Hàng để lâu hết hạn, vải bị ẩm mốc, hàng mẫu lỗi mốt, linh kiện không còn máy nào dùng tới. Sếp bỏ đi là mất tiền lần một. Bỏ đi mà không lập hồ sơ thì mất tiền lần hai, vì phần giá trị hàng đó bị loại khỏi chi phí và Sếp phải nộp thuế trên số tiền đã mất thật.

Từ kỳ tính thuế 2025, Thông tư 20/2026/TT-BTC ghi rõ hồ sơ huỷ hàng, huỷ tài sản, huỷ phế liệu. Bài này ghi lại đủ từng loại.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

1. 1.1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 116/2025/QH15, Luật số 127/2025/QH15, Luật số 133/2025/QH15, Luật số 141/2025/QH15, Luật số 143/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16): hiệu lực 01/10/2025, Điều 9.
2. 1.2. Nghị định 320/2025/NĐ-CP: hiệu lực 15/12/2025.
3. 1.3. Thông tư 20/2026/TT-BTC: hiệu lực 12/03/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025. Điều 3 có ba mục liền nhau cho ba trường hợp: mục 9g huỷ hàng tồn kho và nguyên vật liệu, mục 9h huỷ tài sản hư hỏng, mục 9i huỷ phế liệu phế phẩm. Ngoài ra mục 7 dành riêng cho tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, bất khả kháng.

2. Bốn trường hợp, bốn bộ hồ sơ khác nhau

2.1. Huỷ hàng tồn kho, nguyên liệu, vật tư, linh kiện (mục 9g)

Áp dụng cho hàng hư hỏng, lạc hậu, hết hạn, không đủ điều kiện lưu thông, và nguyên liệu vật tư không còn nhu cầu sử dụng. Bộ hồ sơ gồm bốn tờ:

1. Quyết định huỷ của người có thẩm quyền trong doanh nghiệp.
2. Biên bản kiểm kê giá trị do doanh nghiệp lập, ghi rõ nguyên nhân, chủng loại, số lượng, giá trị, phương án xử lý, có chữ ký xác nhận của người đại diện hợp pháp doanh nghiệp.
3. Quyết định thành lập Hội đồng xử lý.
4. Quyết định xử lý của Hội đồng xử lý.

Hai tờ về Hội đồng xử lý là điểm nhiều Sếp bỏ qua. Đây là hội đồng nội bộ, không phải hội đồng của cơ quan nhà nước. Sếp lập bằng một quyết định của công ty, thành viên là người trong nhà: kế toán, kho, bộ phận kỹ thuật hoặc chất lượng. Với doanh nghiệp nhỏ thì ba người là đủ.

2.2. Huỷ tài sản hư hỏng, không còn nhu cầu sử dụng (mục 9h)

Cũng bốn tờ như trên, nhưng biên bản kiểm kê ghi nguyên nhân hư hỏng của tài sản, chủng loại, số lượng, giá trị, phương án xử lý, có chữ ký người đại diện hợp pháp.

2.3. Huỷ phế liệu, phế phẩm trong quá trình gia công, sản xuất (mục 9i)

Trường hợp này nhẹ nhất, chỉ cần một tờ: biên bản xác định việc huỷ phế liệu, phế phẩm do doanh nghiệp lập, được người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp xác nhận. Không cần Hội đồng xử lý.

2.4. Tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, bất khả kháng không được bồi thường (mục 7)

Đây là trường hợp khác hẳn, và hồ sơ cũng khác:

1. 2.4.1. Biên bản kiểm kê
2. 2.4.2. Bảng kê xuất nhập tồn
3. 2.4.3. Hồ sơ bảo hiểm, bồi thường nếu có

Chỉ phần không được bồi thường mới được tính vào chi phí. Bảo hiểm trả một phần thì phần đó không được trừ nữa.

3. Bảng tra nhanh: hàng của Sếp thuộc loại nào

4. Làm theo thứ tự này, đừng làm ngược

1. Phát hiện và tách riêng hàng ra khỏi hàng bán được. Chưa huỷ, chưa bỏ.
2. Lập quyết định thành lập Hội đồng xử lý nếu thuộc mục 9g hoặc 9h.
3. Kiểm kê và lập biên bản, ghi đủ nguyên nhân, chủng loại, số lượng, giá trị.
4. Hội đồng ra quyết định xử lý: huỷ, bán thanh lý, hay tái chế.
5. Người có thẩm quyền ra quyết định huỷ.
6. Huỷ thật, và chụp ảnh, ghi hình lúc huỷ.
7. Ghi sổ theo mục 5 bên dưới.

Lỗi hay gặp là làm ngược: bỏ hàng ra bãi rác trước, vài tháng sau kế toán mới dựng hồ sơ. Lúc đó hàng không còn để kiểm kê, ảnh cũng không có, biên bản ghi số nào cũng khó tin. Ảnh và video lúc huỷ là bằng chứng rẻ nhất, chụp mất một phút.

