Hồ sơ xin trợ cấp BHXH khi con ốm đau nằm viện — cần giấy tờ gì, nộp ở đâu

Tình huống điển hình từ hộp thư hỗ trợ, không phải khách cụ thể: một nhân viên báo con nhỏ nhập viện gần hai tuần, xin nghỉ không lương để chăm con. Chủ hộ kinh doanh loay hoay: nghỉ vậy có được bảo hiểm xã hội trả tiền không, hồ sơ gồm gì, nộp ở đâu, bao lâu có tiền?

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

1.1. Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 — Quốc hội thông qua 29/06/2024, hiệu lực từ 01/07/2025, thay Luật bảo hiểm xã hội 2014.
1.2. Chế độ khi con dưới 7 tuổi bị ốm, cả cha và mẹ cùng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc đều có thể được hưởng — quy định tại điểm e khoản 1 Điều 42 và khoản 2 Điều 44 Luật 41/2024/QH15.

Trạng thái hiệu lực tra ngày 01/10/2026. Sếp tự kiểm lại tại vbpl.vn khi dùng ở thời điểm khác.

20 / 15 ngày

Mỗi năm (01/01–31/12), mỗi con: tối đa 20 ngày nếu con dưới 3 tuổi, tối đa 15 ngày nếu con từ 3 đến dưới 7 tuổi. Tính theo ngày làm việc, không kể lễ, tết, nghỉ hằng tuần.

2. Điều kiện được hưởng

2.1. Đang tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc tại thời điểm nghỉ.

2.2. Con dưới 7 tuổi bị ốm, có xác nhận của cơ sở khám chữa bệnh có thẩm quyền.

2.3. Thời gian hưởng tối đa mỗi năm theo độ tuổi con: dưới 3 tuổi — 20 ngày, 3 đến dưới 7 tuổi — 15 ngày (Điều 44 khoản 1 Luật 41/2024/QH15). Cả cha và mẹ cùng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc thì mỗi người được hưởng riêng đủ số ngày này, không phải chia đôi.

2.4. Mức hưởng: 75% tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội (Điều 43 khoản 1 và Điều 44).

3. Hồ sơ cần nộp

STT	Giấy tờ	Ai cấp
3.1	Giấy ra viện (nếu điều trị nội trú) hoặc Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội (điều trị ngoại trú)	Bệnh viện/phòng khám
3.2	Bản sao giấy khai sinh hoặc giấy chứng sinh của con	Khách tự lưu
3.3	Đơn đề nghị hưởng chế độ ốm đau (nếu đơn vị yêu cầu)	Người lao động tự khai

4. Nơi nộp và thời hạn

4.1. Nộp cho đơn vị sử dụng lao động trong vòng 45 ngày kể từ ngày đi làm trở lại — đơn vị tổng hợp gửi cơ quan bảo hiểm xã hội.

4.2. Cơ quan bảo hiểm xã hội giải quyết trong thời hạn quy định — khoảng 6–10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ (số ngày cụ thể có thể điều chỉnh theo văn bản hướng dẫn hiện hành, Sếp đối chiếu lại tại cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý trực tiếp).

5. Ba lỗi hay gặp

Nộp giấy ra viện quá 45 ngày kể từ ngày đi làm lại — bị từ chối do trễ hạn.
Giấy chứng nhận nghỉ việc không đúng mẫu do bảo hiểm xã hội quy định — bệnh viện tư đôi khi cấp sai mẫu.
Nhầm chế độ ốm đau của NGƯỜI LAO ĐỘNG với chế độ khi CON ốm — hồ sơ và mức hưởng khác nhau.

6. Việc cần làm ngay trong tuần này

Giữ lại toàn bộ giấy tờ bệnh viện ngay khi con xuất viện, đừng để thất lạc.
Nộp cho bộ phận nhân sự/kế toán trong vòng 45 ngày kể từ ngày đi làm lại.
Hỏi lại bệnh viện đã cấp đúng mẫu Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội chưa, nếu chưa xin cấp lại ngay.

Nhớ một câu: 20 ngày hay 15 ngày không tự động có — phải nộp đúng hồ sơ, đúng hạn 45 ngày. Giữ tiền trong túi khó hơn giữ đúng một tờ giấy ra viện.

Mở cổng khách hàng, không mất phí. Sếp chỉ cần mã số thuế là vào được hotro.tckn.vn, xem lại hồ sơ bảo hiểm xã hội của nhân viên.

Nhắn tụi mình. Sếp có hồ sơ thai sản/ốm đau đang vướng, gửi tụi mình soát giúp hồ sơ có đủ và đúng mẫu không trước khi nộp bảo hiểm xã hội, hoặc hẹn một buổi tại tckn.vn/hen-gap-tu-van.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức, căn cứ Điều 43, 44 Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

#tuanthuthue
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#bhxh
#nguoilaodong

Thư tư vấn tuân thủ pháp luật lao động

293

292

THƯ TƯ VẤN TUÂN THỦ PHÁP LUẬT LAO ĐỘNG

DẪN NHẬP

Trong quá trình hoạt động và tư vấn cho doanh nghiệp, có thể thấy rằng pháp luật lao động là một trong những lĩnh vực dễ phát sinh rủi ro nhất nhưng lại thường bị xem nhẹ.

Nhiều doanh nghiệp cho rằng lao động chỉ cần ký hợp đồng cho có, miễn trả lương đầy đủ là được. Một số khác quản lý nhân sự chủ yếu dựa trên thói quen, kinh nghiệm truyền miệng hoặc mẫu biểu sao chép từ nhiều nguồn khác nhau mà không rà soát lại tính pháp lý.

