Chuyển lương vào tài khoản người được uỷ quyền — hai phương án xử lý hồ sơ đúng luật

Nhân viên nhắn kế toán: “Chị ơi tài khoản em đang bị khoá, chị chuyển lương tháng này qua tài khoản vợ em giúp”. Việc nhỏ, ai cũng muốn giúp. Nhưng chuyển xong, khoản lương đó rời khỏi tay đúng người mà luật quy định phải nhận, và Sếp phải chứng minh được với cơ quan Thuế rằng đó vẫn là tiền lương, không phải một khoản chi khống.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

1.1. Điều 94 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14: người sử dụng lao động phải trả lương trực tiếp, đầy đủ, đúng hạn cho người lao động. Trường hợp người lao động không thể nhận lương trực tiếp thì người sử dụng lao động có thể trả lương cho người được người lao động uỷ quyền hợp pháp. Đây chính là căn cứ cho phương án uỷ quyền nhận lương ở mục 3.1.
1.2. Điều 96 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14: hình thức trả lương — bằng tiền mặt hoặc trả qua tài khoản cá nhân của người lao động mở tại ngân hàng.
1.3. Khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, hiệu lực 15/12/2025: điều kiện để một khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, trong đó có yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
1.4. Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, hiệu lực 01/07/2026: quy định về khấu trừ, kê khai thuế thu nhập cá nhân đối với khoản chi trả cho cá nhân.

Trạng thái hiệu lực nêu trên tra ngày 28/09/2026 tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (vbpl.vn) và Công báo Chính phủ (congbao.chinhphu.vn). Sếp tự kiểm lại theo số hiệu khi dùng ở thời điểm khác.

2. Vì sao chuyển hộ vào tài khoản người khác lại rủi ro

Luật Lao động buộc Công ty trả lương trực tiếp cho chính người lao động. Khi tiền lương chảy vào một tài khoản mang tên người khác — vợ, chồng, người thân — mà không có gì chứng minh, khoản chi đó mất tính liên kết với đúng người nhận. Tới lúc quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc thanh tra, cơ quan Thuế có quyền hỏi: ai là người thực nhận khoản tiền này, và Công ty lấy gì chứng minh đây là lương chứ không phải chi khống. Không trả lời được thì khoản chi đứng trước nguy cơ bị loại khỏi chi phí được trừ.

3. Ba tình huống thường gặp — chọn đúng cách xử lý

Ba tình huống dưới đây đều có mẫu chi tiết, tải về điền ngay:

3.1. Phương án lập giấy uỷ quyền nhận lương — tải mẫu: Giấy uỷ quyền nhận lương

Người lao động lập Giấy uỷ quyền nhận lương, ghi rõ họ tên người được uỷ quyền, số tài khoản, ngân hàng, và chỉ áp dụng cho đúng (các) kỳ lương cụ thể. Kèm theo:

Bản sao giấy tờ tuỳ thân của người lao động và người được uỷ quyền;
Giấy tờ chứng minh mối quan hệ (nếu là người thân), ví dụ giấy đăng ký kết hôn;
Giấy uỷ quyền bản gốc có đủ chữ ký hai bên và xác nhận của Công ty.

Bảng lương và chứng từ chi tiền vẫn ghi người hưởng lương là chính người lao động. Nội dung chuyển khoản ghi rõ, ví dụ: “Thanh toán lương tháng … cho ông/bà [tên người lao động] theo Giấy uỷ quyền ngày …”.

Lưu ý: phương án này chỉ nên dùng trong thời gian ngắn hạn, đúng cho tình huống phát sinh cụ thể. Người lao động có nhu cầu nhận lương qua tài khoản khác lâu dài thì nên mở lại tài khoản chính chủ để việc quản lý dòng tiền lương rõ ràng, thống nhất.