5. Hạch toán

Định khoản dưới đây áp theo chế độ kế toán doanh nghiệp, Thông tư 99/2025/TT-BTC, ban hành 27/10/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 200/2014/TT-BTC. Các chế độ khác ghi khác nhau:

1. 5.1. Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (ban hành 26/08/2016, còn hiệu lực): dùng tài khoản 642 Chi phí quản lý kinh doanh gộp cả bán hàng và quản lý, không có tài khoản 641 riêng; chi phí sản xuất theo dõi ở tài khoản 154.
2. 5.2. Doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC (ban hành 25/05/2026, hiệu lực 01/07/2026, thay Thông tư 132/2018): không ghi sổ kép, ghi một dòng vào sổ chi tiết chi phí.
3. 5.3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành 31/12/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021): không dùng tài khoản kế toán, ghi vào sổ chi tiết doanh thu và chi phí mẫu S2c-HKD.
4. 5.4. Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo Thông tư 71/2024/TT-BTC (hiệu lực 07/10/2024, áp dụng cho năm tài chính từ 01/01/2025, thay Thông tư 24/2017). Đơn vị hành chính, sự nghiệp theo Thông tư 24/2024/TT-BTC (ban hành 17/04/2024, hiệu lực 01/01/2025). Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo quy định riêng của Ngân hàng Nhà nước. Doanh nghiệp bảo hiểm, công ty chứng khoán, quỹ đầu tư, tổ chức tài chính vi mô có chế độ kế toán riêng theo ngành.
5. 5.5. Năm tài chính 2025 vẫn ghi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016. Thông tư 200 hết hiệu lực từ 01/01/2026.

Bảng tra đầy đủ có ngày ban hành, ngày hiệu lực và trạng thái từng văn bản: Chế độ kế toán nào đang áp dụng cho ai.

Trạng thái hiệu lực nêu trên tra ngày 27/09/2026 tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (vbpl.vn) và Công báo Chính phủ (congbao.chinhphu.vn). Sếp tự kiểm lại theo số hiệu khi dùng ở thời điểm khác.

5.6. Huỷ hàng tồn kho, nguyên vật liệu

1. 5.6.1. Nợ tài khoản 632: giá vốn hàng bán, phần tổn thất
2. 5.6.2. Có tài khoản 152, 155, 156: theo giá trị ghi sổ

Đã trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho thì dùng phần dự phòng trước:

1. 5.6.3. Nợ tài khoản 229: phần đã lập dự phòng
2. 5.6.4. Nợ tài khoản 632: phần còn lại
3. 5.6.5. Có tài khoản 152, 155, 156

5.7. Huỷ tài sản cố định

1. 5.7.1. Nợ tài khoản 214: giá trị đã khấu hao
2. 5.7.2. Nợ tài khoản 811: giá trị còn lại
3. 5.7.3. Có tài khoản 211

5.8. Bán thanh lý được một phần

1. 5.8.1. Nợ tài khoản 111 hoặc 112, 131
2. 5.8.2. Có tài khoản 711 và tài khoản 3331

Bán thanh lý phải xuất hoá đơn. Đây là chỗ hay bị bỏ sót: hàng huỷ nhưng bán được phần xác, tiền thu về mà không xuất hoá đơn thì thành doanh thu ngoài sổ.

6. Năm lỗi làm mất khoản này

1. Huỷ trước, dựng hồ sơ sau: không còn hàng để kiểm kê.
2. Thiếu hai tờ về Hội đồng xử lý với hàng thuộc mục 9g, 9h.
3. Biên bản không ghi nguyên nhân, chỉ ghi số lượng và giá trị.
4. Bán được phần xác mà không xuất hoá đơn.
5. Tổn thất do thiên tai nhưng không lấy hồ sơ bảo hiểm, hoặc tính cả phần đã được bồi thường vào chi phí.

7. Việc cần làm ngay trong tuần này

1. Đi một vòng kho, tách riêng hàng hết hạn, hàng hỏng đang nằm lẫn với hàng bán được.
2. Đối chiếu số trong sổ với số đếm thật, ra danh sách hàng cần xử lý.
3. Ra quyết định thành lập Hội đồng xử lý một lần, dùng cho cả năm.
4. Dựng sẵn ba biểu mẫu để lần sau chỉ điền: quyết định huỷ, biên bản kiểm kê, quyết định của Hội đồng.
5. Xem lại các lần đã huỷ hàng từ đầu năm, thiếu tờ nào thì bổ sung khi còn kịp.

Hàng hỏng thì đã mất rồi, không lấy lại được. Điều lấy lại được là phần thuế trên khoản đã mất, và điều đó phụ thuộc vào mấy tờ giấy Sếp lập trước khi đem hàng đi bỏ.

Sếp đang có lô hàng tính huỷ, nhắn tụi mình trước khi bỏ. Tụi mình gửi bộ biểu mẫu và ngồi kiểm kê cùng, để hồ sơ lập đúng lúc hàng còn đó.

Nhớ một câu: Hàng tồn kho hư hỏng mà huỷ không đúng thủ tục thì mất hai lần — mất hàng, rồi mất luôn phần chi phí lẽ ra được trừ thuế của chính lô hàng đó.

Bước tiếp theo

• Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, xem hồ sơ, việc cần làm và tình trạng chứng từ hiện tại của công ty mình.

