Điều chỉnh, thay thế hoá đơn — tất cả trường hợp, khai thuế và ghi sổ trong một bài

Tình huống điển hình: một kế toán trong một tháng gặp liền bốn ca khác nhau — hoá đơn sai mã số thuế, hoá đơn sai số tiền, khách trả lại hàng, và hoa hồng đại lý tính lại. Mỗi ca tra một bài khác nhau, mỗi bài nói một phần — cuối cùng không chắc ca nào dùng điều chỉnh, ca nào dùng thay thế, và khai thuế, ghi sổ cho đúng kỳ nào. Bài này gom lại toàn bộ các trường hợp vào một chỗ, kèm cách khai thuế và hạch toán sổ sách cho từng trường hợp.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

1.1. Nghị định 254/2026/NĐ-CP (ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026) và Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn thi hành — thay thế toàn bộ Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC (đã hết hiệu lực từ 01/07/2026).

1.2. Điều khoản chính: Điều 10 Thông tư 91/2026 (các trường hợp sửa hoá đơn) và Điều 9 (văn bản thoả thuận, uỷ nhiệm lập hoá đơn).

Trạng thái hiệu lực tra ngày 01/10/2026. Sếp tự kiểm lại tại vbpl.vn khi dùng ở thời điểm khác.

2. Bảng tra nhanh — chọn đúng đường xử lý

3. Văn bản thoả thuận — bước hay bị bỏ sót nhất

3.1. Khi lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế, nếu người mua là tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, bắt buộc có văn bản thoả thuận giữa hai bên ghi rõ nội dung sai, lập trước khi điều chỉnh/thay thế (Điều 9 Thông tư 91/2026). Người bán giữ văn bản này để xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

3.2. Người mua là cá nhân thì chỉ cần thông báo (qua tin nhắn, email, hoặc đăng trên website bán hàng), không bắt buộc văn bản.

3.3. Không bắt buộc văn bản thoả thuận khi: chuyển theo bảng tổng hợp · chuyển cơ sở dữ liệu chi tiết giao dịch · bán trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.

4. Bốn trường hợp chi tiết — cách ghi, khai thuế, hạch toán

4.1. Hoá đơn điều chỉnh TĂNG (ví dụ: hoa hồng, doanh thu phát sinh thêm)

Khai thuế: ghi vào tờ khai GTGT của kỳ lập hoá đơn điều chỉnh (không sửa lại tờ khai kỳ cũ), chỉ tiêu doanh thu và thuế GTGT đầu ra tương ứng cộng thêm đúng phần chênh lệch dương.

Ghi sổ (bên bán): Nợ TK 131/111/112 20.780.000 / Có TK 511 18.500.000, Có TK 3331 1.280.000.

4.2. Hoá đơn điều chỉnh GIẢM (ví dụ: hàng trả lại, chiết khấu thêm)

Khai thuế: ghi giảm vào chỉ tiêu doanh thu, thuế GTGT đầu ra của kỳ lập hoá đơn điều chỉnh (kỳ phát sinh việc trả hàng), không sửa tờ khai kỳ đã xuất hoá đơn gốc.

Ghi sổ (bên bán): Nợ TK 521 (hoặc ghi âm 511) 90.000.000, Nợ TK 3331 (thuế tương ứng) / Có TK 131/111/112.

4.3. Hoá đơn thay thế (ví dụ: sai mã số thuế, sai tên hàng hoá)

4.3.1. Lập hoá đơn mới, ghi dòng “Thay thế cho hoá đơn số … ký hiệu … ngày …”, ghi đầy đủ và đúng toàn bộ nội dung (không chỉ phần sai).

4.3.2. Khai thuế: nếu chưa kê khai hoá đơn gốc — chỉ kê khai hoá đơn thay thế, coi như hoá đơn gốc không tồn tại trong tờ khai. Nếu đã kê khai hoá đơn gốc — kê khai điều chỉnh hoá đơn gốc về 0 và ghi nhận hoá đơn thay thế vào đúng kỳ lập hoá đơn thay thế.

4.3.3. Ghi sổ: nếu chưa ghi sổ theo hoá đơn gốc thì ghi sổ thẳng theo hoá đơn thay thế. Nếu đã ghi sổ theo hoá đơn gốc, bút toán đảo (Nợ/Có ngược lại bút toán gốc) rồi ghi lại đúng theo hoá đơn thay thế.

4.4. Thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT (lỗi trình bày, không đụng mã số thuế/tiền/hàng)

4.4.1. Không lập lại hoá đơn, không ảnh hưởng số liệu — chỉ gửi thông báo cho cơ quan thuế biết hoá đơn có sai sót nhỏ.

4.4.2. Khai thuế, ghi sổ: giữ nguyên, không sửa gì — vì bản chất số liệu (mã số thuế, số tiền, hàng hoá) đều đúng, chỉ sai cách trình bày.

5. Ba lỗi hay gặp xuyên suốt cả bốn trường hợp

1. Dùng thông báo 04/SS-HĐĐT cho lỗi sai mã số thuế hoặc sai tiền — sai loại thủ tục, phải dùng điều chỉnh/thay thế.
2. Hoá đơn điều chỉnh ghi lại toàn bộ số tiền thay vì chỉ phần chênh lệch — làm trùng doanh thu đã kê khai ở hoá đơn gốc.
3. Quên lập văn bản thoả thuận khi người mua là tổ chức — hoá đơn điều chỉnh/thay thế dễ bị coi là đơn phương khi thanh tra.

6. Việc cần làm ngay trong tuần này

1. In bảng tra nhanh ở mục 2, dán ngay chỗ kế toán ngồi lập hoá đơn.
2. Rà lại các hoá đơn điều chỉnh/thay thế đã lập gần đây — kiểm có đúng đường xử lý không, có văn bản thoả thuận chưa.
3. Đối chiếu sổ sách đã ghi theo đúng kỳ lập hoá đơn điều chỉnh/thay thế, không lẫn sang kỳ hoá đơn gốc.

Đọc thêm — từng trường hợp cụ thể, có ví dụ số liệu thật:

• Hoá đơn hàng bán bị trả lại — cách lập biên bản và hoá đơn điều chỉnh
• Hoá đơn thay thế — cách lập khi ghi nhầm mã số thuế người mua
• Hoá đơn điều chỉnh hoa hồng đại lý — lập thế nào khi số tiền tăng thêm

Nhớ một câu: mọi lỗi hoá đơn đều về đúng ba đường — thông báo, điều chỉnh, thay thế. Đi sai đường thì sửa xong vẫn còn sai; đúng đường thì khai thuế, ghi sổ tự khớp theo.

Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, xem lại các hoá đơn đã lập để kiểm tra đã xử lý đúng đường chưa.

Nhắn tụi mình. Sếp đang có hoá đơn cần sửa mà chưa chắc dùng đường nào, gửi tụi mình coi cùng trước khi lập, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức, căn cứ theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC đã đối chiếu qua AI Luật ngày 01/10/2026. Số hiệu tài khoản kế toán trong bài là ví dụ minh hoạ theo nguyên tắc chung — Sếp đối chiếu đúng chế độ kế toán đơn vị mình đang áp dụng (xem bài “Chế độ kế toán nào đang áp dụng cho ai”) trước khi hạch toán thật. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#hoadondientu
#ketoan