3.2. Phương án hoàn trả rồi chi lại đúng tài khoản người lao động — tải mẫu: Biên bản xác nhận chuyển nhầm và hoàn trả tiền lương

Đây là phương án an toàn và minh bạch hơn khi khoản lương đã trót chuyển nhầm vào tài khoản người khác:

Ba bên (Công ty — người lao động — người nhận hộ) lập Biên bản xác nhận chuyển nhầm và hoàn trả, có đủ chữ ký, làm căn cứ đối chiếu kế toán và quyết toán thuế thu nhập cá nhân về sau.
Người nhận hộ chuyển trả toàn bộ số tiền đã nhận về tài khoản Công ty, nội dung chuyển khoản ghi rõ, ví dụ: “Hoàn trả lương chuyển nhầm tháng … — [họ tên người lao động]”.
Sau khi Công ty xác nhận đã nhận đủ tiền hoàn trả, Công ty chi trả lại đúng, đủ số tiền vào đúng tài khoản đã đăng ký của người lao động.

3.3. Người lao động muốn nhận lương qua tài khoản khác lâu dài — không dùng uỷ quyền kéo dài, mà mở tài khoản mới đứng tên chính mình rồi báo Công ty đổi. Tải mẫu: Giấy đề nghị thay đổi tài khoản nhận lương

4. Bộ hồ sơ cần lưu lại

Để đối chiếu, giải trình khi quyết toán thuế hoặc thanh tra, Sếp giữ đủ:

Biên bản xác nhận chuyển nhầm và hoàn trả (bản gốc, đủ chữ ký các bên, Công ty ký tên đóng dấu).
Uỷ nhiệm chi thể hiện giao dịch chi lương ban đầu vào tài khoản người nhận hộ.
Biên lai hoặc sao kê giao dịch hoàn trả từ người nhận hộ về tài khoản Công ty.
Uỷ nhiệm chi thể hiện Công ty chi trả lại đúng vào tài khoản người lao động.
Bảng lương của (các) kỳ liên quan — bản gốc và bản đã điều chỉnh nếu có, để đối chiếu số liệu chi phí lương giữa hai kỳ.

Trường hợp chưa chuyển tiền, Sếp nên hoàn thiện Giấy uỷ quyền (mục 3.1) trước khi chi, thay vì để tiền đi rồi mới lập giấy tờ chạy theo.

5. Ba lỗi làm mất khoản chi phí lương

Chuyển hộ mà không có giấy uỷ quyền hoặc biên bản xác nhận nào — không có gì chứng minh mối liên kết giữa khoản tiền và đúng người lao động.
Bảng lương ghi người nhận là người nhận hộ thay vì tên người lao động, làm mất dấu vết đúng người hưởng lương.
Dùng phương án uỷ quyền lâu dài cho một tài khoản không chính chủ, thay vì chỉ áp dụng ngắn hạn rồi yêu cầu người lao động mở lại tài khoản của mình.

6. Việc cần làm ngay trong tuần này

Rà lại các kỳ lương gần đây, xem có khoản nào từng chuyển vào tài khoản không chính chủ của người lao động chưa.
Có rồi thì chọn phương án 3.2, lập đủ hồ sơ 5 loại giấy tờ ở mục 4.
Ban hành mẫu Giấy uỷ quyền nhận lương dùng sẵn, để lần sau phát sinh có ngay, không phải soạn gấp.
Nhắc bộ phận nhân sự: mọi thay đổi số tài khoản nhận lương phải có giấy tờ, không xử lý qua tin nhắn miệng.

Lương là khoản chi lớn nhất mỗi tháng của phần lớn doanh nghiệp. Giữ đúng hồ sơ thì khoản chi đó vừa tới đúng tay người lao động, vừa giữ được quyền tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế.

Sếp có tình huống tương tự thì gửi tụi mình xem hồ sơ hiện có, tụi mình rà giúp trước khi tới kỳ quyết toán.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#chiphiluong
#thuetndn