Cần người xem cùng. Sếp gửi tụi mình hồ sơ hoặc chứng từ liên quan, tụi mình soát giúp, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#chiphiduoctru
#thuetndn

6

1

1

1

1

Mua rau của nông dân, mua cá của người đánh bắt, mua đồ thủ công, mua phế liệu của người đi thu gom, thuê người chở hàng lẻ. Những khoản này trả tiền thật mà không có hoá đơn. Rất nhiều Sếp đành bỏ ra ngoài sổ cho nhanh, rồi lãi trên giấy cao hơn lãi thật và nộp thuế nhiều hơn mức phải nộp. Luật có đường để tính, chỉ cần lập đúng một tờ bảng kê.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

1. 1.1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 116/2025/QH15, Luật số 127/2025/QH15, Luật số 133/2025/QH15, Luật số 141/2025/QH15, Luật số 143/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16) — hiệu lực 01/10/2025, Điều 9 về khoản chi được trừ.
2. 1.2. Nghị định 320/2025/NĐ-CP — hiệu lực 15/12/2025, Điều 9 về điều kiện của khoản chi được trừ.
3. 1.3. Thông tư 20/2026/TT-BTC — ban hành và có hiệu lực 12/03/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025. Mục 13 Điều 3 quy định hồ sơ cho trường hợp mua hàng hoá, dịch vụ không có hoá đơn, kèm Mẫu 02/TNDN ban hành cùng thông tư.

Thông tư 20/2026 đã thay toàn bộ Thông tư 78/2014 và Thông tư 96/2015. Mẫu bảng kê trước đây quen gọi là mẫu 01/TNDN theo thông tư cũ, nay là Mẫu 02/TNDN theo Thông tư 20/2026. Dùng mẫu cũ là dùng biểu mẫu của văn bản đã hết hiệu lực.

2. Năm nhóm hàng được lập bảng kê thay hoá đơn

Mục 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC cho phép lập bảng kê với:

1. Nông sản, lâm sản, thuỷ sản do người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.
2. Sản phẩm thủ công làm bằng nguyên liệu nông nghiệp, thủ công.
3. Phế liệu do người đi thu gom bán lại.
4. Đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân đã qua sử dụng.
5. Hàng hoá, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng phải chịu thuế giá trị gia tăng.

Nhóm 5 là nhóm rộng nhất và ít người biết nhất. Hộ kinh doanh nhỏ có doanh thu dưới ngưỡng thì không phải xuất hoá đơn, và Sếp vẫn được tính chi phí bằng bảng kê. Lưu ý ngưỡng doanh thu này đã thay đổi từ 01/01/2026 theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP và Nghị định 141/2026/NĐ-CP, nên Sếp đối chiếu theo từng nhà cung cấp.

Không thuộc năm nhóm trên thì không được lập bảng kê. Mua hàng của một công ty đang hoạt động bình thường mà họ không xuất hoá đơn thì Sếp phải yêu cầu họ xuất, chứ không tự lập bảng kê thay được.

3. Hai thứ phải có, thiếu một là mất

Mức 5 triệu đồng tính theo từng lần mua. Nghị định 320/2025/NĐ-CP còn nói thêm: mua nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một người bán, tổng từ 5 triệu đồng trở lên thì vẫn phải chuyển khoản. Chia nhỏ hoá đơn trong ngày để lách mức 5 triệu là cách không dùng được.

4. Bảng kê ghi những gì

Mẫu 02/TNDN cần đủ các thông tin sau cho từng lần mua:

1. 4.1. Họ tên, địa chỉ, số căn cước của người bán
2. 4.2. Tên hàng hoá, dịch vụ
3. 4.3. Số lượng, đơn giá, số tiền
4. 4.4. Ngày mua
5. 4.5. Chữ ký người lập bảng kê và người đại diện doanh nghiệp

Ba việc nên làm kèm, để bảng kê đứng được khi bị hỏi:

1. Chụp ảnh giấy tờ của người bán và lưu vào hồ sơ mua hàng, kèm sự đồng ý của họ.
2. Có giấy nhận tiền của người bán với các lần trả tiền mặt.
3. Giữ phiếu nhập kho đúng ngày, đúng số lượng trên bảng kê.

Bảng kê là giấy do chính doanh nghiệp tự lập, nên cơ quan thuế sẽ soi nặng hơn hoá đơn. Ba tờ kèm ở trên là thứ chứng minh hàng về thật, tiền ra thật.

5. Giá mua phải hợp lý với giá thị trường

Bảng kê do Sếp tự lập nên giá cũng do Sếp tự ghi. Đây là chỗ hay bị loại nhất: ghi giá cao hơn giá thị trường để đội chi phí lên. Cách giữ an toàn:

1. 5.1. Ghi giá đúng như đã trả.
2. 5.2. Lưu lại một vài bằng chứng về giá cùng thời điểm: báo giá của nơi khác, giá niêm yết ở chợ đầu mối, bảng giá trên sàn.
3. 5.3. Giá mua chênh nhiều so với mọi nguồn khác thì phải giải thích được vì sao, chẳng hạn mua gấp, mua tận nơi xa, hàng loại đặc biệt.