Thực tế cho thấy, phần lớn các vi phạm pháp luật lao động không xuất phát từ hành vi cố tình, mà đến từ việc:

Hiểu chưa đúng quy định
Áp dụng quy định cũ đã hết hiệu lực
Làm cho tiện, làm theo nếp cũ
Không cập nhật khi doanh nghiệp thay đổi quy mô, mô hình hoạt động

Khi chưa có tranh chấp hoặc chưa bị kiểm tra, những sai sót này thường không bộc lộ rõ. Tuy nhiên, khi có thanh tra lao động, khi người lao động khiếu nại, hoặc khi xảy ra tai nạn lao động, các lỗi nhỏ trong hồ sơ và quy trình có thể kéo theo:

Xử phạt hành chính
Buộc khắc phục hậu quả
Truy thu nghĩa vụ tài chính
Phát sinh tranh chấp kéo dài, khó kiểm soát

Xuất phát từ nhu cầu đó, bài viết này được xây dựng trên cơ sở tổng hợp và hệ thống hóa các quy định pháp luật lao động hiện hành, đồng thời chuyển nội dung tư vấn pháp lý chuyên sâu thành dạng bảng checklist để doanh nghiệp có thể tự rà soát, đối chiếu và sử dụng như một tài liệu nền.

Toàn bộ nội dung tư vấn trong bài viết được trình bày 100% dưới dạng bảng, tập trung vào:

Nghĩa vụ pháp lý bắt buộc
Các lỗi sai thường gặp trong thực tế
Rủi ro pháp lý có thể phát sinh nếu vi phạm
Cơ sở pháp lý trích dẫn cụ thể

ĐỐI TƯỢNG NÊN ĐỌC BÀI VIẾT NÀY

Bài viết này phù hợp với:

Chủ doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật trực tiếp quản lý hoặc chịu trách nhiệm về nhân sự.
Nhân sự phụ trách kế toán, hành chính, nhân sự (HR).
Doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang mở rộng quy mô lao động.
Doanh nghiệp đang chuẩn bị hoặc đang làm việc với cơ quan thanh tra, kiểm tra.
Doanh nghiệp từng phát sinh tranh chấp lao động và đang rà soát lại hồ sơ nội bộ.

Bài viết không được thiết kế để đọc lướt, mà để đối chiếu và kiểm tra từng nội dung cụ thể.

CÁCH SỬ DỤNG BÀI VIẾT NHƯ MỘT CHECKLIST TUÂN THỦ

Đọc và rà soát theo từng phần.
Với mỗi bảng, đối chiếu tình trạng thực tế của doanh nghiệp với từng dòng nội dung.
Đánh dấu các nội dung:
- Đã thực hiện đúng
- Chưa thực hiện
- Đang thực hiện nhưng chưa đầy đủ
Ưu tiên xử lý các nội dung có rủi ro pháp lý cao.
Lập kế hoạch điều chỉnh hồ sơ, quy trình nội bộ tương ứng.

NỘI DUNG TƯ VẤN TUÂN THỦ PHÁP LUẬT LAO ĐỘNG

PHẦN 1. QUẢN LÝ LAO ĐỘNG – THỬ VIỆC

Bảng 1.1. Sổ quản lý lao động

STT	Vấn đề pháp lý	Nội dung quy định chi tiết	Doanh nghiệp thường làm sai	Rủi ro pháp lý	Cơ sở pháp lý
1	Nghĩa vụ lập sổ	Phải lập và quản lý sổ quản lý lao động ngay khi NLĐ bắt đầu làm việc	Không lập sổ	Bị xử phạt, bất lợi khi thanh tra	Khoản 1 Điều 12 BLLĐ 2019
2	Hình thức sổ	Có thể là bản giấy hoặc điện tử, phải truy xuất được	Lưu dữ liệu rời rạc	Không chứng minh được quan hệ lao động	Khoản 1 Điều 12 BLLĐ 2019
3	Cập nhật biến động	Phải cập nhật thay đổi trong quá trình làm việc	Không cập nhật	Mất căn cứ xác định thời gian làm việc	Điều 8 NĐ 12/2022/NĐ-CP
4	Xuất trình	Phải xuất trình khi có yêu cầu	Không xuất trình	Bị phạt hành chính	Điểm d khoản 1 Điều 8 NĐ 12/2022/NĐ-CP

Bảng 1.2. Chế tài vi phạm sổ quản lý lao động

STT	Hành vi vi phạm	Mức phạt	Biện pháp khắc phục	Cơ sở pháp lý
1	Không lập sổ	10 – 20 triệu	Buộc lập sổ	Điểm d khoản 2 Điều 8 NĐ 12/2022
2	Không cập nhật	2 – 6 triệu	Buộc cập nhật	Điểm c khoản 1 Điều 8 NĐ 12/2022
3	Không xuất trình	2 – 6 triệu	Buộc xuất trình	Điểm d khoản 1 Điều 8 NĐ 12/2022

