Chưa xác nhận ủy quyền trên VNeID thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không nộp được

Hồ sơ thành lập công ty vừa sửa xong chín điểm cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu bổ sung.

Giấy đề nghị đã ký lại. Điều lệ đã có. Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi đã nộp.

Bấm kiểm tra lần cuối, màn hình vẫn đỏ một dòng:

“Người ủy quyền chưa xác thực yêu cầu”

Giấy tờ đã đủ hết. Chỉ còn thiếu đúng một cú chạm trên điện thoại của người đại diện theo pháp luật.

Tình huống này rất hay gặp khi nhờ kế toán, dịch vụ pháp lý hoặc người thân đứng nộp hồ sơ thay giám đốc. Hồ sơ không treo vì thiếu giấy. Hồ sơ treo vì thiếu một bước xác nhận trên app VNeID — mà chỉ chính người đại diện pháp luật mới bấm được.

Bài này ghi lại đúng từng bước, làm theo là xong trong năm phút.

Vì sao phải xác nhận qua VNeID

Trước đây chỉ cần ký tay vào Giấy ủy quyền rồi scan đính kèm. Chữ ký trên bản scan thì cổng không có cách nào biết đúng là người đó vừa ký, hay là một bản cũ dùng lại.

Bước xác nhận VNeID lấp đúng chỗ hở đó: người đại diện pháp luật phải tự mở app trên điện thoại của mình, đọc đúng tên công ty, đúng tên người được ủy quyền, rồi mới bấm đồng ý. Không ai bấm thay được, vì phải đăng nhập bằng khuôn mặt hoặc vân tay của chính người đó.

Căn cứ: Nghị định 296/2026/NĐ-CP, sửa đổi khoản 5 Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, có hiệu lực từ 23/07/2026. Theo đó, hồ sơ phải có xác thực điện tử của người đại diện theo pháp luật khi: thành lập doanh nghiệp mới, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, hoặc thay đổi người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu, thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài. Cũng áp dụng khi thay đổi thông tin cá nhân (số giấy tờ, địa chỉ) của những người này.

Không có tài khoản VNeID thì sao? Bấm “Gửi yêu cầu xác thực ủy quyền” mà người đại diện chưa có tài khoản định danh tổ chức, hệ thống sẽ phản hồi thẳng dòng “Người ủy quyền chưa được cấp tài khoản VNeID”. Gặp đúng dòng này thì không cần loay hoay tìm cách xác nhận nữa — hồ sơ chuyển sang nộp kèm bản sao Căn cước, Căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ tương đương còn hiệu lực của người cần xác thực, đúng mục “Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân” trong Văn bản đính kèm.

Nếu xác thực bị gián đoạn giữa chừng (mất mạng, thoát app, hết hạn phiên), người được ủy quyền được hoàn tất xác thực sau, kể cả sau khi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã được cấp — không phải làm lại hồ sơ từ đầu. Còn nếu người đại diện theo pháp luật không xác nhận hoặc từ chối ủy quyền, theo khoản 5 Điều 21 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có quyền yêu cầu doanh nghiệp báo cáo giải trình.

Chuẩn bị trước khi mở app

B1. Đúng điện thoại, đúng tài khoản.
Người đại diện pháp luật tự cầm điện thoại của mình.
Đã cài VNeID, đã đăng nhập được bằng tài khoản định danh mức độ 2 — tức tài khoản đã xác thực khuôn mặt, vân tay khi làm căn cước.

B2. Biết chờ.
Thông báo đôi khi đến chậm, có lúc tới năm phút sau khi bên nộp hồ sơ bấm gửi yêu cầu.
Chưa thấy ngay thì cứ đợi thêm, không phải bị lỗi.

B3. Thông tin phải khớp tuyệt đối.
Họ tên, số định danh trên VNeID phải khớp đúng từng chữ với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Lệch một số, hệ thống đối chiếu CSDLQG về dân cư sẽ báo không khớp — phải sửa lại hồ sơ trước, không sửa được từ phía app.

Các bước xác nhận trên app VNeID

B4. Mở app, đăng nhập.
Dùng mã PIN, hoặc vân tay, khuôn mặt tùy điện thoại.