6. Ba dòng phải khớp nhau

7. Hạch toán

Định khoản dưới đây áp theo chế độ kế toán doanh nghiệp, Thông tư 99/2025/TT-BTC, ban hành 27/10/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 200/2014/TT-BTC. Các chế độ khác ghi khác nhau:

1. 7.1. Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (ban hành 26/08/2016, còn hiệu lực): dùng tài khoản 642 Chi phí quản lý kinh doanh gộp cả bán hàng và quản lý, không có tài khoản 641 riêng; chi phí sản xuất theo dõi ở tài khoản 154.
2. 7.2. Doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC (ban hành 25/05/2026, hiệu lực 01/07/2026, thay Thông tư 132/2018): không ghi sổ kép, ghi một dòng vào sổ chi tiết chi phí.
3. 7.3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành 31/12/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021): không dùng tài khoản kế toán, ghi vào sổ chi tiết doanh thu và chi phí mẫu S2c-HKD.
4. 7.4. Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo Thông tư 71/2024/TT-BTC (hiệu lực 07/10/2024, áp dụng cho năm tài chính từ 01/01/2025, thay Thông tư 24/2017). Đơn vị hành chính, sự nghiệp theo Thông tư 24/2024/TT-BTC (ban hành 17/04/2024, hiệu lực 01/01/2025). Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo quy định riêng của Ngân hàng Nhà nước. Doanh nghiệp bảo hiểm, công ty chứng khoán, quỹ đầu tư, tổ chức tài chính vi mô có chế độ kế toán riêng theo ngành.
5. 7.5. Năm tài chính 2025 vẫn ghi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016. Thông tư 200 hết hiệu lực từ 01/01/2026.

Bảng tra đầy đủ có ngày ban hành, ngày hiệu lực và trạng thái từng văn bản: Chế độ kế toán nào đang áp dụng cho ai.

Trạng thái hiệu lực nêu trên tra ngày 27/09/2026 tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (vbpl.vn) và Công báo Chính phủ (congbao.chinhphu.vn). Sếp tự kiểm lại theo số hiệu khi dùng ở thời điểm khác.

7.6. Mua nguyên liệu, hàng hoá nhập kho

1. 7.6.1. Nợ tài khoản 152 hoặc 156 — theo giá mua thực tế trên bảng kê
2. 7.6.2. Có tài khoản 112 hoặc 111, 331

Không có thuế giá trị gia tăng đầu vào để khấu trừ, nên không ghi tài khoản 133. Toàn bộ số tiền vào giá trị hàng.

7.7. Mua dịch vụ dùng ngay

1. 7.7.1. Nợ tài khoản 627, 641 hoặc 642 — theo bộ phận sử dụng
2. 7.7.2. Có tài khoản 112 hoặc 111

8. Sáu lỗi làm mất khoản chi này

1. Dùng mẫu bảng kê của thông tư đã hết hiệu lực thay vì Mẫu 02/TNDN.
2. Trả tiền mặt từ 5 triệu đồng, hoặc chia nhỏ nhiều lần trong ngày để lách mức.
3. Lập bảng kê cho hàng mua của công ty — nhóm này buộc phải có hoá đơn.
4. Bảng kê thiếu chữ ký người đại diện doanh nghiệp.
5. Ghi giá cao hơn giá thị trường mà không giải thích được.
6. Gom cả kỳ vào một dòng kiểu “mua nông sản tháng 8: 240 triệu”, không ghi từng lần, từng người bán.

9. Việc cần làm ngay trong tuần này

1. Lọc trong sổ quỹ ra mọi khoản đã trả mà chưa có hoá đơn, từ đầu năm tới nay.
2. Xem từng khoản có thuộc năm nhóm ở mục 2 không. Thuộc thì lập bảng kê bù, chưa muộn.
3. Tải Mẫu 02/TNDN kèm Thông tư 20/2026/TT-BTC, thay hẳn mẫu cũ đang dùng.
4. Đặt lại quy định nội bộ: từ 5 triệu đồng là chuyển khoản, không có ngoại lệ.
5. Với các nhà cung cấp quen là hộ kinh doanh nhỏ: hỏi rõ họ có phải xuất hoá đơn không, để biết bên nào lấy hoá đơn, bên nào lập bảng kê.

Khoản mua không hoá đơn là chỗ mất chi phí âm thầm nhất. Sếp bỏ ra ngoài sổ thì lãi trên sổ cao hơn lãi thật, nộp thuế thu nhập doanh nghiệp trên phần lãi không có. Một tờ bảng kê đúng mẫu giữ lại được đúng số tiền Sếp đã bỏ ra.

Sếp có nhóm hàng chưa biết xếp vào đâu, gửi tụi mình xem cùng rồi tụi mình chỉ ra bên nào cần hoá đơn, bên nào lập bảng kê được.

Biểu mẫu tải về cho việc này

Tụi mình soạn sẵn theo văn bản đang còn hiệu lực. Sếp bấm vào tên là tải, mở bằng Word hoặc Google Docs, điền vào chỗ có dấu chấm là dùng được. Không mất phí, không cần đăng ký.

• Bảng kê thu mua — Mẫu số 02/TNDN

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Nhớ một câu: Mua hàng của cá nhân không hoá đơn không có nghĩa là mất quyền được trừ chi phí — chỉ cần đúng mẫu 02/TNDN là giữ được, thiếu mẫu đó mới thật sự mất.