Bảng 1.3. Thử việc

STT	Nội dung	Quy định	Sai thường gặp	Rủi ro	Cơ sở pháp lý
1	Đối tượng	Không thử việc với HĐLĐ < 1 tháng	Vẫn cho thử	Bị coi là HĐLĐ	Khoản 3 Điều 24 BLLĐ
2	Số lần	Mỗi công việc chỉ 1 lần	Thử nhiều lần	Bị phạt	Điều 25 BLLĐ
3	Kết quả	Phải thông báo, đạt thì ký HĐLĐ	Không thông báo	Phát sinh BHXH	Điều 27 BLLĐ
4	Hủy thử việc	Hai bên được hủy không báo trước	Yêu cầu báo trước	Tranh chấp	Điều 27 BLLĐ

PHẦN 2. HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

Bảng 2.1. Giao kết và hình thức HĐLĐ

STT	Nội dung	Quy định	Sai thường gặp	Rủi ro	Cơ sở pháp lý
1	Hình thức	Phải bằng văn bản hoặc HĐLĐ điện tử hợp lệ	Làm trước ký sau	HĐLĐ vô hiệu	Điều 14 BLLĐ
2	HĐLĐ điện tử	Phải có chữ ký số, dấu thời gian	Ký PDF scan	Không có giá trị	NĐ 337/2025
3	Hiệu lực	Có hiệu lực khi bên cuối ký	Không rõ thời điểm	Tranh chấp	Điều 7 NĐ 337/2025

Bảng 2.2. Loại HĐLĐ

STT	Nội dung	Quy định	Rủi ro	Cơ sở pháp lý
1	Loại hợp đồng	Chỉ có xác định thời hạn và không xác định	Bị xác định sai	Điều 20 BLLĐ
2	Số lần ký	Tối đa 2 lần xác định thời hạn	Tự chuyển loại	Khoản 2 Điều 20
3	Hết hạn	Quá 30 ngày phải ký mới	Mất quyền chấm dứt	Khoản 2 Điều 20

Bảng 2.3. Phụ lục và sửa đổi HĐLĐ

STT	Nội dung	Quy định	Rủi ro	Cơ sở pháp lý
1	Phụ lục	Không sửa thời hạn	Phụ lục vô hiệu	Điều 22 BLLĐ
2	Sửa đổi	Báo trước 3 ngày, có thỏa thuận	Tranh chấp	Điều 33 BLLĐ

PHẦN 3. CHẤM DỨT HĐLĐ

Bảng 3.1. Trường hợp được chấm dứt

STT	Trường hợp	Rủi ro nếu sai	Cơ sở pháp lý
1	Không hoàn thành công việc	Chấm dứt trái luật	Điều 36
2	Ốm đau kéo dài	Buộc nhận lại	Điều 36
3	Lý do kinh tế	Quyết định vô hiệu	Điều 36

Bảng 3.2. Báo trước

STT	Loại HĐLĐ	Thời hạn	Cơ sở pháp lý
1	Không xác định	45 ngày	Điều 36
2	Xác định	30 ngày	Điều 36
3	Dưới 12 tháng	3 ngày	Điều 36

Bảng 3.3. Trường hợp cấm chấm dứt

STT	Trường hợp	Cơ sở pháp lý
1	NLĐ đang điều trị	Điều 37
2	Lao động nữ thai sản	Điều 37

Bảng 3.4. Hậu quả chấm dứt trái luật

STT	Nghĩa vụ	Cơ sở pháp lý
1	Nhận lại NLĐ	Điều 41
2	Bồi thường	Điều 41

PHẦN 4. THỜI GIỜ – NGHỈ NGƠI

Bảng 4.1. Thời giờ làm việc

Nội dung	Quy định	Cơ sở
Giờ làm việc	≤ 8h/ngày, ≤ 48h/tuần	Điều 105

Bảng 4.2. Nghỉ lễ, nghỉ riêng

Nội dung	Quy định	Cơ sở
Nghỉ lễ	Nghỉ hưởng lương	Điều 112
Nghỉ riêng	Kết hôn, tang lễ	Điều 115

PHẦN 5. TIỀN LƯƠNG – THƯỞNG

Bảng 5.1. Trả lương

Nội dung	Quy định	Cơ sở
Đồng tiền	Trả bằng VND	Điều 95
Chậm lương	≤ 30 ngày	Điều 97

Bảng 5.2. Làm thêm giờ

Trường hợp	Mức trả	Cơ sở
Ngày thường	150%	Điều 98
Ngày nghỉ	200%	Điều 98
Ngày lễ	300%	Điều 98

PHẦN 6. NỘI QUY – KỶ LUẬT

Bảng 6.1. Nội quy lao động

Nội dung	Quy định	Cơ sở
Ban hành	Từ 10 NLĐ	Điều 118

Bảng 6.2. Kỷ luật lao động

Nội dung	Quy định	Cơ sở
Hình thức	Không phạt tiền	Điều 127

PHẦN 7. LAO ĐỘNG NƯỚC NGOÀI

Bảng 7.1. Giấy phép lao động

Nội dung	Quy định	Cơ sở
GPLĐ	Phải có hoặc miễn	Điều 154

PHẦN 8. ATVSLĐ

Bảng 8.1. An toàn vệ sinh lao động

Nội dung	Quy định	Cơ sở
Khám sức khỏe	Ít nhất 1 lần/năm	Điều 21 Luật ATVSLĐ
Tai nạn	Sơ cứu, báo cáo	Điều 38

PHẦN 9. BÁO CÁO

Bảng 9.1. Báo cáo lao động

Nội dung	Thời hạn
Báo cáo lao động	6 tháng, hàng năm

KẾT LUẬN

Tuân thủ pháp luật lao động không chỉ để tránh xử phạt, mà là nền tảng quản trị nhân sự bền vững. Doanh nghiệp nên chủ động rà soát định kỳ và điều chỉnh sớm để giảm thiểu rủi ro phát sinh.

