Điều khoản khung dịch vụ

358

Điều 1. Định nghĩa

1. “Bên làm dịch vụ” là Công ty TNHH Tư vấn Tài Chính Khởi Nghiệp hoặc tổ chức đang sử dụng nền tảng này để cung cấp dịch vụ cho khách hàng của mình.

2. “Bên thuê dịch vụ” là tổ chức, cá nhân ký Hợp đồng dịch vụ cụ thể (Bản B) với Bên làm dịch vụ.

3. “Hợp đồng dịch vụ cụ thể” (Bản B) là văn bản ghi rõ loại dịch vụ, phạm vi công việc riêng, phí, thời hạn — cùng với văn bản này tạo thành một Hợp đồng hoàn chỉnh.

4. “Cổng khách hàng” là hệ thống điện tử để Bên thuê dịch vụ tra cứu hồ sơ, kết quả công việc đã bàn giao.

Điều 2. Chấp nhận khách hàng & nhận biết khách hàng (KYC/AML)

1. Trước khi ký, Bên làm dịch vụ thực hiện thủ tục nhận biết khách hàng theo quy định nội bộ về phòng, chống rửa tiền (căn cứ Luật Phòng, chống rửa tiền số 14/2022/QH15) — gồm xác minh thông tin định danh và đánh giá mức rủi ro.

2. Bên làm dịch vụ có quyền từ chối ký kết, tạm ngừng hoặc chấm dứt Hợp đồng nếu phát hiện Bên thuê dịch vụ yêu cầu công việc trái pháp luật hoặc trái chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp kế toán, kiểm toán hiện hành, không phải bồi thường cho việc từ chối hoặc chấm dứt này.

Điều 3. Phạm vi loại trừ chung

1. Bên làm dịch vụ không thực hiện các việc sau, trừ khi có phụ lục riêng và mức phí bổ sung đã được đồng ý:

a) việc trái pháp luật, trái đạo đức nghề nghiệp;

b) giải trình, tiếp và làm việc với cơ quan nhà nước khi có kiểm tra, thanh tra;

c) tư vấn pháp luật;

d) dựng lại, soát xét sổ sách của kỳ trước thời điểm bắt đầu Hợp đồng;

e) kiểm toán, soát xét báo cáo tài chính;

f) định giá, tư vấn giá giao dịch liên kết.

2. Kết quả công việc dựa trên quy định pháp luật tại thời điểm thực hiện; quy định thay đổi sau đó không thuộc trách nhiệm của Bên làm dịch vụ.

3. Bên làm dịch vụ làm việc với sự cẩn trọng và kỹ năng nghề nghiệp phù hợp, không bảo đảm cơ quan nhà nước sẽ chấp thuận kết quả.

4. Ý kiến, báo cáo của Bên làm dịch vụ chỉ dành cho Bên thuê dịch vụ và đúng mục đích đã nêu, không dùng cho bên thứ ba khi chưa được đồng ý bằng văn bản.

Điều 4. Trách nhiệm của Bên thuê dịch vụ

1. Giao hồ sơ, chứng từ đầy đủ, trung thực, đúng mốc ngày ghi tại Hợp đồng dịch vụ cụ thể.

2. Cử một đầu mối liên lạc, thông báo bằng văn bản khi thay đổi.

3. Chịu trách nhiệm về tính trung thực, hợp pháp của hồ sơ đã giao; Bên làm dịch vụ ghi nhận theo chứng từ nhận được, không có nghĩa vụ xác minh tính chân thực của giao dịch.

4. Giao hồ sơ trễ thì Bên làm dịch vụ vẫn thực hiện nhưng không chịu trách nhiệm về tiền chậm nộp, tiền phạt phát sinh do trễ hạn đó; sẽ báo trước bằng văn bản ngay khi thấy nguy cơ trễ.

Điều 5. Phí dịch vụ và thanh toán

1. Phí dịch vụ ghi tại Hợp đồng dịch vụ cụ thể, chưa gồm thuế giá trị gia tăng — thuế tính riêng theo hoá đơn điện tử.

2. Chi phí chi hộ (lệ phí nhà nước, phí dịch thuật, chuyển phát, phí bên thứ ba) tính riêng theo chứng từ thực tế.

3. Thời hạn thanh toán: trong vòng 15 ngày kể từ ngày giấy đề nghị thanh toán được gửi.

a) Quá hạn 30 ngày: Bên làm dịch vụ có quyền tính lãi chậm trả 1%/tháng trên số tiền chậm (trong trần 20%/năm theo Điều 468 Bộ luật Dân sự 2015);

b) và tạm dừng dịch vụ sau khi thông báo trước tối thiểu 24 giờ.