Bước tiếp theo

• Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, xem hồ sơ, việc cần làm và tình trạng chứng từ hiện tại của công ty mình.

Cần người xem cùng. Sếp gửi tụi mình hồ sơ hoặc chứng từ liên quan, tụi mình soát giúp, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#chiphiduoctru
#thuetndn

7

1

1

1

1

Tháng nào cũng chuyển tiền thuê mặt bằng. Chuyển đủ, chuyển đúng ngày, không thiếu đồng nào. Tới kỳ quyết toán, cơ quan thuế loại sạch khoản đó.

Không phải vì Sếp chi khống. Vì hợp đồng đứng tên giám đốc chứ không đứng tên công ty.

Tiền thì mất thật, mà mất hai lần: lần một trả cho chủ nhà, lần hai nộp thuế trên khoản lẽ ra được trừ.

Chuyện này không hiếm. Và nó không sửa được lúc quyết toán, vì chữ ký hai bên thì không ký lùi ngày được. Bài này ghi đủ bộ giấy tờ cho tiền thuê văn phòng, kho bãi, nhà xưởng, địa điểm kinh doanh — theo văn bản đang có hiệu lực tính tới ngày 27/09/2026.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

Ba văn bản Sếp cần biết tên:

1. 1.1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 116/2025/QH15, Luật số 127/2025/QH15, Luật số 133/2025/QH15, Luật số 141/2025/QH15, Luật số 143/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16) — hiệu lực từ 01/10/2025. Điều 9 quy định khoản chi nào được trừ, khoản nào không.
2. 1.2. Nghị định 320/2025/NĐ-CP — hiệu lực từ 15/12/2025. Điều 9 nêu điều kiện của một khoản chi được trừ, trong đó có mức tiền phải chuyển khoản.
3. 1.3. Thông tư 20/2026/TT-BTC — Bộ Tài chính ban hành ngày 12/03/2026, có hiệu lực cùng ngày, áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025. Điều 3 liệt kê hồ sơ của từng loại chi phí; mục 14 nói riêng về chi phí thuê tài sản của cá nhân.

Một việc rất nhiều nơi còn làm sai: Thông tư 20/2026/TT-BTC đã thay toàn bộ Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC, đồng thời bỏ phần thuế thu nhập doanh nghiệp ở tám thông tư khác. Nếu kế toán của Sếp vẫn đang dẫn Thông tư 96/2015 để giải trình cho kỳ 2026 thì đó là văn bản đã hết hiệu lực.

Riêng kỳ tính thuế năm 2025 có điều khoản chuyển tiếp: khoản chi phát sinh trước ngày 12/03/2026 mà Thông tư 96/2015 đã quy định rõ điều kiện, hồ sơ thì vẫn làm theo Thông tư 96/2015 cho kỳ 2025.

2. Bốn điều kiện để tiền thuê được tính là chi phí được trừ

Thiếu một trong bốn thì khoản tiền đó bị loại, dù Sếp đã trả tiền thật.

Mức 5 triệu đồng là chỗ nhiều Sếp chưa kịp đổi cách làm, vì mức cũ quen dùng nhiều năm cao hơn hẳn. Tiền thuê mặt bằng hầu hết đều vượt 5 triệu, nên gần như mọi hợp đồng thuê đều phải chuyển khoản.

3. Thuê của công ty, hộ kinh doanh có hoá đơn

Bộ chứng từ cần giữ:

4. Thuê của cá nhân — đúng bộ giấy Thông tư 20/2026 yêu cầu

Cá nhân cho thuê nhà thường không có hoá đơn. Mục 14 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC ghi rõ bộ hồ sơ thay thế:

1. 4.1. Hợp đồng thuê giữa công ty và cá nhân đứng tên tài sản.
2. 4.2. Chứng từ trả tiền thuê: chuyển khoản, giữ đủ từng kỳ.
3. 4.3. Chứng từ nộp thuế thay, nếu hợp đồng thoả thuận công ty nộp thuế thay cho người cho thuê.

Ba tờ nên giữ thêm để chứng minh giao dịch có thật, dù thông tư không đòi. Một là bản sao giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản. Hai là bản sao căn cước của người cho thuê. Ba là giấy uỷ quyền của những người đồng sở hữu.

Về phần thuế của người cho thuê: cá nhân có doanh thu cho thuê tới một mức nhất định thì phát sinh nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân. Từ 01/01/2026, ngưỡng doanh thu và cách tính của hộ, cá nhân kinh doanh đã thay đổi theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP và Nghị định 141/2026/NĐ-CP. Mức áp cho từng hợp đồng phụ thuộc tổng doanh thu cho thuê trong năm của chính người cho thuê. Sếp nhắn tụi mình đối chiếu theo từng hợp đồng cụ thể. Đừng lấy con số của hợp đồng này áp cho hợp đồng khác.

Hợp đồng phải ghi rõ ai nộp thuế. Đây là điều khoản hay bị bỏ trống, rồi cuối năm hai bên đẩy qua đẩy lại. Ghi một câu trong hợp đồng là xong.