MIỄN TRỪ TRÁCH NHIỆM

Bài viết mang tính chất phổ biến kiến thức, không thay thế tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể. Người đọc cần đối chiếu quy định hiện hành hoặc tham vấn chuyên gia khi áp dụng.

Sếp muốn làm tiếp thì bắt đầu từ đâu

Đọc tiếp theo thứ tự: Bắt đầu tại đây — các bài xếp theo trình tự việc, từ đăng ký tới quyết toán.
Có hồ sơ chưa chắc: gửi tụi mình coi cùng tại hotro.tckn.vn. Coi trước thì sửa được, để tới lúc quyết toán thì chỉ còn biết tiếc.
Muốn nói chuyện trực tiếp: đặt lịch gặp hoặc gọi 028.710.19.191, nhánh 101.

Biểu mẫu tải về cho việc này

Tụi mình soạn sẵn theo văn bản đang còn hiệu lực. Sếp bấm vào tên là tải, mở bằng Word hoặc Google Docs, điền vào chỗ có dấu chấm là dùng được. Không mất phí, không cần đăng ký.

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Hướng dẫn hồ sơ hưởng chế độ thai sản đối với lao động nữ sinh con

Sếp muốn làm tiếp thì bắt đầu từ đâu

Đọc tiếp theo thứ tự: Bắt đầu tại đây — các bài xếp theo trình tự việc, từ đăng ký tới quyết toán.
Có hồ sơ chưa chắc: gửi tụi mình coi cùng tại hotro.tckn.vn. Coi trước thì sửa được, để tới lúc quyết toán thì chỉ còn biết tiếc.
Muốn nói chuyện trực tiếp: đặt lịch gặp hoặc gọi 028.710.19.191, nhánh 101.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng, luật sư hoặc chuyên gia để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin trong bài viết là tự nguyện và người áp dụng tự chịu trách nhiệm.

Hướng dẫn xử lý khi VSSID hiển thị thiếu năm tháng đóng BHXH

403

Cách xử lý khi VSSID hiển thị thiếu năm tháng đóng BHXH

1. Vì sao thiếu năm tháng đóng BHXH ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động

Thiếu dữ liệu thời gian đóng BHXH trên VssID có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi vì:

Giảm tổng số năm đóng, làm chậm thời gian đủ điều kiện hưởng lương hưu.
Không đủ điều kiện hưởng chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, do thiếu tháng đóng theo quy định.
Giảm mức trợ cấp thất nghiệp, vì dữ liệu nền tảng bị thiếu.
Gặp khó khăn khi chốt sổ, quyết toán BHXH, dẫn đến kéo dài thủ tục.
Ảnh hưởng khi chuyển việc, vì doanh nghiệp mới yêu cầu chứng minh quá trình tham gia BHXH.
Phát sinh thời gian xử lý bổ sung dữ liệu, ảnh hưởng kế hoạch nghỉ việc, hưởng thai sản, trợ cấp.

2. Cơ sở pháp lý

Luật BHXH 2014.
Luật BHXH 2024 (hiệu lực 01.07.2025).
Luật Việc làm 2013.
Quy định về quản lý dữ liệu tham gia BHXH của BHXH Việt Nam.

3. Bảng tổng hợp nguyên nhân, hướng xử lý và ví dụ minh họa

STT	Nguyên nhân	Hướng xử lý (chi tiết)	Ví dụ minh họa	Ảnh hưởng TCTN & BHXH 1 lần
1	Đơn vị chưa cập nhật hồ sơ đúng thời điểm	Liên hệ phòng nhân sự đối chiếu tờ khai tăng, hợp đồng, quyết định tiếp nhận và bảng lương tháng thiếu. Doanh nghiệp gửi điều chỉnh lên BHXH và NLĐ theo dõi VssID sau 3–7 ngày.	VssID thiếu 12 tháng → giảm 2% lương hưu và có thể phải đóng BHXH tự nguyện 1 năm.	Ảnh hưởng mạnh: mất 12 tháng → mất 1 tháng TCTN và giảm 2 tháng lương khi tính BHXH 1 lần.
2	Doanh nghiệp chậm đóng hoặc nợ BHXH	Yêu cầu doanh nghiệp nộp bổ sung nợ BHXH và gửi công văn xác nhận. NLĐ có thể liên hệ 1900 9068 để kiểm tra dữ liệu.	Nợ 3 tháng BHXH → không đủ điều kiện thai sản (thiệt hại 20–40 triệu).	Ảnh hưởng trực tiếp: thiếu tháng đóng BHTN → giảm TCTN; thiếu năm → giảm tiền BHXH 1 lần.
3	Hệ thống BHXH đang đồng bộ dữ liệu	Chờ 5–10 ngày. Nếu dữ liệu có trên hệ thống gốc nhưng VssID chưa hiển thị, yêu cầu đồng bộ lại qua tổng đài 1900 9068.	Dữ liệu trễ khiến hồ sơ TCTN chậm chi trả 1–2 tháng.	Không đồng bộ kịp lúc nộp → có thể bị tạm ngưng xét duyệt TCTN đến khi cập nhật.
4	Sai họ tên, ngày sinh hoặc số CCCD	Đến BHXH điều chỉnh thông tin nhân thân và yêu cầu ghép các mã trùng. Kiểm tra lại sau 24–72 giờ.	Sai một ký tự tên → mất 8 năm đóng trên hệ thống.	Ảnh hưởng cực lớn: có thể không đủ 12 tháng/24 tháng để hưởng TCTN; BHXH 1 lần giảm mạnh.
5	Không gửi phản ánh kịp thời	Gửi phản ánh tại dichvucong.gov.vn mục Phản ánh kiến nghị. Đính kèm hình VssID và mô tả thời gian thiếu.	Thiếu 6 tháng → xử lý khôi phục mất 1–2 tháng.	Thiếu 6 tháng → giảm 1 tháng TCTN và giảm tương ứng tiền BHXH 1 lần.
6	Không kiểm tra VssID định kỳ	Nên kiểm tra mỗi quý và lưu ảnh màn hình để đối chiếu khi cần.	Thiếu 4 tháng → giảm 1 tháng TCTN.	Thiếu 4 tháng → không đủ điều kiện 12 tháng/24 tháng → nguy cơ không được hưởng TCTN; BHXH 1 lần giảm 0.33 năm.
7	Thiếu giấy tờ chứng minh quá trình làm việc	Chuẩn bị hợp đồng, bảng lương, bảng công, quyết định lương và nghỉ việc. Nếu DN giải thể, cần giấy tờ thay thế để BHXH phục hồi.	Không có hồ sơ → có thể mất 3 năm đóng.	Ảnh hưởng rất lớn: mất 3 năm → mất 3 tháng TCTN và giảm 6 tháng lương khi tính BHXH 1 lần.

