Gửi xong, cổng hiện khối Đã gửi tháng này (1 tệp) kèm chữ Chờ kế toán. Thấy khối này là xong. Phần Lịch sử bên dưới ghi giờ Sếp tải lên.

4.7. Muốn gửi cho tháng khác thì quay lại khối số 1, chọn tháng đó rồi bấm nút mở hộp. Tháng của năm trước sẽ có cảnh báo, xem lưu ý vàng bên dưới.

Gửi cho tháng đã qua, nhất là tháng của năm trước, cổng sẽ hiện cảnh báo đỏ. Kỳ đã chốt sổ mà bổ sung chứng từ có thể làm kế toán phải soát xét lại. Sếp đọc kỹ dòng cảnh báo rồi hãy gửi.

5. Gửi chứng từ theo quý

Quý gồm ba tháng. Sếp chọn quý, rồi gửi chứng từ vào từng hộp tháng của quý đó.

5.1. Ở khối số 1, bấm Quý cần gửi, ví dụ Quý 3. Cổng hiện ba tháng: tháng 7, tháng 8, tháng 9. Mỗi tháng có trạng thái riêng nên Sếp thấy ngay tháng nào còn thiếu.

5.2. Bấm từng tháng, mở hộp, gửi tệp theo các bước 4.3 đến 4.6. Gửi đủ ba tháng là xong chứng từ của quý.

5.3. Sếp tự mở được hộp tháng. Hộp của cả quý (tiêu đề dạng Quý 3/2026) do kế toán phụ trách mở, rồi gửi cho Sếp một đường dẫn riêng qua Zalo. Sếp bấm vào đường dẫn và làm như hộp tháng.

5.4. Nếu Sếp chưa đăng nhập khi bấm đường dẫn đó, cổng hiện màn Xác nhận để gửi chứng từ. Sếp chọn đúng tên mình, bấm gửi mã tới Zalo của số đã đăng ký. Mã đi qua email chỉ khi Sếp bấm dòng chữ nhỏ bên dưới.

5.5. Sếp đã đăng nhập cổng từ trước rồi mới bấm vào đường dẫn thì không bị hỏi mã lần hai.

6. Gặp lỗi thì làm gì

Phần lớn lỗi chỉ cần chờ một phút và thử lại.

6.1. Bấm gửi mã mà không thấy tin Zalo. Chờ đủ một phút rồi bấm lại. Bấm liên tục thì cổng tạm không gửi nữa, nhưng ô nhập mã vẫn hiện nên Sếp tưởng mã sắp tới. Kiểm số điện thoại có đúng số Zalo đã đăng ký không. Vẫn không có thì gọi 028 7101 9191.

6.2. Báo “Mã OTP không đúng”. Nhập lại đủ 4 số. Nhập sai 5 lần, cổng khoá số đó 15 phút. Đợi hết 15 phút rồi thử lại.

6.3. Báo “Mã OTP đã hết hạn”. Mã sống 5 phút. Bấm Quay lại, gửi mã mới.

6.4. Báo “Không thể kết nối đến server”. Mạng đang yếu. Đổi sang mạng khác hoặc thử lại sau ít phút.

6.5. Đăng nhập Gmail báo “Hệ thống đang bận”. Chờ vài giây thử lại. Báo lặp lại nhiều lần thì gọi tụi mình.

6.6. Vào bằng Gmail mà không thấy công ty nào. Gmail này chưa có trong hồ sơ. Gọi tụi mình thêm vào.

6.7. Báo “Tải lên chưa được”. Chụp lại ảnh nhẹ hơn, hoặc đổi sang mạng khác.

6.8. Báo “Chưa chọn công ty”. Đăng xuất, đăng nhập lại và chọn công ty.

6.9. Báo “Kỳ này đã đóng”. Kế toán đã chốt kỳ. Sếp nhắn tụi mình nếu còn chứng từ cần bổ sung.

7. Việc làm ngay trong tuần này

Làm thử một lần khi chưa gấp, để lần sau đã quen tay.

7.1. Mở hotro.tckn.vn/dang-nhap và đăng nhập bằng Zalo hoặc Gmail.

7.2. Vào Gửi chứng từ, chọn tháng trước, bấm nút Mở hộp tháng… để gửi chứng từ, gửi thử một hoá đơn mua vào.

7.3. Thấy khối Đã gửi tháng này (1 tệp) là xong. Lần sau Sếp chỉ lặp lại đúng ba việc này.

7.4. Lưu địa chỉ hotro.tckn.vn vào màn hình chính của điện thoại để lần sau bấm một chạm.

8. Nguồn của bài

Cập nhật lần cuối ngày 07/11/2026: bổ sung cách chọn loại chứng từ (mục 4.4).

Bài hướng dẫn thao tác trên cổng của chính Tài Chính Khởi Nghiệp nên không dẫn văn bản pháp luật. Cổng có thể đổi giao diện sau ngày đối chiếu. Thấy khác bài thì gọi 028 7101 9191.

Gửi thử một chứng từ ngay hôm nay. Chưa vào được thì gọi 028 7101 9191 hoặc gửi thư về hotro@tckn.vn. Sếp muốn gặp kế toán để cùng làm lần đầu thì đặt lịch tại tckn.vn/hen-gap-tu-van, tụi mình hướng dẫn trực tiếp.

Miễn trừ trách nhiệm: Bài viết hướng dẫn thao tác theo giao diện cổng tại ngày đối chiếu, mang tính tham khảo. Giao diện và quy định có thể thay đổi; Sếp vui lòng liên hệ Tài Chính Khởi Nghiệp để được hỗ trợ theo hồ sơ thực tế.

#tuanthuthue #hoachdinhthue #taichinhkhoinghiep #congkhachhang #guichungtu