5. Chi phí mở địa điểm kinh doanh

Mở thêm địa điểm kinh doanh, chi nhánh thì tiền thành lập cũng được tính vào chi phí, dù địa điểm đó chưa bán được đồng nào. Mục 9đ Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC yêu cầu:

1. 5.1. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hoặc giấy đăng ký hoạt động chi nhánh, địa điểm kinh doanh.
2. 5.2. Giấy xác nhận tạm ngừng hoặc tiếp tục kinh doanh, nếu có giai đoạn tạm dừng.
3. 5.3. Thông báo giải thể hoặc chấm dứt tồn tại chi nhánh, địa điểm kinh doanh, khi đóng.
4. 5.4. Biên bản bàn giao hiện trạng trước và sau, nếu Sếp phải trả tiền hoàn trả mặt bằng về hiện trạng cũ.

Thuê đất, thuê hạ tầng trong khu công nghiệp, khu kinh tế khi chưa hoạt động cũng được trừ, theo mục 9c: cần giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và hợp đồng thuê ghi rõ các khoản phải trả.

6. Ba dòng phải khớp nhau

Một khoản chi bị loại thường không phải vì chi khống, mà vì ba dòng thông tin lệch nhau. Sếp tự soi theo bảng này trước khi cơ quan thuế soi:

7. Hạch toán

Định khoản dưới đây áp theo chế độ kế toán doanh nghiệp, Thông tư 99/2025/TT-BTC, ban hành 27/10/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 200/2014/TT-BTC. Các chế độ khác ghi khác nhau:

1. 7.1. Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (ban hành 26/08/2016, còn hiệu lực): dùng tài khoản 642 Chi phí quản lý kinh doanh gộp cả bán hàng và quản lý, không có tài khoản 641 riêng; chi phí sản xuất theo dõi ở tài khoản 154.
2. 7.2. Doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC (ban hành 25/05/2026, hiệu lực 01/07/2026, thay Thông tư 132/2018): không ghi sổ kép, ghi một dòng vào sổ chi tiết chi phí.
3. 7.3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành 31/12/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021): không dùng tài khoản kế toán, ghi vào sổ chi tiết doanh thu và chi phí mẫu S2c-HKD.
4. 7.4. Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo Thông tư 71/2024/TT-BTC (hiệu lực 07/10/2024, áp dụng cho năm tài chính từ 01/01/2025, thay Thông tư 24/2017). Đơn vị hành chính, sự nghiệp theo Thông tư 24/2024/TT-BTC (ban hành 17/04/2024, hiệu lực 01/01/2025). Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo quy định riêng của Ngân hàng Nhà nước. Doanh nghiệp bảo hiểm, công ty chứng khoán, quỹ đầu tư, tổ chức tài chính vi mô có chế độ kế toán riêng theo ngành.
5. 7.5. Năm tài chính 2025 vẫn ghi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016. Thông tư 200 hết hiệu lực từ 01/01/2026.

Bảng tra đầy đủ có ngày ban hành, ngày hiệu lực và trạng thái từng văn bản: Chế độ kế toán nào đang áp dụng cho ai.

Trạng thái hiệu lực nêu trên tra ngày 27/09/2026 tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (vbpl.vn) và Công báo Chính phủ (congbao.chinhphu.vn). Sếp tự kiểm lại theo số hiệu khi dùng ở thời điểm khác.

7.6. Trả tiền thuê từng kỳ

1. 7.6.1. Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627 — tuỳ bộ phận sử dụng mặt bằng
2. 7.6.2. Nợ tài khoản 133 — thuế giá trị gia tăng đầu vào, nếu có hoá đơn khấu trừ
3. 7.6.3. Có tài khoản 112 hoặc 331

7.7. Trả trước tiền thuê nhiều kỳ

1. 7.7.1. Khi trả tiền: Nợ tài khoản 242 — chi phí trả trước dài hạn; Có tài khoản 112
2. 7.7.2. Mỗi kỳ phân bổ: Nợ tài khoản 642 hoặc 641, 627; Có tài khoản 242

Trả trước hai năm tiền thuê rồi đưa hết vào chi phí năm đầu là lỗi hay gặp nhất ở khoản này. Phần vượt sẽ bị loại ra khỏi năm đó.

8. Sáu lỗi làm mất tiền thuê khỏi chi phí

1. Trả tiền mặt từ 5 triệu đồng. Mức mới theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, thấp hơn mức nhiều Sếp còn quen.
2. Hợp đồng đứng tên cá nhân giám đốc thay vì tên công ty.
3. Chuyển tiền cho người không phải bên cho thuê — chuyển cho con, cho vợ chủ nhà mà hợp đồng không ghi.
4. Thuê thêm kho nhưng chưa đăng ký địa điểm trên giấy phép kinh doanh.
5. Trả trước nhiều năm mà đưa hết vào một năm.
6. Không có phụ lục khi đổi giá thuê, dẫn tới số trả khác số trên hợp đồng.