4. Hồ sơ cần chuẩn bị khi đề nghị bổ sung dữ liệu

1. CCCD hoặc CMND
2. Mã số BHXH hoặc thẻ BHXH
3. Ảnh chụp màn hình VssID tại thời điểm bị thiếu dữ liệu
4. Hợp đồng lao động, quyết định tiếp nhận, quyết định nghỉ việc
5. Bảng công, bảng lương, biên nhận đóng BHXH nếu có
6. Giấy tờ thay thế khi doanh nghiệp đã giải thể

5. Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ chia sẻ thông tin và kinh nghiệm thực tế.
Không thay thế tư vấn pháp lý hoặc hướng dẫn chính thức từ cơ quan BHXH.
Bạn đọc cần đối chiếu văn bản pháp luật hoặc liên hệ cơ quan chức năng để được hướng dẫn cụ thể.

TÀI CHÍNH KHỞI NGHIỆP
266 Võ Thành Trang, Phường 11, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh
Email: ketoan@taichinhkhoinghiep.vn
Điện thoại: 028.710.19.191 nhánh 1

#tamsucungsep
#thuehkd
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#tuanthuthue
#phamhoangquan
© 2025 PHẠM HOÀNG QUÂN.

Sếp muốn làm tiếp thì bắt đầu từ đâu

Đọc tiếp theo thứ tự: Bắt đầu tại đây — các bài xếp theo trình tự việc, từ đăng ký tới quyết toán.
Có hồ sơ chưa chắc: gửi tụi mình coi cùng tại hotro.tckn.vn. Coi trước thì sửa được, để tới lúc quyết toán thì chỉ còn biết tiếc.
Muốn nói chuyện trực tiếp: đặt lịch gặp hoặc gọi 028.710.19.191, nhánh 101.

Biểu mẫu tải về cho việc này

5.1. Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi
5.2. Bảng chấm công theo ngày
5.3. Bảng chấm công theo giờ
5.4. Bảng thanh toán tiền lương
5.5. Bảng chấm chỉ tiêu công việc
5.6. Quyết định điều chỉnh tiền lương

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Hướng dẫn báo giảm BHXH

386

BÁO GIẢM BHXH KHI NGƯỜI LAO ĐỘNG NGHỈ VIỆC: HỒ SƠ, LÝ DO, QUY TRÌNH VÀ MẪU BIỂU

Bài viết này do Tài Chính Khởi Nghiệp biên soạn nhằm giúp các anh chị em chủ doanh nghiệp, hộ kinh doanh và bộ phận nhân sự nắm đầy đủ quy định khi thực hiện báo giảm BHXH. Nội dung dựa trên kinh nghiệm thực tế và các văn bản pháp luật đang áp dụng.

1. Hồ sơ báo giảm BHXH và lý do cần từng loại

1.1. Đơn xin nghỉ việc của người lao động

Đây là căn cứ thể hiện ý chí của người lao động khi muốn chấm dứt hợp đồng.
Doanh nghiệp phải lưu đơn xin nghỉ để tránh tranh chấp liên quan đến nghỉ ngang, tự ý bỏ việc hoặc trách nhiệm bồi thường.
Hồ sơ này không phải nộp cho BHXH nhưng bắt buộc lưu trữ nội bộ.

1.2. Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động hoặc thông báo nghỉ việc

BHXH yêu cầu phải có quyết định chính thức của doanh nghiệp để xác định ngày kết thúc quan hệ lao động.
Ngày hiệu lực của quyết định là căn cứ xác định tháng cuối cùng đóng BHXH.
Không có quyết định nghỉ, hồ sơ báo giảm sẽ bị từ chối.

1.3. Hợp đồng lao động đã ký

Dùng để đối chiếu thông tin như loại hợp đồng, chức danh, mức lương và thời hạn hợp đồng.
BHXH có thể yêu cầu đối chiếu nếu thông tin trên sổ BHXH và tờ khai không khớp.
Hợp đồng lao động chứng minh mối quan hệ lao động là hợp lệ.