4. Phí được rà soát mỗi 12 tháng khi khối lượng công việc thực tế tăng đáng kể; Bên làm dịch vụ báo trước ít nhất 30 ngày.

5. Phạt vi phạm: Bên thuê dịch vụ chậm thanh toán quá 45 ngày kể từ ngày giấy đề nghị thanh toán được gửi, ngoài lãi chậm trả tại khoản 3, còn chịu phạt vi phạm bằng 8% giá trị phần nghĩa vụ thanh toán bị vi phạm, mức tối đa theo Điều 301 Luật Thương mại số 36/2005/QH11. Khoản phạt này không thay thế, không loại trừ quyền đòi bồi thường thiệt hại thực tế nếu có.

Điều 6. Thay đổi phạm vi công việc

1. Mọi yêu cầu ngoài Điều 1 của Hợp đồng dịch vụ cụ thể đều là thay đổi phạm vi.

2. Bên làm dịch vụ xác nhận bằng văn bản trước khi làm: việc sẽ làm · mức phí · thời hạn. Bên thuê dịch vụ đồng ý bằng văn bản thì mới bắt đầu.

3. ⛔ Trao đổi qua tin nhắn, điện thoại chỉ có giá trị tham khảo, không phải thay đổi phạm vi — chỉ văn bản xác nhận theo 6.2 mới ràng buộc hai Bên.

Điều 7. Bảo mật

1. Mỗi Bên giữ bí mật thông tin không công bố của Bên kia, trong và sau khi Hợp đồng kết thúc.

2. Bên làm dịch vụ cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước khi pháp luật buộc, và thông báo cho Bên thuê dịch vụ trong phạm vi pháp luật cho phép, chậm nhất 05 ngày làm việc.

3. Bên làm dịch vụ giới hạn người được tiếp cận thông tin theo đúng phạm vi công việc.

Điều 8. Bảo vệ dữ liệu cá nhân

1. Với dữ liệu cá nhân của người lao động, người liên quan của Bên thuê dịch vụ: Bên thuê dịch vụ là bên kiểm soát dữ liệu, Bên làm dịch vụ là bên xử lý dữ liệu, căn cứ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định số 356/2025/NĐ-CP. Chi tiết nghĩa vụ xử lý, thời hạn lưu, thông báo sự cố tại Phụ lục 01 — Xử lý dữ liệu cá nhân đính kèm cuối văn bản này (theo E3 — chuẩn PSF, phụ lục có thể ký riêng).

Điều 9. Giới hạn trách nhiệm

1. Bên làm dịch vụ vận dụng kỹ năng nghề nghiệp và sự thận trọng phù hợp.

2. ⛔ Mức trần trách nhiệm: trách nhiệm của Bên làm dịch vụ với mọi khiếu nại phát sinh từ Hợp đồng, trong mọi trường hợp, không vượt quá tổng phí dịch vụ Bên thuê dịch vụ đã thanh toán cho phần công việc phát sinh khiếu nại.

3. Không chịu trách nhiệm về thiệt hại gián tiếp (mất lợi nhuận, mất cơ hội kinh doanh, mất uy tín) và về hậu quả từ hồ sơ không trung thực hoặc không đầy đủ do Bên thuê dịch vụ cung cấp.

Điều 10. Thời hạn, chấm dứt

1. Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký, theo kỳ hạn ghi tại Hợp đồng dịch vụ cụ thể; hết hạn mà không có thoả thuận khác thì đương nhiên gia hạn thêm một kỳ hạn tiếp theo.

2. Mỗi Bên được chấm dứt bằng thông báo trước 30 ngày bằng văn bản.

3. Bên làm dịch vụ được chấm dứt ngay khi:

a) Bên thuê dịch vụ quá hạn thanh toán trên 45 ngày;

b) hoặc yêu cầu làm việc trái pháp luật/đạo đức nghề nghiệp;

c) hoặc phát sinh tình huống làm Bên làm dịch vụ không còn giữ được tính độc lập.

4. Điều 7 (Bảo mật), Điều 8 (Bảo vệ dữ liệu cá nhân) và Điều 9 (Giới hạn trách nhiệm) tiếp tục có hiệu lực sau khi Hợp đồng chấm dứt.

Điều 11. Giải quyết tranh chấp

1. Hai Bên thương lượng trước, trên tinh thần thiện chí.

2. Không thương lượng được, hai Bên thoả thuận tranh chấp giải quyết tại Toà án nơi Bên làm dịch vụ có trụ sở (Thành phố Hồ Chí Minh), căn cứ điểm b khoản 1 Điều 39 Bộ luật Tố tụng Dân sự số 92/2015/QH13 — áp dụng khi Bên làm dịch vụ là nguyên đơn (trường hợp phổ biến nhất: khởi kiện đòi thanh toán). Trường hợp Bên thuê dịch vụ là nguyên đơn, thẩm quyền xác định theo quy định chung của Bộ luật Tố tụng Dân sự.