9. Việc cần làm ngay trong tuần này

1. Mở lại từng hợp đồng thuê đang có, kiểm bên thuê có đúng tên công ty không.
2. Kiểm cách trả tiền: còn hợp đồng nào đang trả tiền mặt trên 5 triệu thì đổi sang chuyển khoản ngay từ kỳ tới.
3. Với hợp đồng thuê của cá nhân: soát đủ ba tờ ở mục 4, và xem hợp đồng đã ghi ai nộp thuế chưa.
4. Đối chiếu mọi địa chỉ đang thuê với địa chỉ đã đăng ký trên giấy phép, thiếu thì bổ sung địa điểm kinh doanh.
5. Xếp chứng từ theo từng hợp đồng, mỗi kỳ một bộ: hợp đồng, hoá đơn, chứng từ chuyển khoản.

Soát hết mấy việc trên mất một buổi. Để tới lúc bị kiểm thì không dựng lại được, vì biên bản có chữ ký hai bên thì không ký lùi ngày.

Giữ được chi phí hợp lệ là cách kiếm tiền rẻ nhất. Không phải bán thêm hàng, không phải cắt ai. Chỉ là đừng mất quyền trừ thứ mình đã chi thật.

Sếp có hợp đồng thuê chưa chắc, gửi tụi mình coi cùng. Coi trước khi ký thì sửa được. Coi lúc quyết toán thì chỉ còn biết tiếc.

Biểu mẫu tải về cho việc này

Tụi mình soạn sẵn theo văn bản đang còn hiệu lực. Sếp bấm vào tên là tải, mở bằng Word hoặc Google Docs, điền vào chỗ có dấu chấm là dùng được. Không mất phí, không cần đăng ký.

• Bảng kê thu mua — Mẫu số 02/TNDN

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Nhớ một câu: Tiền thuê văn phòng, kho bãi trả đều mỗi tháng — chứng từ không đủ thì khoản chi thật đó bị cơ quan thuế coi như chưa từng trả.

Bước tiếp theo

• Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, xem hồ sơ, việc cần làm và tình trạng chứng từ hiện tại của công ty mình.

Cần người xem cùng. Sếp gửi tụi mình hồ sơ hoặc chứng từ liên quan, tụi mình soát giúp, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#chiphiduoctru
#thuetndn

Tình huống điển hình: một công ty Việt Nam ký hợp đồng dịch vụ phần mềm với nhà thầu ở Singapore, giá 100 triệu đồng chưa gồm thuế, công ty chịu thuế thay theo phương pháp trực tiếp. Kế toán định áp công thức cũ: giá trị gia tăng 5% + thu nhập doanh nghiệp 5% như “dịch vụ thông thường” — tính xong định nộp hơn 10 triệu tiền thuế. Thực ra dịch vụ phần mềm không chịu thuế giá trị gia tăng, chỉ chịu thu nhập doanh nghiệp 5% — tính sai một dòng là nộp thừa gần một nửa số thuế đáng lẽ phải nộp.

Nhớ một câu: thuế nhà thầu không có một công thức chung cho mọi hợp đồng — tỷ lệ phụ thuộc đúng bản chất dịch vụ, nhầm loại dịch vụ là nhầm cả số tiền phải nộp.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng — đổi toàn bộ từ 01/07/2026

1.1. Thông tư 103/2014/TT-BTC — văn bản nhiều năm làm căn cứ chính cho thuế nhà thầu — đã hết hiệu lực từ 01/07/2026. Không có MỘT văn bản duy nhất thay thế toàn bộ, mà tách ra bốn mảng:

Trạng thái hiệu lực tra ngày 01/10/2026 (đối chiếu qua AI Luật). Sếp tự kiểm lại tại vbpl.vn khi dùng ở thời điểm khác.

2. Ai phải đăng ký thuế — và đăng ký ở đâu

2.1. Nhà thầu nước ngoài tự kê khai, tự nộp (điểm g khoản 2 Điều 4 Thông tư 90/2026/TT-BTC): tự đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế nơi đặt trụ sở, hồ sơ dùng Mẫu 04-ĐKT kèm bảng kê BK04-ĐKT (nếu có nhiều nhà thầu), thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày ký hợp đồng (điểm a.3 khoản 3 Điều 6 Nghị định 252/2026/NĐ-CP).

2.2. Bên Việt Nam khấu trừ, khai, nộp thay (điểm h.1 khoản 2 Điều 4 Thông tư 90/2026/TT-BTC) — đây là trường hợp phổ biến nhất với doanh nghiệp nhỏ: bên Việt Nam phải đăng ký mã số thuế nộp thay, dùng Mẫu 04.1-ĐKT kèm bảng kê hợp đồng BK04.1-ĐKT, nộp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp bên Việt Nam, thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày ký hợp đồng (hoặc kể từ ngày thanh toán lần đầu nếu không có hợp đồng bằng văn bản).

⛔ Lưu ý quan trọng: Mẫu 04-ĐKT (nhà thầu tự đăng ký) và Mẫu 04.1-ĐKT (bên Việt Nam nộp thay) là HAI mẫu khác nhau — dùng nhầm mẫu là sai ngay từ bước đầu. Phần lớn doanh nghiệp Việt Nam thuê dịch vụ nước ngoài (Facebook, Google, phần mềm SaaS) rơi vào trường hợp 2.2: tự khấu trừ, khai, nộp thay — dùng Mẫu 04.1-ĐKT.