1.4. Bảng chấm công tháng nghỉ

Là căn cứ xác định người lao động có phát sinh công trong tháng hay không.
Nếu đi làm 1 ngày thì vẫn phải đóng BHXH tháng đó.
BHXH kiểm tra bảng công khi doanh nghiệp báo giảm từ đầu tháng hoặc báo giảm hồi tố.

1.5. Bảng lương tháng nghỉ

Giúp BHXH xác định có phát sinh thu nhập trong tháng cuối cùng hay không.
Nếu có lương thì phải đóng BHXH tròn tháng.
Bảng lương hỗ trợ kiểm tra logic với bảng công và quyết định nghỉ.

1.6. Tờ khai điều chỉnh BHXH, BHYT, BHTN Mẫu TK3-TS (nếu có thay đổi thông tin)

Áp dụng khi người lao động thay đổi họ tên, CCCD, giới tính, ngày sinh hoặc địa chỉ.
BHXH yêu cầu đồng bộ thông tin trước khi báo giảm.
Người lao động sai thông tin sẽ không giảm được mã số BHXH trên hệ thống.

1.7. Danh sách báo giảm lao động Mẫu D02-TS

Đây là tờ khai chính thức bắt buộc khi nộp hồ sơ báo giảm.
Mẫu D02-TS ghi rõ họ tên, mã số BHXH, tháng giảm và lý do giảm.
BHXH căn cứ vào mẫu này để xác nhận người lao động không còn thuộc diện đóng từ tháng tiếp theo.

2. Quy trình báo giảm BHXH khi người lao động nghỉ việc

2.1. Bước 1: Tiếp nhận thông tin nghỉ việc

Nhận đơn xin nghỉ việc và xác nhận thời gian chấm dứt hợp đồng.
Kiểm tra nghĩa vụ bàn giao và các khoản công nợ nội bộ.

2.2. Bước 2: Ban hành quyết định chấm dứt hợp đồng

Quyết định phải ghi rõ ngày cuối cùng làm việc để tránh chênh lệch so với bảng công và bảng lương.

2.3. Bước 3: Chốt công và chốt lương tháng nghỉ

Nếu người lao động có đi làm trong tháng dù chỉ 1 ngày thì phải đóng BHXH cả tháng theo quy định của Quyết định 595/QĐ-BHXH.
Nếu nghỉ từ ngày 01 của tháng thì tháng đó không đóng.

2.4. Bước 4: Lập hồ sơ báo giảm trên phần mềm

Tạo hồ sơ trên phần mềm eBHXH, MISA BHXH hoặc EFY.
Đính kèm quyết định nghỉ việc và mẫu D02-TS.
Ký số và gửi cơ quan BHXH.

2.5. Bước 5: Nhận phản hồi từ cơ quan BHXH

Hồ sơ duyệt trong 1 đến 3 ngày làm việc.
Nếu có sai sót, BHXH sẽ yêu cầu bổ sung hoặc giải trình.

2.6. Bước 6: Lưu trữ hồ sơ

Hồ sơ cần lưu tối thiểu 10 năm theo quy định.
Nên lưu scan để phục vụ các đợt kiểm tra, đối chiếu hoặc truy thu.

3. Giải thích rõ: vì sao “làm 1 ngày vẫn đóng cả tháng” nhưng “dưới 14 ngày không đóng”

3.1. Khi người lao động nghỉ việc

Nếu người lao động làm việc từ 1 ngày trở lên trong tháng và nghỉ sau đó:
Doanh nghiệp phải đóng BHXH đủ tháng vì quan hệ lao động vẫn phát sinh.
BHXH đóng theo tháng chứ không chia theo ngày.

3.2. Khi người lao động nghỉ ốm theo chế độ BHXH

Điều 42 Quyết định 595 nêu rõ:
– Nghỉ ốm từ 14 ngày trở lên không phải đóng BHXH
– Nghỉ ốm dưới 14 ngày vẫn đóng BHXH đủ tháng

Quy định này chỉ áp dụng cho nghỉ ốm, không áp dụng cho nghỉ việc.

3.3. Nguyên tắc dễ nhớ

Nghỉ việc từ ngày 01: không đóng BHXH tháng đó.
Nghỉ việc từ ngày 02 trở đi: đóng đủ tháng.

4. Mẫu biểu dùng ngay

4.1. Mẫu Đơn xin nghỉ việc

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC

Kính gửi: Ban Giám Đốc ......................................

Tôi tên: ........................................................
Chức vụ: ........................................................
Bộ phận: ........................................................

Nay tôi làm đơn này xin nghỉ việc kể từ ngày ...../...../20....
Lý do: ....................................................................

Tôi cam kết bàn giao công việc đầy đủ trước ngày nghỉ.

………, ngày …… tháng …… năm 20……

Người làm đơn
(ký và ghi họ tên)

4.2. Mẫu Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động

CÔNG TY ..........................................
Số: ……/QĐ-...

QUYẾT ĐỊNH
Về việc chấm dứt hợp đồng lao động

Điều 1: Chấm dứt hợp đồng lao động với:
Họ tên: ..............................................................
Chức vụ: ...........................................................
Ngày nghỉ việc: ...../...../20......

Điều 2: Bộ phận kế toán và nhân sự thực hiện bàn giao và tất toán chế độ liên quan.

Điều 3: Quyết định có hiệu lực từ ngày ký.