Điều 12. Điều khoản chung

1. Văn bản này cùng Hợp đồng dịch vụ cụ thể (Bản B) và các phụ lục là một chỉnh thể không tách rời. Khi hai văn bản khác nhau về cùng một nội dung, Hợp đồng dịch vụ cụ thể thắng với phần Điều 1 phạm vi riêng; các nội dung còn lại áp dụng văn bản này.

2. Sửa đổi phải bằng văn bản có đủ chữ ký hai Bên.

3. Khi quy định pháp luật Việt Nam và chuẩn mực nghề nghiệp khác nhau, áp dụng chuẩn cao hơn.

Điều 13. Giao dịch điện tử và chữ ký điện tử

1. Cái gì được ký điện tử (phạm vi áp dụng): Hợp đồng này, Hợp đồng dịch vụ cụ thể (Bản B), phụ lục, biên bản nghiệm thu, văn bản sửa đổi, và mọi xác nhận trao đổi qua email hoặc Cổng khách hàng giữa hai Bên.

2. Ba loại chữ ký điện tử được chấp nhận (theo Điều 3 và Điều 22 Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, chi tiết tại Nghị định số 23/2025/NĐ-CP):

a) Chữ ký điện tử chuyên dùng — do Bên sử dụng dịch vụ tự tạo hoặc do Bên cung cấp dịch vụ cấp riêng (vd mã xác nhận gửi qua Cổng khách hàng, chữ ký hình ảnh scan). Giá trị pháp lý: có giá trị như thoả thuận giữa hai Bên, KHÔNG mặc nhiên tương đương chữ ký tay.

b) Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn — đáp ứng đủ 4 điều kiện tại khoản 2 Điều 22 Luật 20/2023/QH15 (dữ liệu tạo chữ ký gắn duy nhất với người ký; do người ký kiểm soát tại thời điểm ký; mọi thay đổi sau khi ký có thể bị phát hiện; mọi thay đổi với văn bản gốc sau khi ký có thể bị phát hiện). Giá trị pháp lý: tương đương chữ ký tay.

c) Chữ ký số công cộng (chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp, vd VNPT-CA, Viettel-CA, FastCA…) — mức bảo đảm cao nhất. Giá trị pháp lý: tương đương chữ ký tay VÀ con dấu.

3. Ai được ký (đúng thẩm quyền, dẫn chiếu Điều 30 Nhà làm luật/Luật sư của hội đồng chuyên gia): người đại diện theo pháp luật của mỗi Bên, hoặc người được uỷ quyền bằng văn bản còn hiệu lực tại thời điểm ký. Người ký thay không đúng thẩm quyền thì chữ ký KHÔNG ràng buộc Bên đó.

4. Khi nào có hiệu lực: Hợp đồng có hiệu lực từ thời điểm Bên ký SAU CÙNG hoàn tất chữ ký (dù là chữ ký tay quét/scan, chữ ký điện tử chuyên dùng, hay chữ ký số), trừ khi hai Bên thoả thuận thời điểm khác bằng văn bản.

5. Ở đâu lưu và tra cứu: Bản đã ký lưu trên Cổng khách hàng (hotro.tckn.vn), mỗi Bên tự tải về lưu trữ riêng nếu cần. Với chữ ký số công cộng, thông tin chứng thư số có thể tra cứu tại hệ thống của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực tương ứng.

6. Vì sao có giá trị pháp lý ngang văn bản giấy: căn cứ Điều 8 và Điều 22 Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 — thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử, miễn nội dung được bảo đảm toàn vẹn và có thể truy cập, sử dụng lại được.

7. Làm thế nào — các bước ký thực tế (đếm đúng số bước theo từng loại, để hai Bên biết trước sẽ thao tác mấy lần):

i) Với chữ ký điện tử chuyên dùng qua Cổng khách hàng: (1) đăng nhập bằng số điện thoại/email đã đăng ký → (2) đọc bản hợp đồng hiển thị đầy đủ → (3) bấm “Xác nhận đồng ý” → (4) hệ thống gửi mã xác nhận về số điện thoại/email đã đăng ký → (5) nhập mã để hoàn tất. 5 bước.

ii) Với chữ ký số công cộng (USB token hoặc chữ ký số từ xa): (1) mở bản hợp đồng trên Cổng khách hàng hoặc phần mềm ký số → (2) chọn chứng thư số của mình → (3) nhập mã PIN/mật khẩu chứng thư số → (4) hệ thống gắn chữ ký số và dấu thời gian vào văn bản. 4 bước.

iii) Với chữ ký tay quét/scan (khi khách chưa có chữ ký điện tử): (1) in bản hợp đồng → (2) ký tay, đóng dấu (nếu có) → (3) chụp/scan → (4) tải lên Cổng khách hàng hoặc gửi qua email đã đăng ký. 4 bước — vẫn được chấp nhận theo khoản 4 Điều 13 này (xác nhận qua email/Cổng khách hàng), nhưng KHÔNG mạnh bằng (i) và (ii) khi có tranh chấp vì thiếu cơ chế phát hiện chỉnh sửa tự động.