3. Ví dụ tính thuế thật — dịch vụ phần mềm, giá 100 triệu đồng

3.1. Công ty Việt Nam ký hợp đồng dịch vụ phần mềm với nhà thầu Singapore (không có cơ sở thường trú tại Việt Nam), giá 100.000.000 đồng nhà thầu thực nhận (chưa gồm thuế), bên Việt Nam chịu thuế thay theo phương pháp trực tiếp.

Căn cứ: tỷ lệ thu nhập doanh nghiệp dịch vụ 5% theo điểm a khoản 3 Điều 12 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, hướng dẫn tại điểm a khoản 5 Điều 7 Thông tư 20/2026/TT-BTC. Công thức gross-up theo khoản 3, điểm a khoản 4 Điều 7 Thông tư 20/2026/TT-BTC: doanh thu tính thuế thu nhập doanh nghiệp là toàn bộ doanh thu nhà thầu nhận được, gồm cả khoản thuế bên Việt Nam nộp thay.

⛔ Phân biệt theo bản chất dịch vụ, không phải theo cảm giác “nghe như dịch vụ”: tư vấn, bảo trì, quản trị hệ thống là dịch vụ CHỊU thuế giá trị gia tăng (tỷ lệ khác); còn phần mềm, chuyển giao công nghệ, bản quyền thuộc nhóm không chịu giá trị gia tăng hoặc chịu tỷ lệ riêng. Nhầm loại dịch vụ là nhầm cả hai loại thuế.

4. Khai, nộp thuế — hạn chót theo từng cách khai

Căn cứ: Điều 10 Nghị định 252/2026/NĐ-CP (hạn khai, nộp) · điểm a khoản 2, điểm c khoản 3 Điều 30 Thông tư 89/2026/TT-BTC (quyết toán) · điểm b khoản 5 Điều 10 Nghị định 252/2026/NĐ-CP (hạn quyết toán 45 ngày).

⛔ Các mẫu tờ khai cũ 01/NTNN, 02/NTNN, 03/NTNN, 04/NTNN (theo Thông tư 156/2013/TT-BTC) đã hết hiệu lực từ 01/01/2022 — chưa có đủ căn cứ xác nhận tên và chức năng mẫu tờ khai mới áp dụng từ 01/07/2026 (dẫn chiếu điểm 15 Phụ lục I Thông tư 89/2026/TT-BTC nhưng chưa có nội dung chi tiết). Đừng dùng mẫu cũ cho kỳ khai hiện nay — xác nhận trực tiếp với cơ quan thuế quản lý hoặc qua phần mềm khai thuế đang cập nhật đúng mẫu mới trước khi nộp.

5. Ba lỗi hay gặp

1. Áp công thức “dịch vụ thông thường giá trị gia tăng 5% + thu nhập doanh nghiệp 5%” cho mọi loại dịch vụ — một số dịch vụ (phần mềm, bản quyền) có tỷ lệ khác hẳn, thậm chí không chịu giá trị gia tăng.
2. Nhầm Mẫu 04-ĐKT (nhà thầu tự đăng ký) với Mẫu 04.1-ĐKT (bên Việt Nam nộp thay) — sai mẫu ngay từ bước đăng ký đầu tiên.
3. Dùng mẫu tờ khai cũ (01-04/NTNN) cho kỳ khai từ 01/07/2026 trở đi mà chưa xác nhận lại — các mẫu này đã hết hiệu lực pháp lý làm căn cứ từ 01/01/2022, nguồn gốc cũ hơn cả Thông tư 103/2014 vừa hết hiệu lực.

6. Việc cần làm ngay trong tuần này

1. Rà lại các hợp đồng đang ký hoặc sắp ký với nhà thầu nước ngoài — xác định đúng bản chất dịch vụ (phần mềm, tư vấn, bản quyền, vận tải…) trước khi áp tỷ lệ thuế.
2. Kiểm công ty đang ở trường hợp nào: tự nộp thuế (Mẫu 04-ĐKT) hay khấu trừ nộp thay (Mẫu 04.1-ĐKT) — đăng ký đúng mẫu, đúng hạn 10 ngày làm việc.
3. Liên hệ cơ quan thuế quản lý hoặc phần mềm khai thuế đang dùng để xác nhận mẫu tờ khai mới nhất, đừng tự dùng mẫu cũ theo trí nhớ.

• Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, xem lại hồ sơ các hợp đồng với nhà thầu nước ngoài.

Nhắn tụi mình. Sếp có hợp đồng dịch vụ với nhà thầu nước ngoài chưa chắc tính thuế đúng, gửi tụi mình coi cùng trước khi thanh toán, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức, căn cứ pháp lý đã đối chiếu qua AI Luật ngày 01/10/2026. Một số nội dung (mẫu tờ khai mới, mức tiền chậm nộp, mức phạt vi phạm hành chính cụ thể) chưa đủ căn cứ xác nhận hoàn toàn tại thời điểm viết bài — đã ghi rõ trong bài, Sếp cần xác nhận lại với cơ quan thuế quản lý trước khi áp dụng cho trường hợp cụ thể. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#thuenhathau