Hoá đơn hàng bán bị trả lại — cách lập biên bản và hoá đơn điều chỉnh
Tình huống điển hình: khách sỉ trả lại 200 thùng hàng trong lô 1.000 thùng vì lỗi kỹ thuật, hai bên đã xuất và kê khai hoá đơn gốc từ tháng trước — tức số liệu đã nằm trong tờ khai GTGT đã nộp. Kế toán bên bán định đơn giản là trừ thẳng 200 thùng vào đơn hàng tháng sau cho đỡ mất công làm giấy tờ. Chỗ sai nằm ở đây: làm vậy là tự ý sửa doanh thu của kỳ KHÁC với kỳ phát sinh giao dịch thật, hai tờ khai đều sai mà không ai biết.
1. Vì sao không được “trừ ngầm”, phải lập hoá đơn điều chỉnh
1.1. Hoá đơn gốc đã lập và đã kê khai nghĩa là số liệu đã “đóng băng” trong tờ khai của đúng kỳ đó. Sửa trực tiếp hoá đơn gốc là bất khả thi (hoá đơn điện tử không tự ý chỉnh sau khi gửi cơ quan thuế) — nên pháp luật dùng cơ chế hoá đơn điều chỉnh: một chứng từ mới, dẫn chiếu rõ hoá đơn cũ, chỉ ghi phần chênh lệch (ở đây là giảm), để kỳ phát sinh hoàn trả tự biết trừ đúng chỗ, không đụng tới số liệu kỳ cũ đã nộp.
1.2. Căn cứ: Thông tư 91/2026/TT-BTC (hướng dẫn Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/07/2026) — Điều 10 khoản 1 điểm b: hàng hoá trả lại làm thay đổi giá trị hoá đơn thì bên bán lập hoá đơn điều chỉnh, trừ khi hai bên thoả thuận bên mua xuất hoá đơn khi trả hàng (áp dụng khi bên mua là doanh nghiệp có xuất hoá đơn được). Điều 9 cùng thông tư: nếu bên mua là tổ chức, bắt buộc có văn bản thoả thuận giữa hai bên trước khi lập hoá đơn điều chỉnh; bên mua là cá nhân thì chỉ cần thông báo, không bắt buộc văn bản thoả thuận.
Trạng thái hiệu lực tra ngày 01/10/2026. Sếp tự kiểm lại tại vbpl.vn khi dùng ở thời điểm khác.
2. Hai đường xử lý — chọn đúng mới khỏi làm thừa giấy tờ
| Tình huống | Ai xuất chứng từ |
|---|---|
| Bên mua là doanh nghiệp, có xuất hoá đơn trả hàng cho bên bán | Dùng chính hoá đơn đó làm căn cứ — bên bán không cần lập thêm hoá đơn điều chỉnh |
| Bên mua là cá nhân, hoặc doanh nghiệp nhưng không xuất hoá đơn trả hàng | Bên bán lập hoá đơn điều chỉnh, kèm biên bản/thông báo trả hàng |
3. Mẫu hoá đơn điều chỉnh — nhìn trực tiếp để đối chiếu
| Tên hàng hoá | SL | Đơn giá | Thành tiền |
|---|---|---|---|
| Hàng hoá theo hợp đồng (giảm do trả lại) | -200 | 450.000 | -90.000.000 |
| Tổng điều chỉnh giảm | -90.000.000 | ||
Chỉ ghi phần chênh lệch âm (200 thùng bị trả, không phải ghi lại cả 1.000 thùng) — dẫn chiếu đúng số, ký hiệu, ngày hoá đơn gốc để cơ quan thuế và cả hai bên đối chiếu được ngay.
4. Ba lỗi hay gặp
- Không lập biên bản trả hàng, chỉ trừ ngầm vào công nợ — thiếu chứng từ gốc khi giải trình với cơ quan thuế, và tờ khai kỳ phát sinh với kỳ ghi nhận bị lệch nhau.
- Trừ thẳng số tiền trả hàng vào hoá đơn bán hàng kỳ sau thay vì lập hoá đơn điều chỉnh — làm sai lệch doanh thu của cả hai kỳ, khó giải trình khi bị đối chiếu.
- Bên mua là doanh nghiệp nhưng quên lập văn bản thoả thuận trước khi bên bán điều chỉnh (Điều 9 Thông tư 91/2026) — thiếu văn bản này, hoá đơn điều chỉnh dễ bị coi là đơn phương, không có giá trị pháp lý đầy đủ.
5. Việc cần làm ngay trong tuần này
- Với hàng trả lại phát sinh gần đây, kiểm tra đã có biên bản trả hàng và văn bản thoả thuận (nếu bên mua là tổ chức) chưa.
- Đối chiếu hoá đơn điều chỉnh đã ghi đủ số, ký hiệu, ngày hoá đơn gốc, và chỉ ghi đúng phần chênh lệch (không ghi lại toàn bộ giá trị).
- Rà lại các khoản “trừ ngầm vào công nợ” đã làm trước đây — nếu có, cần lập hoá đơn điều chỉnh bổ sung trước khi bị kiểm tra.
Đọc thêm. Xem cách phân biệt hoá đơn điều chỉnh với hoá đơn thay thế tại bài Hoá đơn thay thế — cách lập khi ghi nhầm mã số thuế người mua.
Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, xem lại các hoá đơn đã lập để kiểm tra có trường hợp trả hàng nào chưa xử lý đúng không.
Nhắn tụi mình. Sếp có trường hợp trả hàng chưa biết xử lý sao, gửi tụi mình coi cùng, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.
Miễn trừ trách nhiệm
Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.
#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#hoadondientu