………, ngày …… tháng …… năm 20……

ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP
(ký, ghi rõ họ tên)

5. Kết luận

Để báo giảm BHXH đúng quy định, doanh nghiệp cần lưu đủ hồ sơ, xác định chính xác ngày nghỉ việc, phân biệt rõ quy định nghỉ việc và nghỉ ốm, và nộp hồ sơ trên đúng phần mềm BHXH điện tử. Việc hiểu đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh bị truy thu, từ chối hồ sơ và tiết kiệm chi phí quản lý.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ kinh nghiệm cá nhân và phổ biến kiến thức. Không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc nên tự tìm hiểu văn bản pháp luật hiện hành hoặc liên hệ cơ quan chức năng có thẩm quyền để được tư vấn cụ thể. Việc áp dụng thông tin là tự nguyện và người áp dụng phải tự chịu trách nhiệm.

#tamsucungsep
#thuehkd
#hoachdinhthue
#taichinhkhoinghiep
#tuanthuthue

Sếp muốn làm tiếp thì bắt đầu từ đâu

Đọc tiếp theo thứ tự: Bắt đầu tại đây — các bài xếp theo trình tự việc, từ đăng ký tới quyết toán.
Có hồ sơ chưa chắc: gửi tụi mình coi cùng tại hotro.tckn.vn. Coi trước thì sửa được, để tới lúc quyết toán thì chỉ còn biết tiếc.
Muốn nói chuyện trực tiếp: đặt lịch gặp hoặc gọi 028.710.19.191, nhánh 101.

Biểu mẫu tải về cho việc này

5.1. Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi
5.2. Bảng chấm công theo ngày
5.3. Bảng chấm công theo giờ
5.4. Bảng thanh toán tiền lương
5.5. Bảng chấm chỉ tiêu công việc
5.6. Quyết định điều chỉnh tiền lương

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.

Hướng dẫn báo tăng BHXH

Sếp muốn làm tiếp thì bắt đầu từ đâu

Đọc tiếp theo thứ tự: Bắt đầu tại đây — các bài xếp theo trình tự việc, từ đăng ký tới quyết toán.
Có hồ sơ chưa chắc: gửi tụi mình coi cùng tại hotro.tckn.vn. Coi trước thì sửa được, để tới lúc quyết toán thì chỉ còn biết tiếc.
Muốn nói chuyện trực tiếp: đặt lịch gặp hoặc gọi 028.710.19.191, nhánh 101.

Miễn trừ trách nhiệm

Hướng dân báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ 2 lần 1 năm

CV-9002-SNV_ Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2025 tại TPHCM Tải xuống

Sếp muốn làm tiếp thì bắt đầu từ đâu

Đọc tiếp theo thứ tự: Bắt đầu tại đây — các bài xếp theo trình tự việc, từ đăng ký tới quyết toán.
Có hồ sơ chưa chắc: gửi tụi mình coi cùng tại hotro.tckn.vn. Coi trước thì sửa được, để tới lúc quyết toán thì chỉ còn biết tiếc.
Muốn nói chuyện trực tiếp: đặt lịch gặp hoặc gọi 028.710.19.191, nhánh 101.

Miễn trừ trách nhiệm

Hướng dẫn Bảo Hiểm Xã Hội cho Chủ doanh nghiệp/ Chủ hộ kinh doanh-Tài liệu tuyên truyền của BHXH TÂN SƠN HÒA (QUẬN TÂN BÌNH CŨ)

358

TUYÊN TRUYỀN CHÍNH SÁCH BHXH, BHYT BẮT BUỘC CHO CHỦ DOANH NGHIỆP VÀ CHỦ HỘ KINH DOANH- BHXH TÂN SƠN HÒA (QUẬN TÂN BÌNH CŨ)

Từ 01/07/2025, nhiều quy định mới về BHXH và BHYT chính thức có hiệu lực theo Luật BHXH 2024 và Luật BHYT sửa đổi 2024. Chủ doanh nghiệp và chủ hộ kinh doanh cần nắm rõ để thực hiện đúng nghĩa vụ với người lao động và với chính mình.

1. ĐỐI TƯỢNG PHẢI THAM GIA

Người sử dụng lao động bao gồm:

Doanh nghiệp.
Hợp tác xã.
Hộ kinh doanh.
Tổ hợp tác.
Các tổ chức, cá nhân có thuê mướn lao động theo hợp đồng lao động.

Người lao động phải tham gia BHXH bắt buộc khi:

Ký hợp đồng lao động từ 01 tháng trở lên.
Hợp đồng có nội dung thể hiện việc làm có trả công và có sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên.
Người quản lý doanh nghiệp, quản lý hợp tác xã có hưởng lương.

Từ 01/07/2025, bổ sung đối tượng bắt buộc:

Người lao động làm việc không trọn thời gian nhưng có lương từ mức tham chiếu trở lên (hiện tại là 2.340.000 đồng).
Người quản lý doanh nghiệp, thành viên HĐQT, giám đốc, tổng giám đốc không hưởng lương.
Chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh và nộp thuế theo phương pháp kê khai.

Lưu ý quan trọng:
Dù hợp đồng ghi là “hợp đồng dịch vụ”, “cộng tác viên”, “khoán việc”, nếu bản chất là có trả công và có quản lý điều hành thì vẫn được coi là hợp đồng lao động và thuộc diện bắt buộc tham gia BHXH.