8. Bao nhiêu Bên phải ký, ký thiếu thì sao: Hợp đồng cần chữ ký của CẢ HAI Bên mới có hiệu lực. Thiếu chữ ký một Bên thì bản đã ký một phía chỉ có giá trị như đề nghị giao kết, chưa ràng buộc Bên còn lại.

9. Bản lưu điện tử của Hợp đồng trên Cổng khách hàng là bản gốc, có giá trị chứng cứ khi phát sinh tranh chấp; mỗi Bên có quyền yêu cầu bản in có chữ ký tay, con dấu để lưu trữ theo nhu cầu riêng.

10. Xác nhận qua email đã đăng ký, hoặc thao tác xác nhận trên Cổng khách hàng, được coi là thông điệp dữ liệu hợp lệ thể hiện ý chí của Bên xác nhận, trừ khi có bằng chứng ngược lại.

PHỤ LỤC 01 — XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

1. Với dữ liệu cá nhân của người lao động, người liên quan của Bên thuê dịch vụ: Bên thuê dịch vụ là bên kiểm soát dữ liệu, Bên làm dịch vụ là bên xử lý dữ liệu, căn cứ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định số 356/2025/NĐ-CP.

2. Bên làm dịch vụ chỉ xử lý theo hướng dẫn bằng văn bản của Bên thuê dịch vụ, trong phạm vi cần thiết để thực hiện Hợp đồng; không dùng cho mục đích riêng, không bán, không dùng để tiếp thị.

3. Bên làm dịch vụ có nghĩa vụ:

a) áp dụng biện pháp bảo mật kỹ thuật và tổ chức phù hợp;

b) không chuyển dữ liệu ra nước ngoài;

c) thông báo cho Bên thuê dịch vụ trong 24 giờ khi phát hiện sự cố lộ, mất dữ liệu.

4. Thời hạn lưu: chứng từ kế toán lưu 10 năm theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13; ảnh, bản chụp giấy tờ tuỳ thân lưu tới hết Hợp đồng cộng thêm 180 ngày rồi xoá.

5. Khi Hợp đồng chấm dứt:

a) Bên làm dịch vụ bàn giao hoặc xoá dữ liệu trong 15 ngày làm việc, có biên bản;

b) Bên thuê dịch vụ có thêm 180 ngày để tự tải hồ sơ trên Cổng khách hàng trước khi bị xoá vĩnh viễn.

6. Phụ lục này có hiệu lực cùng Hợp đồng, và tiếp tục có hiệu lực sau khi Hợp đồng chấm dứt cho tới khi hoàn tất bàn giao/xoá dữ liệu theo mục 5.

PHỤ LỤC 02 — BẢNG GIÁ VÀ THỜI HẠN THỰC HIỆN CHI TIẾT

1. Bảng giá và mốc thời hạn thực hiện chi tiết của từng loại dịch vụ (Bản B tương ứng) ghi tại Điều 2 của Bản B đó — là phần không tách rời của Phụ lục này.

2. Khi Hợp đồng dịch vụ cụ thể (Bản B) sửa đổi mức phí hoặc mốc thời hạn, chỉ cần ký Phụ lục 02 mới (không phải ký lại toàn bộ Hợp đồng), có hiệu lực từ ngày hai Bên ký.

3. Phí khởi tạo (áp dụng cho dịch vụ định kỳ lần đầu tiên bắt đầu tại Bên làm dịch vụ, ghi cụ thể tại Điều 2 của Bản B tương ứng nếu có): là khoản phí một lần, tách riêng khỏi phí định kỳ hằng kỳ, dùng để đối chiếu số liệu/hồ sơ hiện có của Bên thuê dịch vụ với thực tế, chuẩn hoá lại danh mục và dữ liệu ban đầu cho đúng quy định trước khi bắt đầu ghi nhận định kỳ. Làm kỹ bước này giúp tránh lệch số liệu kéo dài về sau — chi phí soát xét, sửa lại số liệu cũ khi phát hiện muộn thường cao hơn nhiều so với chi phí khởi tạo làm đúng ngay từ đầu. Bên thuê dịch vụ có hồ sơ, sổ sách đã đầy đủ, chính xác thì hai Bên có thể thoả thuận miễn hoặc giảm khoản phí này.

./. Hết.