B5. Vào đúng chỗ chứa thông báo.
Vào mục Thủ tục hành chính, chọn Xác nhận thủ tục hành chính trong nhóm “Khác”.

B6. Tìm đúng thông báo.
Giữa nhiều thông báo khác, tìm dòng ghi yêu cầu ủy quyền đăng ký doanh nghiệp.
Kèm tên công ty và tên người được ủy quyền nộp hồ sơ.

B7. Đọc kỹ trước khi chạm vào nút nào.
Thông báo hiện đủ ba thông tin: tên công ty, tên người được ủy quyền, phạm vi ủy quyền.
Đọc hết cả ba, không chỉ nhìn tên công ty rồi bấm luôn.

B8. Xác nhận hoặc từ chối.
Đúng hết thông tin thì tick “Tôi đã đọc toàn bộ nội dung yêu cầu xác nhận”, chọn Đồng ý, rồi bấm Xác nhận.
Sai tên người, sai tên công ty, hoặc không chắc, chọn Không đồng ý và gọi ngay người soạn hồ sơ để hỏi lại.

Sau khi xác nhận xong

B9. Quay lại cổng, bấm Chuẩn bị.
Người soạn hồ sơ trên máy tính vào lại mục hồ sơ, bấm nút Chuẩn bị.
Hệ thống chạy lại toàn bộ phép kiểm tra.

B10. Dòng báo đỏ tự mất, đổi thành “Đã xác thực”.
Nếu bước xác nhận đã làm đúng, dòng “Người ủy quyền chưa xác thực yêu cầu” sẽ không còn.
Vẫn còn báo đỏ thì đợi thêm vài phút rồi bấm Chuẩn bị lại — đồng bộ giữa hai hệ thống không phải lúc nào cũng tức thì.

B11. Hết lỗi mới được nộp.
Danh sách lỗi trống thì nút Nộp hồ sơ chính thức mới dùng được.

Ba tình huống hay gặp

1. Chưa đăng nhập VNeID mức độ 2.
Lý do phổ biến nhất khiến không nhận được thông báo dù chờ rất lâu.
Kiểm trong mục Tài khoản, xem mức xác thực đang ghi 1 hay 2. Ghi mức 1 thì phải tới cơ quan công an nâng mức trước.

2. Đợi lâu vẫn không thấy thông báo.
Thử thoát hẳn app rồi mở lại, hoặc kéo xuống làm mới màn hình thông báo.

3. Số định danh trên hồ sơ gõ sai một số.
Hệ thống không đối chiếu được với CSDLQG nên không tạo được yêu cầu xác thực.
Cách sửa: quay lại phần người đại diện pháp luật trên hồ sơ, kiểm lại từng số, sửa đúng rồi gửi yêu cầu lại từ đầu.

Việc cần làm ngay trong hôm nay

Hồ sơ đang treo đúng ở bước này thì không cần đợi, không cần ra cơ quan đăng ký kinh doanh.

Đưa điện thoại của người đại diện pháp luật, làm đúng mười một bước ở trên, xong trong một lần, chưa tới hai phút nếu thông tin đã khớp sẵn.

Hồ sơ còn vướng chỗ nào khác — thiếu giấy, sai thông tin thuế, chưa rõ cách kê khai vốn điều lệ — gửi tụi mình xem hồ sơ thật cùng. Nhìn đúng hồ sơ bao giờ cũng nhanh hơn đoán qua điện thoại.

Mở cổng khách hàng để theo dõi hồ sơ · Hẹn gặp tư vấn trực tiếp

Bài viết mang tính hướng dẫn chung, ghi lại theo thao tác thực tế trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và ứng dụng VNeID tại thời điểm đăng bài. Ảnh minh họa màn hình VNeID và cổng đăng ký kinh doanh lấy từ tài liệu hướng dẫn công khai của Cục Phát triển doanh nghiệp tư nhân và kinh tế tập thể (Bộ Tài chính), số liệu trong ảnh là dữ liệu mẫu, không phải dữ liệu của khách hàng thật. Giao diện ứng dụng có thể thay đổi theo từng bản cập nhật. Vướng mắc cụ thể, Sếp liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh nơi nộp hồ sơ hoặc liên hệ tụi mình.

#dangkydoanhnghiep #vneid #taichinhkhoinghiep #uyquyen #honsodangkykinhdoanh