2. MỨC TIỀN LƯƠNG ĐÓNG BHXH

Đối với chủ hộ kinh doanh và người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương:

Được tự chọn mức tiền lương làm căn cứ đóng.
Mức thấp nhất bằng mức tham chiếu (hiện tại là 2.340.000 đồng).
Mức cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu (hiện tại là 46.800.000 đồng).
Chỉ được thay đổi mức lương sau tối thiểu 12 tháng đã đóng theo mức đã chọn.

Đối với người lao động:
Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bao gồm:

Mức lương theo hợp đồng.
Phụ cấp lương.
Các khoản bổ sung trả thường xuyên.

Tiền lương không tính đóng BHXH gồm:

Thưởng.
Tiền ăn giữa ca.
Hỗ trợ xăng xe, điện thoại, nhà ở, nuôi con nhỏ.
Trợ cấp hiếu hỉ, sinh nhật.
Trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
Những khoản này phải ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động.

3. TỶ LỆ ĐÓNG

Chủ hộ kinh doanh và người quản lý không hưởng lương:

Tổng mức đóng: 29,5% trên tiền lương đăng ký.

Người lao động Việt Nam làm việc theo hợp đồng từ đủ 03 tháng:

Người lao động đóng 10,5%.
Người sử dụng lao động đóng 21,5%.

Người lao động làm hợp đồng từ 01 đến dưới 03 tháng hoặc lao động nước ngoài:

Tổng mức đóng khoảng 30%.

4. THỜI HẠN VÀ PHƯƠNG THỨC ĐÓNG

Đóng hàng tháng.
Hạn cuối nộp tiền là ngày cuối cùng của tháng kế tiếp.
Nội dung chuyển tiền phải ghi rõ mã đơn vị, mã số thuế, tên đơn vị và diễn giải.

5. CHẬM ĐÓNG VÀ TRỐN ĐÓNG

Chậm đóng:

Phải nộp đủ số tiền chậm đóng.
Bị tính lãi 0,03% mỗi ngày trên số tiền chậm.
Bị xử phạt hành chính.
Không được xét danh hiệu thi đua, khen thưởng.
Phải bồi thường thiệt hại cho người lao động nếu gây ảnh hưởng quyền lợi.

Trốn đóng:
Là hành vi:

Không đăng ký đủ người tham gia.
Kê khai lương thấp hơn thực tế.
Không nộp tiền bảo hiểm sau 60 ngày kể từ hạn đóng.
Gian dối để không đóng hoặc đóng không đầy đủ.

Xử lý:

Buộc truy đóng toàn bộ số tiền trốn.
Tính lãi 0,03% mỗi ngày.
Xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.
Phạt tiền tới 3 tỷ đồng đối với pháp nhân.
Có thể bị phạt tù đến 7 năm đối với cá nhân vi phạm nghiêm trọng.
Cấm đảm nhiệm chức vụ hoặc hành nghề theo quy định.

6. HỒ SƠ THỦ TỤC

Mẫu 600:

Tăng, giảm lao động.
Điều chỉnh lương.
Thay đổi chức danh.

Mẫu 604:

Thay đổi thông tin đơn vị như tên, địa chỉ, điện thoại, email.

Nộp hồ sơ trực tuyến tại:
https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn

7. SỔ BHXH VÀ THẺ BHYT ĐIỆN TỬ

Sổ BHXH được cấp bằng bản điện tử và bản giấy, giá trị pháp lý như nhau.
Thẻ BHYT được cấp bằng bản điện tử và bản giấy.
Khi đi khám chữa bệnh, xuất trình thẻ BHYT điện tử và giấy tờ tùy thân.

Khuyến nghị:
Người lao động nên cài ứng dụng VssID để quản lý toàn bộ quá trình tham gia BHXH.

8. THÔNG TIN LIÊN HỆ

BẢO HIỂM XÃ HỘI CƠ SỞ TÂN SƠN HÒA
Địa chỉ: 300 Nguyễn Trọng Tuyển, Phường Tân Sơn Hòa, TP.HCM
Điện thoại: (028) 3997.4036
Email: tanbinh@hochiminh.vss.gov.vn
Website: https://tphcm.baohiemxahoi.gov.vn
Zalo OA: BHXH Cơ sở Tân Sơn Hòa

Tuân thủ BHXH không phải để đối phó.
Tuân thủ là để đêm ngủ yên, sáng làm ăn đàng hoàng, về già không lạc lõng trong chính cuộc đời mình.

Bài viết này được tạo bằng hỗ trợ của Phần mền GPT – trợ lý AI của Tài Chính Khởi Nghiệp. Nội dung do Anh Phạm Hoàng Quân định hướng, không phải viết trực tiếp.

#tuanthuthue
#bhxhbatbuoc
#bhxh
#baohiemxahoi

Tai lieu Huong dan BHXH, BHYT cho DN Tải xuống

Sếp muốn làm tiếp thì bắt đầu từ đâu

Đọc tiếp theo thứ tự: Bắt đầu tại đây — các bài xếp theo trình tự việc, từ đăng ký tới quyết toán.
Có hồ sơ chưa chắc: gửi tụi mình coi cùng tại hotro.tckn.vn. Coi trước thì sửa được, để tới lúc quyết toán thì chỉ còn biết tiếc.
Muốn nói chuyện trực tiếp: đặt lịch gặp hoặc gọi 028.710.19.191, nhánh 101.

Biểu mẫu tải về cho việc này

Xem đủ bộ biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết tại bài Tổng hợp chứng từ chi phí lương và bảo hiểm xã hội.